Tuesday, July 13, 2010

Using Email Templates in version 11 - L'utilisation des gabarits de courriel

With version 11 of Maximizer CRM that came out in March 2010, this is a new function and is the equivalent of using form or standard letters that you can reuse. It could be used when you send a first email to a prospect as an introduction, a follow-up email, an email asking for a reference, a questionnaire to help resolve an issue, the launch of a product… there are many reasons that having email templates make for easier communication, better formatting, having less duplication and being more productive, in all a big time saver! And the beauty of it is, you can send it to one as easily as to many of your Address Book entries.

You can include merge fields that will pick up information from your selected entries’ names to personalize the message. You can also have email templates for sales, opportunities and customer service cases entries.

How To Create An Email Template

You can create email templates from the Compose Email Message dialog box whenever you compose a new email message. If you want to add merge fields to the email template, you must first select Address Book entries, opportunities, or customer service cases, and select to send the email message separately to the selected entries.

Step by step: (By clicking on the image you can view in full screen)


1. From the Address Book, Opportunities, or Customer Service window, select the entries to send the email to.

2. On the Home tab, select Email from the Write group.

Depending on your email preferences, the Send Email dialog box may open. For information on the options in the Send Email dialog box, refer to Send Email Options in your preferences.

If you want to add merge fields to your email template, you must select the All selected entries and Separately options in the Send Email dialog box.

3. Compose the text of the email message.

You can compose the email message in HTML or in plain text. You can use the formatting toolbar to apply additional formatting to the email text.

4. Select Merge Fields from the Insert group to insert merge fields in your template.

5. Select Email Template from the Insert group.

The HTML Email Templates or Text Email Templates dialog box opens. If you saved a template in HTML format, you have to click on ‘Compose in HTML’ before you click on ‘Email Template’ to retrieve the list.

6. Click Add to add a new email template.

7. Enter a name, description, and owner for the template and click OK.

To reuse this template in the future, select the template in the Available email templates list, and click Retrieve.

To save changes made to the template, select the template in the Available email templates list, and click Save.

To retrieve this template automatically each time you compose an email message, select ‘Retrieve this template’ when the Compose Email Message dialog is opened.

8. Click Close to return to the email message.

To finish the message enter a subject in the Subject line and attach any required documents as usual.

9. Click Send


-------------French version - Version française------------

L'utilisation de modèles de courriels

Avec la version 11 de Maximizer CRM qui vient de sortir en mars 2010, cette fonction est nouvelle et est l'équivalent d'utiliser des gabarits ou des lettres types que vous pouvez réutiliser. Ils peuvent être utilisés lorsque vous envoyez un premier email comme une introduction, un courriel de suivi, un courriel demandant une référence, un questionnaire pour aider à résoudre un problème, le lancement d'un produit ... il y a de nombreuses raisons qui font qu'avoir des modèles d'email facilitent la communication, une meilleure mise en page, avoir moins de doubles emplois et être plus productif, ce qui fait gagner beaucoup de temps! Et la beauté de ceci est, vous pouvez l'envoyer à une personne aussi facilement qu'a de nombreuses personnes de votre carnet d'adresses.

Vous pouvez inclure des champs de fusion qui recueilleront de l'information dans vos champs pour les noms sélectionnés afin de personnaliser votre message. Vous pouvez aussi avoir des modèles d'email pour le marketing, les ventes, les opportunités de ventes et le service à la clientèle.

Comment faire pour créer un modèle de courriel

Vous pouvez créer des modèles d'email à partir de la boîte de dialogue 'Compose Email Message' (Rédiger un message courriel) chaque fois que vous composez un nouveau courriel. Si vous souhaitez ajouter des champs de fusion au modèle, vous devez d'abord sélectionner les entrées du carnet d'adresses, les opportunités, ou des cas de service à la clientèle, et choisir d'envoyer le message email séparément pour les entrées sélectionnées.

Étape par étape: (en cliquant sur l'image vous l'agrandirez)

1. À partir de la fenêtre du carnet d'adresses, des opportunités, ou du module du service à la clientèle, sélectionnez les entrées à envoyer l'email.

2. Sous l'onglet 'Home' (Accueil), sélectionnez 'Email' du groupe d'écriture 'Write'.

Selon vos préférences email, la boîte de dialogue 'Send Email' (Envoyer courriel) peut s'ouvrir. Pour plus d'informations sur les options de la boîte de dialogue 'Send Email', consultez 'Send Email Options' (Options d'envoi courriel) dans vos préférences.

Si vous souhaitez ajouter des champs de fusion à votre modèle de courriel, vous devez sélectionner les options de la boîte de dialogue 'All Selected Entries' (Toutes les entrées sélectionnées) et 'Separately' (Séparément).

3. Composez le texte de votre message.

Vous pouvez composer le message email en HTML ou en texte normal. Vous pouvez utiliser la barre d'outils pour ajouter des formatages supplémentaires.

4. Sélectionnez 'Merge Fields' (Champs de fusion) dans le groupe 'Insert' (Insérer) pour insérer des champs de fusion dans votre modèle.

5. Sélectionnez 'Email Template' (Modèle de courriel) dans le groupe 'Insert'.

Le modèle d'email HTML ou le modèle 'Text' (texte normal) de la boîte de dialogue s'ouvre. Si vous avez sauvegardé un modèle au format HTML, vous devez cliquer sur 'Compose in HTML' (Écrire en HTML) avant de cliquer sur 'Email Template' (Modèle de courriel) pour le récupérer la liste.

6. Cliquez sur 'Add' pour ajouter un nouveau modèle de courriel.

7. Entrez un nom, la description, et votre nom comme créateur pour le modèle et cliquez sur OK.
Pour réutiliser ce modèle dans l'avenir, sélectionnez le modèle dans la liste des modèles disponibles de courriels, et cliquez sur 'Retrieve' (Extraire).

Pour enregistrer les modifications apportées au modèle, sélectionnez le modèle dans la liste des modèles disponibles email et cliquez sur 'Save' (Enregistrer).

Pour récupérer ce modèle automatiquement chaque fois que vous composez un message électronique, sélectionnez 'Retrieve this template' (Extraire ce modèle) lorsque la boîte de dialogue 'Compose Email Message' (Composition du message email) est ouvert.

8. Cliquez sur 'Close' (Fermer) pour revenir au message email.

Pour terminer le message entrez un sujet dans la ligne 'Subject' (Objet) et joindre les documents requis, comme d'habitude.

9. Cliquez sur 'Send' (Envoyer).

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