Tuesday, August 17, 2010

Si vous pensez que Maximizer CRM décuple votre productivité, attendez-vous à décupler davantage votre Maximizer CRM avec un Workflow Automation!

L’automatisation des processus d’affaires, Workflow Automation(1) par KnowledgeSync, décuple Maximizer CRM dans sa capacité à donner la bonne information à la bonne personne au bon moment. C’est un logiciel qui travaille en arrière-plan et surveille tout ce qui se passe dans votre base de données et envoie des alertes lorsque les paramètres prédéfinis sont atteints ou dépassés, les informations permettant d'analyser, d’identifier, et de distribuer l’information critique des données d’affaires auxquelles des actions doivent être faites immédiatement ou le plus tôt possible par des employés, des représentants, des gestionnaires, des cadres ou partenaires d'affaires pour gagner ou conserver des clients.

Workflow Automation : automatisation des processus et Business Activity Monitoring (BAM) avec Maximizer CRM

Alors que la concurrence se débat avec des processus et rapports faits manuellement sur les interactions avec les clients, gagnez un avantage concurrentiel grâce à l'automatisation et le suivi des processus d’affaires critiques. Workflow Automation(1) propulsé par KnowledgeSync, rationalise les processus et réduit le travail manuel pour le personnel qui interagit avec les clients.

Workflow Automation(1) est un moteur qui fonctionne en arrière plan par le biais de Maximizer CRM, fournissant des activités de surveillance pour s'assurer que les tâches critiques sont complétés à temps basées sur d'autres actions dans la base de données, tels que l'attribution des références de ventes reçues par le web à des partenaires ou informer un représentant technique de l'escalation d’un cas de service ou support à la clientèle. Avec Workflow Automation, le soin d’entretenir de bonnes relations et de maintenir la communication sont simplifiés et les processus d'affaires sont automatisés, ce qui réduit les ressources nécessaires pour maximiser les revenus et la satisfaction des clients.

Business Activity Monitoring (BAM) : Veille des activités d’affaires

Ayez à l’œil ‘virtuel’ vos ventes, le marketing, et les processus de service et les opérations quotidiennes afin d’avoir une plus grande visibilité, gérer par exception et s'assurer que le personnel respectent les critères de performance. Business Activity Monitoring (BAM), avec l’utilisation de Workflow Automation(1) propulsé par KnowledgeSync, vous permet d'être immédiatement informé et de réagir rapidement aux situations critiques des clients.

Avantages du Business Activity Monitoring (BAM)

• Surveillez l'activité des processus critiques de l’entreprise à travers les tableaux de bord qui vous alertent avec des graphiques
• Recevez des alertes orientées vers l'action par courriel, téléphone, fax, ou pagette afin que vous puissiez répondre aux développements des affaires qui sont sensibles au facteur temps quand ils se produisent
• Utilisez plus de 90 requêtes préconfigurées et 50 événements (actions) pour vous aider à démarrer
• L’Event Manager Navigator fournit une interface visuelle de workflow qui simplifie la mise en place des événements et des alertes
• Configurez vos propres contrôles uniques d’activité dans des gabarits pour surveiller les opérations critiques de votre entreprise
• Les événements préconstruits et des requêtes pour Maximizer CRM comprennent la surveillance de l'activité des entreprises pour:
1. Les références de ventes qui ne sont pas attribuées
2. Les références de ventes qui n’ont aucune mise à jour de statut après X jours
3. Plus de X perdus ou abandonnés par un représentant au sein de Y jours
4. Les opportunités de ventes possibles ouvertes à plus de X jours
5. Le gérant de compte avec moins ou plus de soumissions X dans les derniers Y jours
6. X cas de service à la clientèle ouverts par personne affectée
7. Service à la clientèle de cas ouverts depuis plus d'une semaine

BPA Business Process Automation – automatisation des processus d’affaires

Automatiser les processus administratifs et votre CRM permet de sauver de faire des entrées manuelles et du temps - de sorte que votre personnel peut concentrer leur temps et leurs ressources sur des activités qui ont plus de valeur, telles que de travailler avec les clients. Workflow et l'automatisation des processus d'affaires alimenté par KnowledgeSync, rend capable de surveiller votre système pour certaines activités, puis de déclencher des actions de suivis - qu'il s'agisse d’envoyer un courrier électronique au client, tout en notifiant son gérant de compte, et d’envoyer un rapport à un exécutif, ou d’expédier un produit.

L’automatisation des processus d'affaires peut être utilisé pour automatiser pratiquement n'importe quel processus standard ou unique que vous utilisez avec Maximizer CRM ou autre système. Il suffit de définir les paramètres pour le processus que vous souhaitez surveiller dans vos systèmes, puis de définir les actions que vous voulez prendre. Les actions générées par l’automatisation des processus peut déclencher une autre activité dans Maximizer CRM ou un autre système, ou une simple notification. Dans l'exemple de la figure 1, la transformation d’une référence de vente est automatisée afin de s'assurer qu'aucun étape est manquée.

Figure 1 (cliquez sur l'image pour l'agrandir)


Bénéfices de l'automatisation des processus d'affaires:

1. Les données de formulaire Web sont entrées dans Maximizer CRM et estampillées avec la date du jour
2. Vérifie les territoires, assigne les références de ventes à un représentant avec une alerte de tâche
3. Déclenche une campagne de courriel de suivi comme en un pour un afin de recevoir des messages personnalisés spécifiques aux produits pour lesquels ils avaient manifesté leur intérêt
4. Si le représentant des ventes n'a pas fait de suivi en temps opportun, une alerte par courriel leur est renvoyée et au directeur des ventes afin d'assurer un suivi immédiat. L'automatisation des processus fait gagner du temps, fournit des réponses plus rapide, et permet un suivi personnalisé – tout pour augmenter l'avantage concurrentiel.

Veille sur les courriels

La veille sur les courrier électroniques et l'automatisation de courriels sont des éléments essentiels pour fournir une expérience au client sans faille, et faire en sorte que toutes les interactions avec un client sont centralisées. Alors, quand un client fait une demande par courriel puis appelle le lendemain - la réponse est cohérente, quel que soit le département dont le représentant qui prend l'appel fait partie.

Workflow Automation(1) propulsé par KnowledgeSync vous permet de surveiller les emails entrants, puis de faire prendre automatiquement la prochaine action - comme d’envoyer une réponse au client et de faire suivre au membre du personnel chargé d'assurer qu'aucune requête ne reste sans réponse.

Avantages de la surveillance électronique et l'automatisation email:

• Veille sur les courriels entrant dans la compagnie comme aux ventes et au service à la clientèle, crée une tâche ou cas de service dans Maximizer CRM, et l'attribue à la personne appropriée du personnel

• Envoi une réponse automatique aux demandes de renseignements par courriel basée sur l’attribution des cas de service ou d'autres détails afin d’établir les bonnes attentes au clients

• Se conforme à la législation anti-spam avec option automatique de suppression d’envoi et exécuté dans Maximizer CRM

(1) Workflow Automation propulsé par KnowledgeSync est un produit complémentaire
à Maximizer CRM avec des frais de licences supplémentaires.

-------------- Version anglaise - English version --------------
Since this article is longer than usual, the English version is in another post that you will find here

If you thought Maximizer CRM can tenfold your productivity - wait till you have a Workflow Automation to tenfold your Maximizer CRM!

Workflow Automation(1) by KnowledgeSync tenfold Maximizer CRM in its capacity to give the right information to the right person at the right time. It is a business alert monitoring software, working in the background and watching all that is going on in the database and will send alerts when predefined parameters are met or surpassed, enabling information to be analyzed, identified, and distributed as critical, time-sensitive business data that need to be acted upon in a timely fashion by representatives, managers, executives or business partners to win or keep customers.

Workflow Automation: Process Automation and
Business Activity Monitoring with Maximizer CRM


While the competition struggles with manual processes and reports on customer interactions, gain a competitive advantage by automating and monitoring critical business processes. Workflow Automation(1) powered by KnowledgeSync, streamlines processes and reduces manual work for customer facing staff.

Workflow Automation(1) is an engine that runs in the background through Maximizer CRM, providing business activity monitoring to ensure that critical tasks are completed based on other actions in the database, such as assigning web leads to partners or notifying staff of service escalations. With Workflow Automation, relationship-building care and communication is streamlined and business processes are automated, minimizing the resources required to maximize revenue and customer satisfaction.

Business Activity Monitoring

Monitor your sales, marketing, and service processes and daily operations to get greater visibility, manage by exception, and ensure staff are adhering to performance criteria. Business Activity Monitoring (BAM), using Workflow Automation(1) powered by KnowledgeSync, enables you to be notified immediately and respond quickly to critical customer issues.

Benefits of Business Activity Monitoring (BAM)

• Monitor critical business activity processes through graphical alert dashboards
• Receive action-oriented alerts via email, phone, fax, or pager so you can respond to time- sensitive developments when they occur
• Utilize over 90 pre-configured queries and 50 events (actions) to help you get started
• Event Manager Navigator provides a visual workflow interface that provides simplified set-up of events and alerts
• Configure your own unique business activity monitoring template to monitor the critical operations in your business
• Pre-built events and queries for Maximizer CRM include business activity monitoring for:
1. Lead not assigned
2. Lead with no status update after X days
3. More than X lost or abandoned by any rep within Y days
4. Sales opportunity open for more than X days
5. Account Manager with fewer or more than X quotes in the last Y days
6. X open cases per assigned staff person
7. Customer service case open for more than one week

Business Process Automation BPA

Automate CRM and administrative processes to save manual effort and time - so your staff can focus their time and resources on value-add activities, such as working with customers. Workflow and business process automation powered by KnowledgeSync, enables you to monitor your system for activities, then trigger next actions - whether it be emailing the customer, notifying an account manager, send a report to an executive, or shipping out a product.

Business process automation can be used to automate virtually any standard or unique process you use with Maximizer CRM or other system. Simply define the parameters for the process you want to monitor in your systems, then define the actions you want it to take. Process automation actions can trigger another activity in Maximizer CRM or another system, or a simple notification. In the example in Figure 1, lead processing is automated to ensure that no step is missed:

Figure 1: (by clicking on the picture, you can view it full size)
Example of a Business Process Automation:

1. Web Form data is entered into Maximizer CRM and stamped with the day’s date
2. Checks territory, assigns lead to sales rep with a task alert
3. Triggered into a one-on-one follow-up email campaign to receive personalized messages specific to the product they’d shown interest in
4. If the sales rep has not followed up in a timely manner, an email alert is sent back to them and the sales manager to ensure immediate follow-up. Workflow Automation saves time, prompts faster response, and enables personalized follow-up—all adding up to competitive advantage

Email Monitoring

Email monitoring and email automation are critical elements in providing a seamless customer experience, ensuring that all interactions with a customer are centralized. So when a customer emails an inquiry, then calls the next day - the response is consistent, no matter in which department the representative getting the call belongs to.

Workflow Automation(1) powered by KnowledgeSync enables you to monitor incoming emails, then automatically take the next action - such as replying to the customer and routing to the assigned staff member to ensure no inquiry goes unanswered.

Benefits of email monitoring and email automation:

• Monitor incoming emails to company email addresses such as sales and customer service, create a task or service case in Maximizer CRM, and assign it to the appropriate staff person
• Send an automatic response to email inquiries based on assigned service case or other details to establish the right customer expectations
• Comply with anti-spam legislation with automatic opt-out linked to Maximizer CRM


(1) Workflow Automation powered by KnowledgeSync is an add-on product to Maximizer CRM with additional license fees.


--------------French Version – Version française--------------

Étant donné que cet article est plus long, la version français est dans un article à part que vous trouverez en cliquant ici