Monday, December 6, 2010

More on the importance of a well-constructed and utilized to do list


This is an article that I thought you would enjoy reading in addition to what I have written on this subject in a previous post titled ‘How to maximize your To-Do list’. It is written by Tony Mase, reprinted here with permission. I read his newsletters regularly. Here’s Tony:
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The TOP 7 To-Do List Mistakes People Make
- by Tony Mase

© Tony Mase - All Rights Reserved
http://www.tonymasesinnercircle.com
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A well-constructed and properly utilized to-do list is a great first step in becoming a person of action, a doer who gets things done and, as a result, gets what they want in life. However, if you make any one of a number of critical mistakes, your to-do list may do more harm than good...

Here are the top seven to-do list mistakes people make:

To-Do List Mistake #1 - They Don't Have Any List at All
Many people begin their day without the slightest clue as to what they want to get done that day and thus, quickly mired in interruptions and trivia, they get little, if anything, of significance accomplished. My advice? If getting what you want in life is important to you, don't you be one of them!

To-Do List Mistake #2 - Their List Isn't Written Down
Some people feel they can easily keep their list in their head and don't feel the need to write it down. However, personally, I find that a huge waste of "memory" that would much better be used for producing constructive results.

To-Do List Mistake #3 - They Have Too Many Lists
Many people have a list for home, a list for work, a list for each of the different activities they're involved in, a list for each of the people they're associated with, along with any one of a number of other lists. Too many lists lead to confusion and confusion breeds inactivity. Keep it simple. Have one daily list and one daily list only.

To-Do List Mistake #4 - Their List Is Too Long
I limit my daily list to two items. Any more and I start the day feeling overwhelmed and, if I don't finish them all, end the day feeling "behind the eight-ball". I'd rather start the day with two items on my list, get them done, add more to the list as the day goes on, and get them done as well than start the day with twenty and end it with eighteen of them undone.

To-Do List Mistake #5 - Their List Is Too Complex
Too complex in that it contains items that may take days, weeks, or even months to complete. I've found that by breaking "big", often overwhelming, tasks into "small", easily actionable, tasks that can be done in just a few minutes and by putting these items on my daily list instead, I develop a momentum that allows me to plow through major projects far faster than I could by attempting the whole at once.

To-Do List Mistake #6 - Their List Lacks Priorities
If you start your day with the question, "Which of these items should I do first?", guess what you'll spend the majority of your day doing? You got it! Trying to decide which of those items you should do first. Need I say more?

To-Do List Mistake #7 - Their List Isn't Visible and/or They're Not Using It
In order to be effective, your to-do list needs to be where you can easily see it, when you need to see it, and, you need to refer to it frequently throughout the day.

These, in my opinion, are the top seven to-do list mistakes people make. Are you making one or more of them? If so, what are you going to do about it? Your answer to that question and your resulting action or lack thereof may well spell the difference between your getting what you want in life and your not getting what you want in life.

Tony Mase is a serious student of the works of Wallace D. Wattles and the publisher of "The Personal Power Course: Ten Lessons in Constructive Science, Teaching You How to Use Your Own Subconscious Energies for Health, Prosperity and Personal Achievement" ebook by Wallace D. Wattles...

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P.S. This article is also posted on my blog, "Constructive Science: A Blog Dedicated to the Scientific Writings of Wallace D. Wattles". You can read it online and/or comment on it by going to:
http://www.constructivescience.com/

P.P.S. The truth is out there. Do you know what it is? Find out at:
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P.P.P.P.S. Do you know where to go for reliable answers to your questions and personalized help in mastering and applying Wallace D. Wattles' scientific principles to your life? Find out at:
http://www.tonymasesinnercircle.com/

Plus d'information sur l'importance d'avoir une liste de tâches bien construite et utilisée


Ceci est un article que j'ai pensé pourrait vous informer davantage, en plus de ce que j'ai écrit sur ce sujet dans un post précédent intitulé «Comment ‘maximizer’ votre liste de tâches à faire». Il est écrit par Tony Mase, reproduit ici avec permission. Je lis régulièrement ses bulletins. Voici Tony:
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Le TOP 7 des erreurs que les gens font avec les listes de tâches
- Par Tony Mase

© Tony Mase - Tous droits réservés
http://www.tonymasesinnercircle.com/
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Une liste de tâches qui est bien construite et utilisée correctement est une première étape importante afin de devenir une personne d'action, un faiseur qui fait bouger les choses et, par conséquent, obtient ce qu'il/elle veut dans la vie. Toutefois, si vous faites une des erreurs d'un certain nombre d'erreurs critiques, votre liste de tâches peut faire plus de mal que de bien ...

Voici le Top 7 des erreurs que les gens font avec leur liste de tâches:

To-Do List – Erreur # 1- Ils n'ont pas du tout de liste
Beaucoup de gens commencent leur journée sans le moindre indice quant à ce qu'ils veulent faire ce jour-là et donc, rapidement embourbés dans des interruptions et des bagatelles, ils obtiennent peu, sinon rien, d’avoir accompli ce qui leur est significatif. Mon conseil? Si d’obtenir ce que vous voulez dans la vie est important pour vous, ne soyez pas l'un d'eux !

To-Do List – Erreur # 2 - Leur liste n'est pas écrite
Certaines personnes pensent qu'elles peuvent facilement maintenir leur liste dans leur tête et ne sentent pas le besoin de l'écrire. Cependant, personnellement, je trouve cela un énorme gaspillage de «mémoire» qui pourrait bien mieux être utilisée pour produire des résultats constructifs.

To-Do List – Erreur # 3 - Ils ont trop de listes
Beaucoup de gens ont une liste pour la maison, une liste au travail, une liste pour chacune des différentes activités dans lesquelles ils sont impliqués et une liste pour chacune des personnes avec qui ils sont associés avec, parallèlement à plusieurs autres listes quelconques. Avoir trop de listes prête à confusion et la confusion engendre l’inactivité. Garder ça simple. Ayez une liste quotidienne et une liste quotidienne seulement.

To-Do List – Erreur # 4 - Leur liste est trop longue
Je limite ma liste quotidienne à deux items. Si il y en a plus, je commence la journée avec le sentiment d’être accablé et, si je ne les termine pas tous, à la fin de la journée j’ai le sentiment d’être "derrière la balle no. 8". Je préfère commencer la journée avec que deux articles sur ma liste, les faire, ajouter d'autres items à la liste au fur et à mesure que la journée avance, et les faire plutôt que de commencer la journée avec vingt et à la fin, dix-huit d'entre eux sont restés inachevés.

To-Do List – Erreur # 5 - Leur liste est trop complexe
Trop complexe en ce qu'elle contient des éléments qui peuvent prendre des jours, des semaines ou voir même des mois. J'ai constaté qu’en fractionnant les "grandes" tâches, souvent écrasantes, en tâches "petites", facilement mise en action, qui peuvent être faites en quelques minutes et en mettant ces éléments à la place sur ma liste quotidienne, je développe une dynamique qui me permet de passer à travers les grands projets beaucoup plus vite que je pouvais le faire lorsque j’essayais de les faire tout d’un coup.

To-Do List – Erreur # 6 - Leur liste manque de priorités
Si vous commencez votre journée avec la question «Lequel de ces éléments dois-je faire en premier?", Devinez ce que vous allez passer la majorité de votre journée à faire? Vous l’avez! Essayer de déterminer lequel de ces éléments vous devriez faire en premier. Dois-je en dire plus?

To-Do List – Erreur # 7 - La liste n'est pas visible et / ou ils ne l'utilisent pas
Afin d’être efficace, votre liste de tâches doit être là où vous pouvez facilement la voir, quand vous avez besoin de la voir, et, vous avez besoin de la consulter fréquemment pendant la journée.

Ceux-ci, à mon avis, sont les sept ‘top’ erreurs que les gens font avec leur liste de tâches. En faites-vous une ou plusieurs d'entre elles? Si oui, qu'allez-vous faire à ce sujet? Votre réponse à cette question et votre mise en exécution ou l'absence de celle-ci peut très bien faire la différence pour vous d’obtenir ce que vous voulez dans la vie ou de ne pas obtenir ce que vous voulez dans la vie.

Tony Mase est un étudiant sérieux des travaux de Wallace D. Wattles et l'éditeur de "The Personal Power Course : Ten Lessons in Constructive Science, Teaching You How to Use Your Own Subconscious Energies for Health, Prosperity and Personal Achievement” ebook par Wallace D. Wattles ...

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P.S. : Cet article est également publié sur mon blog, «Constructive Science: Un blog dédié aux écrits scientifiques de Wallace D. Wattles". Vous pouvez le lire en ligne et / ou un commentaire à ce sujet en allant à (noté que ces sites sont en anglais seulement):
http://www.constructivescience.com/

P.P.S. La vérité est là. Savez-vous ce que c'est? Découvrez-le à (en anglais seulement):
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Friday, November 5, 2010

Comment faire un bon usage des plans d'action

Les plans d’actions
Nous avons tous des buts : pour nous-mêmes, notre famille, notre santé, notre carrière, nos affaires. Atteindre un but peut être une tâche complexe qui demande réflexion, planification, ressources, discussions, prises de décision et une date butoir. Mais par où devons-nous commencer?

Tel que Stephen R. Covey a écrit avec justesse dans son livre sur “Les 7 habitudes des gens efficaces” :“…commencez en pensant à la fin” ou encore quel est le résultat que vous désirez obtenir. En suivant ce conseil, nous commençons par écrire chaque objectif dans chaque domaine de notre vie que nous voulons accomplir et ensuite, en travaillant à rebours, nous dressons la liste des étapes nécessaires pour atteindre chaque objectif. Ceci crée notre plan d’actions pour chacun de nos buts. Ensemble, tous nos objectifs vont créer un grand réseau de plans d’actions dans nos vies. Mais comment pouvons nous suivre toutes ces étapes dans chacun de ces plans d’actions? Heureusement, il y a plusieurs solutions...

Nous planifions tous nos journées avec un agenda quelconque. Quelques-uns utilisent des Day-Timers® ou d’autres systèmes manuels comme des cartes-fiches datées de 1 à 31 pour chaque mois de l’année. D’autres utilisent des ADP (Assistant digital personnel) pour suivre leur emploi du temps. Les utilisateurs d’un système informatisé de gestion des relations clients (CRM, Customer Relationship Management) apprécient la puissance et la flexibilité de ce type d’application qui relie ensemble temps, contacts et actions. Les utilisateurs d’un système GRC ou CRM peuvent synchroniser leur agenda, contacts et notes de leur poste de travail au bureau avec leur ADP (Palm®, BlackBerry® ou autres) bénéficiant ainsi de l’ultime mobilité en gestion de leur temps. Ceux qui utilisent Maximizer CRM, avec la synchronisation intégrée d’Outlook et celles distribuées (MaxSync, MaxMobile CRM) ont les outils à leur disposition pour leur permettre d’atteindre de nouveaux niveaux d’efficacité en gestion de temps, assurant ainsi qu’un représentant ou une équipe reste sur le bon chemin pour rencontrer des dates butoir avec l’utilisation de cette application hautement intégrée.

Suivez-moi : vous serez content de le savoir!

Création de plans d’actions dans Maximizer CRM
Les plans d’actions peuvent être utilisés dans tous les principaux modules de Maximizer CRM : le carnet d’adresse (module des ventes), le gestionnaire des campagnes de marketing, le système de gestion des opportunités et le module du service et support à la clientèle. Les plans d’actions sont aussi disponibles dans le carnet d’adresse de Maximizer 9 et après. Pour créer un nouveau plan d’actions (ou modifier un déjà existant),choisir l’onglet ‘Setup’, cliquer sur l’icône ‘Template Library’, ensuite sélectionner ‘Action Plan Library’, cliquer sur Add ou Modify (voir figure 1). Entrer un nom et une description (optionnelle) du but du plan. Ensuite ajouter les rendez-vous et les tâches qui font les étapes et les activités individuelles du plan d’action.
Pour plus de flexibilité, les activités sont planifiées en entrant un nombre de jours avant ou après la date de début du plan. Les champs dans les fenêtres d’entrée des tâches et des rendez-vous sont remplis comme à l’habitude pour chacune des activités.
Figure 1


Si vous n’avez jamais créé de plan d’action auparavant, une qui est facile à faire est le plan de rappel semestriel d’un client (voir figure 2).
Figure 2

L’utilisation des plans d’actions dans Maximizer CRM
Dans la fenêtre du carnet d’adresse, cliquer sur le bouton de droite en ayant le pointeur de la souris sur l’entrée à laquelle vous voulez ajouter un plan d’action. Du menu déroulant qui est apparu, choisir Schedule. Le sous-menu vous donne le choix entre Meeting, To-do, Call ou Action Plan. Après avoir choisi Action Plan et avoir sélectionner le modèle de plan d’action à appliquer, vous verrez les activités qui font parties du plan d’action choisi (voir figure 3).
Figure 3

Si nécessaire, vous pouvez maintenant ajuster la date du début du plan, sélectionner de sauter par dessus les jours non ouvrables, ou assigner le plan à un autre utilisateur. Quand vous cliquer sur OK, une note est automatiquement créée pour l’entrée (voir figure 4) et les activités sont aussi ajoutées dans votre Hotlist (tâches) ou Calendar (rendez-vous). Naturellement, si le plan d’action ou des activités individuelles sont assignées à un autre utilisateur de Maximizer CRM, ces activités iront dans son Calendar ou Hotlist. C’est excellent pour déléguer!!!
Figure 4

Veuillez noter que, si vous n’avez pas les pleins droits d’accès au calendrier ou Hotlist d’un autre utilisateur et que vous lui assignez un plan d’action (ou une quelconque activité à l’intérieur d’un plan d’action), un message apparaîtra vous avertissant du problème. Les activités problématiques seront notées en rouge.

Vous pouvez aussi voir quelles activités d’un plan d’action ont été planifiées pour un client ou prospect en ouvrant l’entrée et en choisissant l’onglet Activities (voir figure 5). Vous y verrez toutes les activités passées, présentes et futures. Pour voir les activités associées à un plan d’action, assurez-vous de sélectionner Action Plan Activities des options du menu déroulant.
Figure 5

Avec les plans d’actions, vous pouvez être sûr que rien ne tombe entre deux chaises! Les plans d’actions peuvent être utilisés pour beaucoup d’applications. Par exemple certains utilisent les plans d’actions pour gérer leur participation à des foires commerciales à travers le monde!
Contactez-moi pour d’autres idées sur l’utilisation des plans d’actions ou si vous avez besoin d’aide pour faire des plans d’actions
... ou toute autre fonctionnalité de Maximizer CRM.

Wednesday, October 27, 2010

Making good use of Action Plans

Action Plans
We all have goals: for ourselves, our families, our health, our careers, our businesses. Achieving any goal is a complex task which usually requires planning, resources, discussion, decision-making, and deadlines. Where should we start?

As Stephen R. Covey aptly wrote in The 7 Habits of Highly Effective People: “start with the end in mind”. Following this advice, we should write down each goal that we wish to achieve and then, working backwards, list the steps necessary to achieve each goal. This will create an action plan for each of our goals. Together, all our goals will create a vast network of action plans in our lives. But how do we keep track of all the steps in each of these action plans? Fortunately, there are many solutions…

We all plan our days with some sort of agenda. Some of us use Day-Timers or other paper based systems. Others use PDA's (Personal Digital Assistant), either with their BlackBerry or Smart Phone, to keep track of their goals. Maximizer CRM (Customer Relationship Management) users appreciate the power and flexibility of their application.

Maximizer CRM users with an application that syncs to their Smart Phones enjoy the ultimate in mobile time management. So those with MaxMobile CRM, have a tool that enables them to achieve new levels of efficiency in time management, ensuring a team stays on track to meet deadlines using this integrated application.

Follow along: you'll be glad you did!

Creating Action Plans in Maximizer CRM
Action Plans can be used in all major Maximizer CRM modules: the Address Book, the Marketing Campaign Manager, the Opportunity Management System, and Customer Service & Support. Action Plans are also available in the Address Book for Maximizer Entrepreneur clients. To create a new Action Plan (or modify an existing one), choose the Setup tab, click on the Template Library icon, then select Action Plan Library in the drop down menu, then click on Add or Modify (see figure 1). Enter a name and a description (optional) of the plan's purpose. Then add the appointments or tasks that make up the individual activities of the Action Plan.
For added flexibility, the activities are scheduled by entering the number of days before or after the Plan Start Date. The usual Hotlist or Appointment fields are then completed for each activity.
Figure 1

If you have never created an Action Plan before, an easy one is a quarterly customer call plan (see figure 2).
Figure 2

Using Action Plans in Maximizer CRM
In the Address Book window, right-click on the entry you want to add an Action Plan to. From the local menu, choose Schedule. The sub-menu gives you a choice between Meeting, To-do, Call or Action Plan. After choosing Action Plan and selecting the Action Plan template to apply, you will see the Activities that make up the chosen plan (see figure 3).
Figure 3

If necessary, you can now adjust the plan start date, select to skip non-work days, or assign the plan to another user. When you select OK, a note is created for the entry (see figure 4) and the activities are added to your Hotlist (tasks) or Calendar (appointments). Of course, if the Action Plan or some individual activities are assigned to another Maximizer CRM user, the activities will go into their Calendar or Hotlist. Excellent for delegating!!!
Figure 4

Note that, if you do not have Full Access rights to another Maximizer CRM user's Hotlist or Calendar and assign an Action Plan (or some activities in an Action Plan) to that user, a message will pop up warning you of the problem.

You can also see what Action Plan activities have been scheduled for a client by opening the entry and choosing the Activities tab (figure 5). You will see all past, present and future activities. To view activities associated with Action Plans, make sure to select Action Plan Activities from the options drop-down.
Figure 5

Wednesday, September 29, 2010

How to ‘maximize’ your To-Do list

The To-Do list is a tool that keeps you on track to achieving your goals. With so many demands on our limited time, it is of utmost importance to have a good To-Do list. As you know, many books have been written on the subject of time management. This article focuses on using a To-Do list to improve your efficiency.

Time Management

A To-Do list provides many benefits. The most important is that it
keeps you focused and organized. Here are a few concepts to keep in
mind:

• A To-Do list is made up of things to do and people to call. It is a critical addition to your calendar, which shows you the times allocated to meet people or to do tasks that have to be completed at a certain time.

• A To-Do list is a daily activity in itself. Before you open up your e-mail in the morning, review your To-Do list. Since responding to e-mails eats up valuable time, it is wise to start prioritizing your day with your To-Do list first, rather than checking your e-mail inbox. If at all possible, plan tomorrow's day before you leave work the day before!

• A written To-Do list is better than nothing. When your To-Do list is part of a Customer Relationship Management or Contact Management application, it can increase your efficiency and effectiveness by a factor of 10!

• A computerized To-Do list will carry forward what has not been done and allows you to decide if these tasks are important today.

For Maximizer CRM Users

You do not need to rewrite your daily To-Do list (called Hotlist in Maximizer), which can lead to errors in transcription or omission if you forget to transfer something to the new list. Until you have checked an item on your list as done (called "completing" the item in Maximizer), it will remain in your Hotlist. Of course, you can always delete the activity if it is no longer relevant!



Figure 1: Make sure that "Carry forward unfinished activities" is checked in Setup Tab > Preferences Icon > Calendar /Hotlist tab

You can prioritize each task the way you want, using "1, 2, 3…" or "A, B, C…" If a task is time sensitive, perhaps to call a client that you know prefers to be called in the morning or afternoon, you can set the time for the task and add an alarm.


Figure 2: The Add Hotlist Task form

When creating a task, you can decide whether or not to attach it to a contact in your Maximizer CRM Customer Relationship Management database. If attached to a contact, you never have to look for the name, phone number, notes from previous conversations, etc.: all contact information you need is a click or two away. And a note is entered by Maximizer automatically when a task is added as a cross-reference. Quite the time saver!

The default Hotlist sort is by the first column, Date. Like other Maximizer lists, it is easy to sort your Hotlist by clicking on the column heading. Now you can sort your Hotlist by order of priority … or any other field!

As you mark activities as completed, a pop-up form asks you if you would like to schedule a follow-up, either as an appointment (Calendar) or as a Hotlist activity. These reminders can be for today, next week, next month … or even in a year or more! What freedom this provides, knowing that, when needed, you will be reminded of all the things you have to do!

If you all users have Full Access in their Preferences > Calendar/Hotlist tab, tasks can be also be assigned to other Maximizer users (see Figure 1).

For cross reference, Maximizer CRM automatically enters a note in the client or contact notes area as soon as a Hotlist task is added, reassigned or a change is made.

Comment 'maximizer' votre liste de tâches à faire!

La liste de tâches à faire est un outil qui vous aide à accomplir vos objectifs. Avec tellement de demandes faites sur notre temps qui est limité, il est de toute première importance d’avoir une bonne liste de tâches à faire. Comme vous le savez, beaucoup de livres ont été écrits sur le sujet de la gestion du temps, l’article présent se concentre sur comment améliorer l’efficacité d’une liste de choses à faire.

Gestion du temps

Une liste de tâches fournit plusieurs bénéfices. Le plus important est qu’il vous garde concentré et organisé. Voici quelques concepts à garder en tête:

• Une liste de tâches est faite de choses à faire et de personnes à téléphoner. C'est un ajout critique à l'agenda qui montre les plages de temps allouées à rencontrer les gens ou à faire les tâches qui doivent être complétées à un temps bien défini.

• Faire une liste de tâches est une activité en soi. Avant même d'ouvrir votre courriel le matin, revoir votre liste de tâches. Puisque lire et répondre aux courriels accapare un temps important, il est sage de commencer par organiser par priorité votre journée avec votre liste de choses à faire en premier, plutôt que de commencer par la vérification de votre boite de réception de vos courriels. Si c'est possible, planifiez votre journée du lendemain avant de partir du travail !

• Une liste de tâches écrite est mieux que rien. Quand votre liste de tâches fait partie de votre gestionnaire de relation client ou votre gestionnaire de contact, elle peut augmenter votre efficacité par un facteur de 10!

• Une liste de tâche informatisée va reporter ce qui n'a pas été fait une journée à la suivante et vous permet de décider si ces tâches sont importantes aujourd'hui.

Pour les utilisateurs de Maximizer CRM

Vous n'avez pas besoin de réécrire votre liste de tâches à faire journalière (c'est votre Hotlist, liste de priorités dans Maximizer), ce qui prévient de faire des erreurs de transcription ou d'omission en transcrivant sur une nouvelle liste.



Figure 1: S'assurer que Carry forward unfinished activities soit coché dans l’onglet Setup > Preferences > l’onglet Calendar / Hotlist

Jusqu'à ce que vous ayez marqué comme complété un item sur la liste (en cliquant sur la case, c’est la cocher et ne sera pas dans la liste après avoir fait un 'refresh' si la date était antérieure à celle du jour), elle demeurera dans votre Hotlist/Liste de priorités. Naturellement, vous pouvez toujours supprimer une activité qui n'est plus nécessaire!

Vous pouvez organiser en ordre de priorité de la façon que vous voulez, en utilisant “1, 2, 3…” ou “A, B, C…” Si une tâche est limitée dans le temps, soit pour appeler un client qui préfère être appelé soit le matin ou l'après-midi, vous pouvez programmer l'heure et cocher pour vous faire un rappel un peu de temps avant que la tâche soit due à faire.


Figure 2: L’écran pour ajouter une tâche

Quand vous créez une tâche, vous pouvez décider de l'attacher ou non à un contact dans la base de données de gestion de la relation client Maximizer CRM. Si c'est attaché à un contact, vous n'avez jamais à chercher le nom, le numéro de téléphone ou les notes des choses faites ou conversations précédentes, etc.… toute l'information est intégrée et est à un clic ou deux pour y accéder. Et Maximizer ajouter une note pour la tâche à faire, ce qui crée une référence. Que ça sauve du temps!

L'ordre par défaut de la Liste des priorités est faite par la première colonne : la date. Comme toutes les autres listes dans Maximizer, c'est facile de réarranger l'ordre de la Liste des priorités en cliquant sur l'entête d'une colonne c'est celle-ci qui devient celle qui donne l'ordre. Maintenant vous pouvez avoir votre liste par ordre de priorité, par nom de compagnie alphabétique, de nom de contact… ou n'importe quel autre entête!

Au fur et à mesure que vous marquez les activités comme complétées, un écran apparaît vous demandant si vous voulez faire un suivi, soit comme une tâche à faire ou un rendez-vous dans le calendrier. Ces rappels de suivi peuvent être programmés pour le même jour, la semaine prochaine, le mois prochain… même l'année prochaine! Quelle paix d'esprit ceci vous donne, sachant que, lorsque le temps sera venu, vous recevrez un rappel des choses qu'il y a à faire - chaque chose en son temps !

Si les utilisateurs ont les droits de « Full Access » dans leur onglet Calendar /Hotlist dans File > Preferences, les tâches peuvent aussi être réassignées à d'autres utilisateurs de Maximizer (voir Figure 1).

Comme référence future, Maximizer CRM entre automatiquement une note dans le client ou contact aussitôt qu'une tâche est ajoutée dans Hotlist, modifiée ou réassignée ou un changement dans la section activité est fait.

Tuesday, August 17, 2010

Si vous pensez que Maximizer CRM décuple votre productivité, attendez-vous à décupler davantage votre Maximizer CRM avec un Workflow Automation!

L’automatisation des processus d’affaires, Workflow Automation(1) par KnowledgeSync, décuple Maximizer CRM dans sa capacité à donner la bonne information à la bonne personne au bon moment. C’est un logiciel qui travaille en arrière-plan et surveille tout ce qui se passe dans votre base de données et envoie des alertes lorsque les paramètres prédéfinis sont atteints ou dépassés, les informations permettant d'analyser, d’identifier, et de distribuer l’information critique des données d’affaires auxquelles des actions doivent être faites immédiatement ou le plus tôt possible par des employés, des représentants, des gestionnaires, des cadres ou partenaires d'affaires pour gagner ou conserver des clients.

Workflow Automation : automatisation des processus et Business Activity Monitoring (BAM) avec Maximizer CRM

Alors que la concurrence se débat avec des processus et rapports faits manuellement sur les interactions avec les clients, gagnez un avantage concurrentiel grâce à l'automatisation et le suivi des processus d’affaires critiques. Workflow Automation(1) propulsé par KnowledgeSync, rationalise les processus et réduit le travail manuel pour le personnel qui interagit avec les clients.

Workflow Automation(1) est un moteur qui fonctionne en arrière plan par le biais de Maximizer CRM, fournissant des activités de surveillance pour s'assurer que les tâches critiques sont complétés à temps basées sur d'autres actions dans la base de données, tels que l'attribution des références de ventes reçues par le web à des partenaires ou informer un représentant technique de l'escalation d’un cas de service ou support à la clientèle. Avec Workflow Automation, le soin d’entretenir de bonnes relations et de maintenir la communication sont simplifiés et les processus d'affaires sont automatisés, ce qui réduit les ressources nécessaires pour maximiser les revenus et la satisfaction des clients.

Business Activity Monitoring (BAM) : Veille des activités d’affaires

Ayez à l’œil ‘virtuel’ vos ventes, le marketing, et les processus de service et les opérations quotidiennes afin d’avoir une plus grande visibilité, gérer par exception et s'assurer que le personnel respectent les critères de performance. Business Activity Monitoring (BAM), avec l’utilisation de Workflow Automation(1) propulsé par KnowledgeSync, vous permet d'être immédiatement informé et de réagir rapidement aux situations critiques des clients.

Avantages du Business Activity Monitoring (BAM)

• Surveillez l'activité des processus critiques de l’entreprise à travers les tableaux de bord qui vous alertent avec des graphiques
• Recevez des alertes orientées vers l'action par courriel, téléphone, fax, ou pagette afin que vous puissiez répondre aux développements des affaires qui sont sensibles au facteur temps quand ils se produisent
• Utilisez plus de 90 requêtes préconfigurées et 50 événements (actions) pour vous aider à démarrer
• L’Event Manager Navigator fournit une interface visuelle de workflow qui simplifie la mise en place des événements et des alertes
• Configurez vos propres contrôles uniques d’activité dans des gabarits pour surveiller les opérations critiques de votre entreprise
• Les événements préconstruits et des requêtes pour Maximizer CRM comprennent la surveillance de l'activité des entreprises pour:
1. Les références de ventes qui ne sont pas attribuées
2. Les références de ventes qui n’ont aucune mise à jour de statut après X jours
3. Plus de X perdus ou abandonnés par un représentant au sein de Y jours
4. Les opportunités de ventes possibles ouvertes à plus de X jours
5. Le gérant de compte avec moins ou plus de soumissions X dans les derniers Y jours
6. X cas de service à la clientèle ouverts par personne affectée
7. Service à la clientèle de cas ouverts depuis plus d'une semaine

BPA Business Process Automation – automatisation des processus d’affaires

Automatiser les processus administratifs et votre CRM permet de sauver de faire des entrées manuelles et du temps - de sorte que votre personnel peut concentrer leur temps et leurs ressources sur des activités qui ont plus de valeur, telles que de travailler avec les clients. Workflow et l'automatisation des processus d'affaires alimenté par KnowledgeSync, rend capable de surveiller votre système pour certaines activités, puis de déclencher des actions de suivis - qu'il s'agisse d’envoyer un courrier électronique au client, tout en notifiant son gérant de compte, et d’envoyer un rapport à un exécutif, ou d’expédier un produit.

L’automatisation des processus d'affaires peut être utilisé pour automatiser pratiquement n'importe quel processus standard ou unique que vous utilisez avec Maximizer CRM ou autre système. Il suffit de définir les paramètres pour le processus que vous souhaitez surveiller dans vos systèmes, puis de définir les actions que vous voulez prendre. Les actions générées par l’automatisation des processus peut déclencher une autre activité dans Maximizer CRM ou un autre système, ou une simple notification. Dans l'exemple de la figure 1, la transformation d’une référence de vente est automatisée afin de s'assurer qu'aucun étape est manquée.

Figure 1 (cliquez sur l'image pour l'agrandir)


Bénéfices de l'automatisation des processus d'affaires:

1. Les données de formulaire Web sont entrées dans Maximizer CRM et estampillées avec la date du jour
2. Vérifie les territoires, assigne les références de ventes à un représentant avec une alerte de tâche
3. Déclenche une campagne de courriel de suivi comme en un pour un afin de recevoir des messages personnalisés spécifiques aux produits pour lesquels ils avaient manifesté leur intérêt
4. Si le représentant des ventes n'a pas fait de suivi en temps opportun, une alerte par courriel leur est renvoyée et au directeur des ventes afin d'assurer un suivi immédiat. L'automatisation des processus fait gagner du temps, fournit des réponses plus rapide, et permet un suivi personnalisé – tout pour augmenter l'avantage concurrentiel.

Veille sur les courriels

La veille sur les courrier électroniques et l'automatisation de courriels sont des éléments essentiels pour fournir une expérience au client sans faille, et faire en sorte que toutes les interactions avec un client sont centralisées. Alors, quand un client fait une demande par courriel puis appelle le lendemain - la réponse est cohérente, quel que soit le département dont le représentant qui prend l'appel fait partie.

Workflow Automation(1) propulsé par KnowledgeSync vous permet de surveiller les emails entrants, puis de faire prendre automatiquement la prochaine action - comme d’envoyer une réponse au client et de faire suivre au membre du personnel chargé d'assurer qu'aucune requête ne reste sans réponse.

Avantages de la surveillance électronique et l'automatisation email:

• Veille sur les courriels entrant dans la compagnie comme aux ventes et au service à la clientèle, crée une tâche ou cas de service dans Maximizer CRM, et l'attribue à la personne appropriée du personnel

• Envoi une réponse automatique aux demandes de renseignements par courriel basée sur l’attribution des cas de service ou d'autres détails afin d’établir les bonnes attentes au clients

• Se conforme à la législation anti-spam avec option automatique de suppression d’envoi et exécuté dans Maximizer CRM

(1) Workflow Automation propulsé par KnowledgeSync est un produit complémentaire
à Maximizer CRM avec des frais de licences supplémentaires.

-------------- Version anglaise - English version --------------
Since this article is longer than usual, the English version is in another post that you will find here

If you thought Maximizer CRM can tenfold your productivity - wait till you have a Workflow Automation to tenfold your Maximizer CRM!

Workflow Automation(1) by KnowledgeSync tenfold Maximizer CRM in its capacity to give the right information to the right person at the right time. It is a business alert monitoring software, working in the background and watching all that is going on in the database and will send alerts when predefined parameters are met or surpassed, enabling information to be analyzed, identified, and distributed as critical, time-sensitive business data that need to be acted upon in a timely fashion by representatives, managers, executives or business partners to win or keep customers.

Workflow Automation: Process Automation and
Business Activity Monitoring with Maximizer CRM


While the competition struggles with manual processes and reports on customer interactions, gain a competitive advantage by automating and monitoring critical business processes. Workflow Automation(1) powered by KnowledgeSync, streamlines processes and reduces manual work for customer facing staff.

Workflow Automation(1) is an engine that runs in the background through Maximizer CRM, providing business activity monitoring to ensure that critical tasks are completed based on other actions in the database, such as assigning web leads to partners or notifying staff of service escalations. With Workflow Automation, relationship-building care and communication is streamlined and business processes are automated, minimizing the resources required to maximize revenue and customer satisfaction.

Business Activity Monitoring

Monitor your sales, marketing, and service processes and daily operations to get greater visibility, manage by exception, and ensure staff are adhering to performance criteria. Business Activity Monitoring (BAM), using Workflow Automation(1) powered by KnowledgeSync, enables you to be notified immediately and respond quickly to critical customer issues.

Benefits of Business Activity Monitoring (BAM)

• Monitor critical business activity processes through graphical alert dashboards
• Receive action-oriented alerts via email, phone, fax, or pager so you can respond to time- sensitive developments when they occur
• Utilize over 90 pre-configured queries and 50 events (actions) to help you get started
• Event Manager Navigator provides a visual workflow interface that provides simplified set-up of events and alerts
• Configure your own unique business activity monitoring template to monitor the critical operations in your business
• Pre-built events and queries for Maximizer CRM include business activity monitoring for:
1. Lead not assigned
2. Lead with no status update after X days
3. More than X lost or abandoned by any rep within Y days
4. Sales opportunity open for more than X days
5. Account Manager with fewer or more than X quotes in the last Y days
6. X open cases per assigned staff person
7. Customer service case open for more than one week

Business Process Automation BPA

Automate CRM and administrative processes to save manual effort and time - so your staff can focus their time and resources on value-add activities, such as working with customers. Workflow and business process automation powered by KnowledgeSync, enables you to monitor your system for activities, then trigger next actions - whether it be emailing the customer, notifying an account manager, send a report to an executive, or shipping out a product.

Business process automation can be used to automate virtually any standard or unique process you use with Maximizer CRM or other system. Simply define the parameters for the process you want to monitor in your systems, then define the actions you want it to take. Process automation actions can trigger another activity in Maximizer CRM or another system, or a simple notification. In the example in Figure 1, lead processing is automated to ensure that no step is missed:

Figure 1: (by clicking on the picture, you can view it full size)
Example of a Business Process Automation:

1. Web Form data is entered into Maximizer CRM and stamped with the day’s date
2. Checks territory, assigns lead to sales rep with a task alert
3. Triggered into a one-on-one follow-up email campaign to receive personalized messages specific to the product they’d shown interest in
4. If the sales rep has not followed up in a timely manner, an email alert is sent back to them and the sales manager to ensure immediate follow-up. Workflow Automation saves time, prompts faster response, and enables personalized follow-up—all adding up to competitive advantage

Email Monitoring

Email monitoring and email automation are critical elements in providing a seamless customer experience, ensuring that all interactions with a customer are centralized. So when a customer emails an inquiry, then calls the next day - the response is consistent, no matter in which department the representative getting the call belongs to.

Workflow Automation(1) powered by KnowledgeSync enables you to monitor incoming emails, then automatically take the next action - such as replying to the customer and routing to the assigned staff member to ensure no inquiry goes unanswered.

Benefits of email monitoring and email automation:

• Monitor incoming emails to company email addresses such as sales and customer service, create a task or service case in Maximizer CRM, and assign it to the appropriate staff person
• Send an automatic response to email inquiries based on assigned service case or other details to establish the right customer expectations
• Comply with anti-spam legislation with automatic opt-out linked to Maximizer CRM


(1) Workflow Automation powered by KnowledgeSync is an add-on product to Maximizer CRM with additional license fees.


--------------French Version – Version française--------------

Étant donné que cet article est plus long, la version français est dans un article à part que vous trouverez en cliquant ici

Tuesday, July 13, 2010

Using Email Templates in version 11 - L'utilisation des gabarits de courriel

With version 11 of Maximizer CRM that came out in March 2010, this is a new function and is the equivalent of using form or standard letters that you can reuse. It could be used when you send a first email to a prospect as an introduction, a follow-up email, an email asking for a reference, a questionnaire to help resolve an issue, the launch of a product… there are many reasons that having email templates make for easier communication, better formatting, having less duplication and being more productive, in all a big time saver! And the beauty of it is, you can send it to one as easily as to many of your Address Book entries.

You can include merge fields that will pick up information from your selected entries’ names to personalize the message. You can also have email templates for sales, opportunities and customer service cases entries.

How To Create An Email Template

You can create email templates from the Compose Email Message dialog box whenever you compose a new email message. If you want to add merge fields to the email template, you must first select Address Book entries, opportunities, or customer service cases, and select to send the email message separately to the selected entries.

Step by step: (By clicking on the image you can view in full screen)


1. From the Address Book, Opportunities, or Customer Service window, select the entries to send the email to.

2. On the Home tab, select Email from the Write group.

Depending on your email preferences, the Send Email dialog box may open. For information on the options in the Send Email dialog box, refer to Send Email Options in your preferences.

If you want to add merge fields to your email template, you must select the All selected entries and Separately options in the Send Email dialog box.

3. Compose the text of the email message.

You can compose the email message in HTML or in plain text. You can use the formatting toolbar to apply additional formatting to the email text.

4. Select Merge Fields from the Insert group to insert merge fields in your template.

5. Select Email Template from the Insert group.

The HTML Email Templates or Text Email Templates dialog box opens. If you saved a template in HTML format, you have to click on ‘Compose in HTML’ before you click on ‘Email Template’ to retrieve the list.

6. Click Add to add a new email template.

7. Enter a name, description, and owner for the template and click OK.

To reuse this template in the future, select the template in the Available email templates list, and click Retrieve.

To save changes made to the template, select the template in the Available email templates list, and click Save.

To retrieve this template automatically each time you compose an email message, select ‘Retrieve this template’ when the Compose Email Message dialog is opened.

8. Click Close to return to the email message.

To finish the message enter a subject in the Subject line and attach any required documents as usual.

9. Click Send


-------------French version - Version française------------

L'utilisation de modèles de courriels

Avec la version 11 de Maximizer CRM qui vient de sortir en mars 2010, cette fonction est nouvelle et est l'équivalent d'utiliser des gabarits ou des lettres types que vous pouvez réutiliser. Ils peuvent être utilisés lorsque vous envoyez un premier email comme une introduction, un courriel de suivi, un courriel demandant une référence, un questionnaire pour aider à résoudre un problème, le lancement d'un produit ... il y a de nombreuses raisons qui font qu'avoir des modèles d'email facilitent la communication, une meilleure mise en page, avoir moins de doubles emplois et être plus productif, ce qui fait gagner beaucoup de temps! Et la beauté de ceci est, vous pouvez l'envoyer à une personne aussi facilement qu'a de nombreuses personnes de votre carnet d'adresses.

Vous pouvez inclure des champs de fusion qui recueilleront de l'information dans vos champs pour les noms sélectionnés afin de personnaliser votre message. Vous pouvez aussi avoir des modèles d'email pour le marketing, les ventes, les opportunités de ventes et le service à la clientèle.

Comment faire pour créer un modèle de courriel

Vous pouvez créer des modèles d'email à partir de la boîte de dialogue 'Compose Email Message' (Rédiger un message courriel) chaque fois que vous composez un nouveau courriel. Si vous souhaitez ajouter des champs de fusion au modèle, vous devez d'abord sélectionner les entrées du carnet d'adresses, les opportunités, ou des cas de service à la clientèle, et choisir d'envoyer le message email séparément pour les entrées sélectionnées.

Étape par étape: (en cliquant sur l'image vous l'agrandirez)

1. À partir de la fenêtre du carnet d'adresses, des opportunités, ou du module du service à la clientèle, sélectionnez les entrées à envoyer l'email.

2. Sous l'onglet 'Home' (Accueil), sélectionnez 'Email' du groupe d'écriture 'Write'.

Selon vos préférences email, la boîte de dialogue 'Send Email' (Envoyer courriel) peut s'ouvrir. Pour plus d'informations sur les options de la boîte de dialogue 'Send Email', consultez 'Send Email Options' (Options d'envoi courriel) dans vos préférences.

Si vous souhaitez ajouter des champs de fusion à votre modèle de courriel, vous devez sélectionner les options de la boîte de dialogue 'All Selected Entries' (Toutes les entrées sélectionnées) et 'Separately' (Séparément).

3. Composez le texte de votre message.

Vous pouvez composer le message email en HTML ou en texte normal. Vous pouvez utiliser la barre d'outils pour ajouter des formatages supplémentaires.

4. Sélectionnez 'Merge Fields' (Champs de fusion) dans le groupe 'Insert' (Insérer) pour insérer des champs de fusion dans votre modèle.

5. Sélectionnez 'Email Template' (Modèle de courriel) dans le groupe 'Insert'.

Le modèle d'email HTML ou le modèle 'Text' (texte normal) de la boîte de dialogue s'ouvre. Si vous avez sauvegardé un modèle au format HTML, vous devez cliquer sur 'Compose in HTML' (Écrire en HTML) avant de cliquer sur 'Email Template' (Modèle de courriel) pour le récupérer la liste.

6. Cliquez sur 'Add' pour ajouter un nouveau modèle de courriel.

7. Entrez un nom, la description, et votre nom comme créateur pour le modèle et cliquez sur OK.
Pour réutiliser ce modèle dans l'avenir, sélectionnez le modèle dans la liste des modèles disponibles de courriels, et cliquez sur 'Retrieve' (Extraire).

Pour enregistrer les modifications apportées au modèle, sélectionnez le modèle dans la liste des modèles disponibles email et cliquez sur 'Save' (Enregistrer).

Pour récupérer ce modèle automatiquement chaque fois que vous composez un message électronique, sélectionnez 'Retrieve this template' (Extraire ce modèle) lorsque la boîte de dialogue 'Compose Email Message' (Composition du message email) est ouvert.

8. Cliquez sur 'Close' (Fermer) pour revenir au message email.

Pour terminer le message entrez un sujet dans la ligne 'Subject' (Objet) et joindre les documents requis, comme d'habitude.

9. Cliquez sur 'Send' (Envoyer).

Thursday, June 24, 2010

CRM with Maximizer CRM - CRM avec Maximizer CRM



As you know, CRM is a strategy that focuses on the customer in a company and is supported with a CRM application to help create a positive customer experience from the first time to attract his/her attention, win his/her clientele and keep him/her happy and coming back.

A business is concerned about productivity, collaboration and communication, they are important and are the utmost determinant of a successful business. Being tied down with lengthy CRM implementation weighs against acquiring it as the effectiveness of the team will be disrupted before the benefit will be felt in using such an application…


Until you look at Maximizer CRM. Of all the applications that bear the title of CRM, Maximizer CRM’s simplicity yet completeness at the same time is so legendary that it has been named a “Simply Successful CRM” and Maximizer Software Inc. has, since 1995, 120,000 companies around the world using this application that is adaptable to business demands, accessible from anywhere be it desktop, laptops, mobile devices or the internet; is secure; has the most rapid deployment and results in its class and… is affordable for an entrepreneur, a small and medium size business to a large enterprise.

The CRM technology has to work for each user and not the other way around. There is a lot to manage in a business: customer relationships, partner relationships, employee relationships, supplier relationships… and the bottom line to name a few. Contact Management was good. Sales Force Automation was better. CRM is best… but not just any CRM – they are not all created equal.
Maximizer CRM is a proven CRM application, adaptable to most industries to help them gain a competitive advantage and increase market share.

Making a user more efficient by a tenfold is achieved while saving time by removing repetitive tasks, duplicate efforts, looking for information, so a user can get more of the valuable activities done in the same amount of time with the help of Maximizer CRM. It’s like having an assistant to every representatives and executives without the cost in people and time involved in hiring. Customer satisfaction increases as a company becomes faster and more responsive to their customer’s requests.

Maximizer CRM is very adept at managing customer communications and keep a history record of all types of exchanges: calls, appointments, emails, documents. It helps in bringing to market products and/or services with a marketing campaign management module; the sales module enables timely follow-up on leads and prospects to win them as customers; and the customer service module organizes requests and service cases in an orderly fashion not letting too much time pass to respond to customers to ensure customer satisfaction, all in a cost effective manner. Processes can be automated to save time even further with Workflow Automation and to make sure nothing falls through the cracks. Reporting is made easier with at least 175 reports included to gain insight in customer trends making for more proactive and competitive offers.


--------------------French Version - Version française-----------------

CRM avec Maximizer CRM



Comme vous le savez, le CRM est une stratégie qui met l'accent sur le client dans une entreprise et est soutenue avec une application CRM pour aider à créer une expérience positive au client dès la première fois pour attirer son attention, gagner sa clientèle et de le rendre content et de revenir.

Une entreprise est préoccupée par la productivité, la collaboration et la communication, elles sont importantes et sont des facteurs déterminant d'une entreprise prospère. Être pris à faire une implémentation longue et ardue pèse lourd contre l'acquisition d’un CRM étant donné que l'efficacité de l'équipe sera interrompue avant que les bénéfices se fassent sentir par l'utilisation d'une telle application ...

... Jusqu'à ce que vous regardiez Maximizer CRM. De toutes les applications qui portent le titre de CRM, la simplicité de Maximizer CRM autant que son exhaustivité sont si légendaires qu'il a été nommé un “CRM simplement un succès” et Maximizer Software Inc a, depuis 1995, 120,000 entreprises dans le monde entier qui utilisent cette application qui peut s'adapter aux besoins de l'entreprise, accessible de n'importe où que ce soit des ordinateurs sur le bureau, des ordinateurs portables, d’appareils mobiles ou de l’Internet ; est sécurisé ; a le déploiement et les résultats les plus rapides de sa catégorie et… est abordable pour un entrepreneur, une petite ou moyenne entreprise ainsi qu’à une grande entreprise.

La technologie CRM doit travailler pour chaque utilisateur et non l'inverse. Il ya beaucoup de choses à gérer dans une entreprise : la relation avec les clients, relations avec les partenaires, les relations avec les employés, les relations avec les fournisseurs ... et les profits et pertes pour n'en nommer que quelques-uns. La gestion des contacts était bien. Sales Force Automation était mieux. Le CRM est meilleur... mais pas n'importe quel CRM - ils ne sont pas tous créés égaux. Maximizer CRM est une application CRM qui a fait ses preuves, adaptable à la plupart des industries pour les aider à acquérir un avantage concurrentiel et augmenter leur part de marché.

Faire un utilisateur plus efficace par un facteur de dix est réalisable tout en économisant du temps en éliminant les tâches répétitives, la duplication des efforts, la recherche d'information, afin de permettre à l’utilisateur de faire des activités plus utiles durant le même laps de temps avec l'aide de Maximizer CRM. C'est comme assigner un assistant à chaque représentant et dirigeant, sans les coûts en personnel et en temps liés à l'embauche. La satisfaction du client augmente en conséquence de la rapidité et de l’agilité de la réponse de la compagnie aux demandes de leurs clients.

Maximizer CRM est très habile à la gestion des communications clients et conserve un enregistrement historique de tous les types d'échanges: appels, rendez-vous, emails, documents. Il aide à amener les produits au marché et / ou les services avec un module de gestion de campagne marketing, le module de vente permet un suivi des pistes de ventes en temps opportun ainsi que les opportunités de ventes pour les gagner comme clients, et le module de service à la clientèle organise les demandes et les cas de service de façon ordonnée ne laissant pas passer trop de temps pour répondre aux clients afin d'assurer la satisfaction du client, le tout d’une manière rentable. Les processus peuvent être automatisés pour gagner du temps encore plus avec l’automatisation des processus et aussi pour s'assurer que rien ne tombe à travers les mailles du filet. Faire des rapports est rendu plus facile avec au moins 175 rapports inclus qui permettent de mieux comprendre les tendances des clients afin de faire des offres davantage proactive et compétitive.

Monday, May 24, 2010

More on 360 degree view of the customer - Ajout sur une vision de 360 degré du client

In last week's post I gave my version of a CRM definition. I want to add something I missed, something really big. Beside having the marketing, the salesforce and the customer service and support department and the connection to the back office accounting...
drum roll please...
The conversations are now happening with social medias, those Facebook, Twitter, LinkedIn and company. Even though I use all these social medias sites to keep in touch with friends and acquaintances, we have to consider that discussions are happening on these sites and they can and will impact a company's reputation and processes.

Cygnets Hatch At Abbotsbury Swannery As Summer Approaches


It was relatively easy to keep 'historical data' on discussions, present and past : with letters, faxes, telephone conversations and with emails since it has mostly replaced letters and faxes. So with the speed of exchange of information with these social media sites, I think most CRM companies must be scrambling to have them find their way into the historical data kept in the CRM.

I have yet to see that! Anybody using a CRM with a cool way of doing that, please let me know.

---------------French Version - Version française---------------

Ajout sur une vision de 360 degré du client

Dans mon post de la semaine dernière, j'ai donné ma version d'une définition du CRM. Je veux ajouter quelque chose que j'ai manqué, quelque chose de vraiment grand. En plus d'avoir le marketing, la force de vente et le service à la clientèle et service de support et la connexion à la comptabilité de l'arrière-boutique...
roulement de tambour s'il vous plaît ...
Les conversations se passent actuellement avec les médias sociaux, les Facebook, Twitter, LinkedIn et compagnie. Même si j'utilise tous ces sites de médias sociaux pour rester en contact avec amis et connaissances, nous devons considérer que les discussions se passent là et quelles peuvent et auront une incidence sur la réputation d'une entreprise et ses processus.

Cygnets Hatch At Abbotsbury Swannery As Summer Approaches


Il était relativement facile de garder des données historiques sur les discussions, présentes et passées: avec des lettres, des télécopies, des conversation téléphonique et des courriels depuis qu'ils ont remplacé la plupart des lettres et télécopies. Donc, avec la vitesse d'échange d'informations avec ces sites de médias sociaux, je pense que la plupart des entreprises qui font des CRM doivent être en train de se creuser la tête à trouver un moyen d'entrer les données venant de ces sites dans l'historique conservé dans le CRM.

Je n'ai pas encore vu ça! Toute personne utilisant un CRM avec un super moyen de faire cela, s'il vous plaît faites le moi savoir.

Tuesday, May 18, 2010

My definition of what is CRM - Ma définition de ce qu'est un GRC

Before going any further, I would like to give my definition or understanding of what CRM (Customer Relationship Management stands for. This will be my baseline in going into more thoughts and tips about that strategy/application. An actual point of reference before going ahead:

  • CRM is a strategy that is as old as commerce exists: taking care of customers with a personal touch
  • CRM is the industry term for a software application that support this strategy with an integrated information database
  • The strategies used in the CRM give the limelight to the customer not the system or software (synonymous with application also), with the understanding that not all customers are created equal – meaning they don’t all buy the same things in the same quantity for the same reasons
  • CRM can mimic your processes and it can improve on them, changing with demands with the help of reports and analytics
  • CRM as the application provides each customer facing person in a company with a full time personal assistant that knows no vacation and does not require fringe benefits – that each person be in marketing, sales, customer service and support, administration, accounting, Research and Development… even shipping!
  • CRMs were available for desktop computers in the office or branch offices, it was available for palm computing and since a while ago available from the web and in recent years its has gone mobile with access from smart phones
  • CRM can be used for the whole gamut of business contacts: from partners, suppliers, segments of market, prospects to customers… and even human resources can have their CRM database of candidates and staff

Hey, I even use it as my own personal address book & agenda and since twenty years I have not had a paper address book or agenda! I never need to rewrite a complete address book because I am running out of space in the C tab or rewrite an appointment. So I have my address book for contacts at work and another address book for my personal contacts of family and friends… Do not try this at work, but ok at home. I have always had my personal license and keep it up to date with the latest version.

When you hear or read that a CRM gives a 360 ° view... that is true if the CRM system (front office) is also tied to the back office system be it an ERP (Enterprise Resource Planning) or an accounting system.

I know this is not the end all of description. I have read many books and white papers and they each gave a variation on this definition. We’re all singing the CRM song but on different keys.

If I missed something, let me know…


--------------French version – version française--------------


Ma définition de ce qu'est un GRC (Gestionnaire de relations clients)

Avant d'aller plus loin, je voudrais donner ma définition ou compréhension de ce que le terme GRC (Gestion de la relation client) veut dire. Ce sera ma référence en allant plus loin dans des pensées et des trucs à propos de cette stratégie / application. Un point de référence avant de poursuivre :

  • La GRC est une stratégie qui est aussi vieille que le commerce existe: prendre soin des clients avec une touche personnelle
  • La GRC est le terme de l'industrie pour une application logicielle qui soutient cette stratégie avec une base de données d’information intégrée
  • Les stratégies utilisées dans la GRC donnent la vedette à la clientèle pas le système ou le logiciel (qui sont synonymes également avec application ), étant donné que tous les clients ne sont pas créés égaux - ce qui signifie qu'ils n'achètent pas tous les mêmes choses dans la même quantité pour les mêmes raisons
  • La GRC peut imiter vos processus et elle peut les améliorer, en changeant avec les exigences des clients avec l'aide de rapports et d'analyse
  • La GRC en tant qu'application permet à chaque personne qui fait face aux clients dans une entreprise d’être équipée avec un assistant personnel à temps plein qui ne connaît pas de vacances et ne nécessite pas d'avantages sociaux – que chaque personne soit en marketing, vente, service à la clientèle et le soutien, l'administration, la comptabilité, en recherche et développement ... même à l’expédition !
  • Les GRC étaient disponibles pour les ordinateurs de bureau ou des succursales, elles étaient disponibles pour le Palm™ et, depuis des années disponibles sur le web et dans les dernières années sont allées mobile avec l’accès à partir de téléphones intelligents
  • La GRC peut être utilisée pour toute la gamme des contacts d'affaires: des partenaires, fournisseurs, segments de marché, prospects aux clients ... voire même les ressources humaines qui peuvent avoir leur base de données GRC de candidats et du personnel

Hé, je l’utilise même comme mon carnet d'adresses personnel et l'agenda, et ce depuis vingt ans que je n'ai pas eu un carnet d'adresses papier ou d’agenda! Je n'ai jamais besoin de réécrire un carnet d'adresses complet parce que je suis à court d'espace dans l'onglet C ou de réécrire un rendez-vous. Donc j'ai mon carnet d'adresses des contacts au travail et un autre carnet d'adresses pour mes contacts personnels de la famille et amis ... Ne tentez pas ceci au travail, mais c’est ok à la maison. J'ai toujours eu ma licence personnelle et l’ai toujours tenue à jour avec la dernière version.

Lorsque vous entendez ou lisez qu'une GRC donne une vision de 360 ° ... ceci est vrai si le système de GRC (avant de la boutique) est également liée au système de l’arrière-boutique que ce soit un ERP (Enterprise Resource Planning) ou un système de comptabilité.

Je sais que ce n'est pas la fin de toutes les descriptions. J'ai lu beaucoup de livres et des livres blancs et ils donnent chacun une variation sur cette définition. Nous chantons tous la chanson GRC, mais sur des clefs différentes.

Si j'ai manqué quelque chose, faites le moi savoir ...

Monday, May 10, 2010

In Making a Business Case for CRM - En préparant les arguments en faveur d’un CRM

A CRM strategy is best supported with an integrated CRM system. Volumes have been written on this subject of making a case for CRM. Here I am going to list the reasons why invest in a CRM application (you can replace ‘application’ with ‘system’ interchangeably here) and this is not only valid for CRM Canada or even CRM Quebec or CRM Global – this is anywhere, anytime a business main existence depends on one or thousands of customers. These customers may have many names: prospects, partners, clients, suppliers, patients, etc.

This list could be used as your CRM guide in your explorations into the CRM arena… there are so many contenders. You could take from this list one or many objectives or outcomes that you need to keep in the forefront that benefits both the organization and the customers. It better be both, not one or the other.

Call it needs, wants, results, outcomes or objectives. A CRM that is a good fit will/should:

• Improve response time to customer requests for information
• Improve response time to customer inquiries for service and support
• Meet each customer requirements for personalized delivery of products or services to gain their loyalty and repeat business
• Save time as information is easy to locate in one integrated application and not segregated in different silos, rows of filing cabinets or the desk of an absent employee or manager
• Save time to ramp up new hire as historical information is immediately accessible
• Improve the efficiency and productivity of anyone using it on a consistent basis
• Improve the management of opportunities and of pipeline reporting
• Save time due to less time required in sales meeting
• Improve communication between all parties, from sales to marketing to executives to the end customers
• Improve sharing of best practices for sales processes throughout the sales team or teams. This one alone, if well implemented is worth the investment in a CRM.

By all means this is not a complete list. It could be a lot longer if I would list every function found in a CRM, which are in the hundreds.

This is just food for thought before you start or are in the process of analyzing different CRM applications in your CRM evaluation. It is of utmost importance to identify which outcomes are important for your organization and not loose sight of them, they will be your CRM guide throughout the exploration of the so many CRM applications you can now find.

If you find this a daunting task, I recommend having an expert guide you, you will find such at e-reporting inc. – the link is also found in my recommended sites regarding sales and marketing.

Once you have determine your main objective, look at each person’s responsibilities in the organization and how they are doing things now and have a vision of how these processes will be improved with the implementation of a CRM in the future.


--------------French version - Version française--------------

En préparant les arguments en faveur d’un CRM

Une stratégie CRM est mieux soutenue avec un système CRM intégré. Quantité de livres ont été écrits sur le sujet de faire un cas/une analyse de rentabilité pour le CRM. Ici, je vais énumérer les raisons pour lesquelles investir dans une application CRM (vous pouvez remplacer ‘application’ avec ‘système’, ils sont ici interchangeables) et ce n'est pas uniquement valable pour le CRM au Canada ou même le CRM au Québec ou pour un CRM global – Ceci est n’importe où, n'importe quand l’existence d’une entreprise dépend sur un ou des milliers de clients. Ces clients peuvent avoir plusieurs noms: prospects, partenaires, clients, fournisseurs, patients, etc.

Cette liste pourrait être utilisée comme guide CRM dans votre exploration dans l'arène CRM ... il y a tellement de concurrents. Vous pourriez prendre de cette liste un ou plusieurs objectifs ou résultats que vous devez garder en tête qui est ou sont bénéfiques autant pour l'organisation que pour les clients. Il vaut mieux que ce soit les deux, pas l'un ou l'autre.

Appelez les besoins, désirs, résultats, attentes ou objectifs. Un CRM qui convient bien sera / devrait:

• Améliorer le temps-réponse aux demandes d’information des clients
• Améliorer le temps-réponse aux demandes faites au service et soutien à la clientèle
• Rencontrer les exigences de chaque client pour la livraison personnalisée de produits ou de services pour gagner leur loyauté et fidélisation
• Sauver du temps étant donné que l'information est facile à localiser dans une seule application intégrée et non pas dans des silos distincts, des rangées de classeurs ou le bureau d'un employé ou gestionnaire absent
• Sauver du temps en accélérant la formation d’un nouvel employé en ayant l’informations historique immédiatement accessible
• Améliorer l'efficacité et la productivité de toute personne qui l'utilise sur une base consistante
• Améliorer la gestion des opportunités et des rapport du pipeline
• Sauver du temps en raison d’avoir à passer moins de temps en réunion de ventes
• Améliorer la communication entre toutes les parties, de la vente au marketing aux gestionnaires jusqu’aux clients
• Améliorer le partage des meilleures pratiques en matière de processus de vente dans toute l'équipe des ventes ou des équipes. Juste cet objectif, s'il est bien implémenté vaut l'investissement dans un CRM

De toute manière cette liste ne peut être complète. Elle pourrait être beaucoup plus longue si j’énumérais toutes les fonctions qui se retrouvent dans un CRM et qui se comptent par centaines.

Ceci n'est qu'un des éléments de réflexion avant de commencer ou êtes en train d'analyser différentes applications CRM dans votre évaluation CRM. Il est d'une importance capitale de déterminer quels résultats sont importants pour votre organisation et ne pas les perdre de vue, ils seront votre guide tout au long de l’exploration des maintes applications que vous pouvez maintenant trouver.

Si vous trouvez cette tâche ardue, je vous recommande d'avoir un expert pour vous guider, vous en trouverez à l'adresse e-reporting inc. – le lien se trouve aussi dans mes sites recommandés concernant les ventes et le marketing.

Une fois que vous avez déterminé votre objectif principal, regardez les responsabilités de chacun dans l'organisation et la façon dont ils font les choses maintenant et projetez une vision de la façon dont ces processus seront améliorés avec la mise en œuvre d'un CRM dans le futur.

Tuesday, May 4, 2010

My Own Personal Testimonial: Then and Now! - Mon témoignage personnel: au début et maintenant!

In 1991, I was a sales representative for a distributor. I had about 50 customers or accounts to take care of and they were bringing in about 400,000 $ in annual sales. We had at the time a contact manager that no longer exist that was very difficult to use, so not user friendly since there were many key combinations to remember, that’s not very useful as it goes. Then the owner bought Maximizer and I was given a license to test it. Even as a DOS version, it enable me to tenfold my effectiveness and productivity. Here is what I did…

Since I had no training, I went through the user manual. I read the whole thing and tried every function. I wanted to be a champion user. Little did I know that it was also going to make me a champion sales rep too!

Within 6 months, I was able to handle and closely follow 200 customers, which accounted for over a million dollars in sales the first year and doubled the second year. I was not working harder, I was working more efficiently. I became a strong believer of the usefulness of a contact management software as a tool in a sales rep tool box, next to the telephone and fax… Faxing was a drudgery before, having to sit in front of the machine and feed it hundred of pages that took days. Then with Maximizer and a faxing software, I did my text, merge it with my list, took 15 minutes and then click ‘print’ and I was done. Today, we do mass emailing so we click ‘send’!

Maximizer has evolved into a full CRM application as of 1995, that means it included modules for marketing and customer service and as usual the sales modules. Since then they keep making it better and this year, 2010, now version 11, it went to an unsurpassed level once again. Stay tuned!


--------------French version - version française--------------


Mon témoignage personnel: au début et maintenant!

En 1991, j'étais représentante des ventes pour un distributeur. J'avais environ 50 clients ou comptes à m’occuper et ils apportaient environ 400,000 $ de ventes annuelles. Nous avions à ce moment-là un gestionnaire de contacts qui était très difficile à utiliser… il n'existe plus. Il y avait de nombreuses combinaisons de clés à retenir, ce n'est pas très utile et n’aide pas la cause de faciliter le travail. Puis le propriétaire a acheté Maximizer et m'a donné une licence pour le tester. Même en version DOS, il me permetta de décupler mon efficacité et ma productivité. Voici ce que j'ai fait ...

Comme je n'ai eu aucune formation, j’ai passer à travers le manuel de l'utilisateur. J'ai tout lu et essayé toutes les fonctions. Je voulais être un utilisateur champion. Je ne savais pas qu'il allait me faire un représentant des ventes champion aussi!

Dans les 6 mois qui ont suivi, j'ai été en mesure de gérer et de suivre de près de 200 clients, qui ont représenté plus d'un million de dollars de ventes la première année et a doublé la deuxième année. Je ne travaillais pas plus fort, je travaillais plus efficacement. Je suis devenue une convertie de l'utilité d'un logiciel de gestion de contacts comme un outil dans la boîte à outils d’un représentant, à côté du téléphone et du fax ... Faxer était une corvée avant, avoir à rester assis devant la machine et l’alimenter des centaines de pages qui prenait des jours. Puis, avec Maximizer et un logiciel de télécopie, j'ai fait mon texte, l’ai fusionner avec ma liste, ce qui a pris 15 minutes et puis un clic sur Imprimer » et c’était fait. Aujourd'hui, nous envoyons des courriels alors nous cliquons sur "Envoyer"!

Maximizer a évolué vers une application de gestion des relations clients complète à partir de 1995, ce qui signifie qu'elle comprend des modules pour le marketing et le service à la clientèle ainsi que comme au début le module des ventes. Depuis lors, la compagnie Maximizer ne cesse de l'améliorer et cette année, 2010, maintenant la version 11, est à un niveau inégalé une fois de plus. Restez à l'écoute!

Sunday, May 2, 2010

Is your CRM fun to use? / Est-ce que votre CRM est le fun à utiliser?

As a CRM user myself since the time they used to call it a contact manager, I have made it fun from the get-go. If a CRM "Customer Relationship Management" is complicated and contrived and convoluted, I would not want to use it. So, using a CRM application should make life/work easier... if not, it is not fulfilling its promise.

These thoughts and tips of mine will be especially for those using Maximizer CRM. Hey, I know - not everyone can be so lucky to have the use of this software. But some concepts are applicable across all of them. I have used Maximizer for over 19 years.

Now, I live in the province of Quebec. We work with two languages: french and English. I am sure that many countries, especially in Europe, have to work with two or more languages. So I will start with the English and will have the french version in the same post.

I welcome any comments or questions regarding this great application that a CRM is and the perfect complement to a CRM strategy.


--------------French version - version française--------------


Est-ce que votre CRM est le fun à utiliser?

Étant moi-même une utilisatrice d'un CRM depuis que c'était connu sous le nom de gestionnaire de contact, j'ai, dès le début, fait en sorte que c'était quelque chose d'agréable à utiliser. Si un CRM est compliqué, convoluté et qui manque de naturel, je n'aurais pas voulu l'utiliser. Donc, l'utilisation d'une application CRM devrait rendre la vie/le travail plus facile et agréable... sinon, il ne remplit pas ses promesses.

Ces réflexions et trucs de ma part sont spécialement pour ceux qui utilisent Maximizer CRM. Hé! Je sais que ce n'est pas tout le monde qui est aussi chanceux de pouvoir utiliser ce logiciel! Par contre, certains concepts sont standards à tous. J'utilise Maximizer depuis 19 ans.

Maintenant, je vis dans la province de Québec. Nous travaillons avec deux langues: le français et l'anglais. Je suis sûre que dans plusieurs pays, surtout en Europe, il faut travailler avec deux ou même plusieurs autres langues. Alors, je vais commencer par l'anglais et je traduirais en version française dans le même 'post'.

Tous commentaires ou questions sont les bienvenus en ce qui a trait à cette formidable application qu'est le CRM ou GRC en français "Gestion des relations clients" et qui est le complément parfait à la stratégie du même nom.