Wednesday, September 29, 2010

How to ‘maximize’ your To-Do list

The To-Do list is a tool that keeps you on track to achieving your goals. With so many demands on our limited time, it is of utmost importance to have a good To-Do list. As you know, many books have been written on the subject of time management. This article focuses on using a To-Do list to improve your efficiency.

Time Management

A To-Do list provides many benefits. The most important is that it
keeps you focused and organized. Here are a few concepts to keep in
mind:

• A To-Do list is made up of things to do and people to call. It is a critical addition to your calendar, which shows you the times allocated to meet people or to do tasks that have to be completed at a certain time.

• A To-Do list is a daily activity in itself. Before you open up your e-mail in the morning, review your To-Do list. Since responding to e-mails eats up valuable time, it is wise to start prioritizing your day with your To-Do list first, rather than checking your e-mail inbox. If at all possible, plan tomorrow's day before you leave work the day before!

• A written To-Do list is better than nothing. When your To-Do list is part of a Customer Relationship Management or Contact Management application, it can increase your efficiency and effectiveness by a factor of 10!

• A computerized To-Do list will carry forward what has not been done and allows you to decide if these tasks are important today.

For Maximizer CRM Users

You do not need to rewrite your daily To-Do list (called Hotlist in Maximizer), which can lead to errors in transcription or omission if you forget to transfer something to the new list. Until you have checked an item on your list as done (called "completing" the item in Maximizer), it will remain in your Hotlist. Of course, you can always delete the activity if it is no longer relevant!



Figure 1: Make sure that "Carry forward unfinished activities" is checked in Setup Tab > Preferences Icon > Calendar /Hotlist tab

You can prioritize each task the way you want, using "1, 2, 3…" or "A, B, C…" If a task is time sensitive, perhaps to call a client that you know prefers to be called in the morning or afternoon, you can set the time for the task and add an alarm.


Figure 2: The Add Hotlist Task form

When creating a task, you can decide whether or not to attach it to a contact in your Maximizer CRM Customer Relationship Management database. If attached to a contact, you never have to look for the name, phone number, notes from previous conversations, etc.: all contact information you need is a click or two away. And a note is entered by Maximizer automatically when a task is added as a cross-reference. Quite the time saver!

The default Hotlist sort is by the first column, Date. Like other Maximizer lists, it is easy to sort your Hotlist by clicking on the column heading. Now you can sort your Hotlist by order of priority … or any other field!

As you mark activities as completed, a pop-up form asks you if you would like to schedule a follow-up, either as an appointment (Calendar) or as a Hotlist activity. These reminders can be for today, next week, next month … or even in a year or more! What freedom this provides, knowing that, when needed, you will be reminded of all the things you have to do!

If you all users have Full Access in their Preferences > Calendar/Hotlist tab, tasks can be also be assigned to other Maximizer users (see Figure 1).

For cross reference, Maximizer CRM automatically enters a note in the client or contact notes area as soon as a Hotlist task is added, reassigned or a change is made.

Comment 'maximizer' votre liste de tâches à faire!

La liste de tâches à faire est un outil qui vous aide à accomplir vos objectifs. Avec tellement de demandes faites sur notre temps qui est limité, il est de toute première importance d’avoir une bonne liste de tâches à faire. Comme vous le savez, beaucoup de livres ont été écrits sur le sujet de la gestion du temps, l’article présent se concentre sur comment améliorer l’efficacité d’une liste de choses à faire.

Gestion du temps

Une liste de tâches fournit plusieurs bénéfices. Le plus important est qu’il vous garde concentré et organisé. Voici quelques concepts à garder en tête:

• Une liste de tâches est faite de choses à faire et de personnes à téléphoner. C'est un ajout critique à l'agenda qui montre les plages de temps allouées à rencontrer les gens ou à faire les tâches qui doivent être complétées à un temps bien défini.

• Faire une liste de tâches est une activité en soi. Avant même d'ouvrir votre courriel le matin, revoir votre liste de tâches. Puisque lire et répondre aux courriels accapare un temps important, il est sage de commencer par organiser par priorité votre journée avec votre liste de choses à faire en premier, plutôt que de commencer par la vérification de votre boite de réception de vos courriels. Si c'est possible, planifiez votre journée du lendemain avant de partir du travail !

• Une liste de tâches écrite est mieux que rien. Quand votre liste de tâches fait partie de votre gestionnaire de relation client ou votre gestionnaire de contact, elle peut augmenter votre efficacité par un facteur de 10!

• Une liste de tâche informatisée va reporter ce qui n'a pas été fait une journée à la suivante et vous permet de décider si ces tâches sont importantes aujourd'hui.

Pour les utilisateurs de Maximizer CRM

Vous n'avez pas besoin de réécrire votre liste de tâches à faire journalière (c'est votre Hotlist, liste de priorités dans Maximizer), ce qui prévient de faire des erreurs de transcription ou d'omission en transcrivant sur une nouvelle liste.



Figure 1: S'assurer que Carry forward unfinished activities soit coché dans l’onglet Setup > Preferences > l’onglet Calendar / Hotlist

Jusqu'à ce que vous ayez marqué comme complété un item sur la liste (en cliquant sur la case, c’est la cocher et ne sera pas dans la liste après avoir fait un 'refresh' si la date était antérieure à celle du jour), elle demeurera dans votre Hotlist/Liste de priorités. Naturellement, vous pouvez toujours supprimer une activité qui n'est plus nécessaire!

Vous pouvez organiser en ordre de priorité de la façon que vous voulez, en utilisant “1, 2, 3…” ou “A, B, C…” Si une tâche est limitée dans le temps, soit pour appeler un client qui préfère être appelé soit le matin ou l'après-midi, vous pouvez programmer l'heure et cocher pour vous faire un rappel un peu de temps avant que la tâche soit due à faire.


Figure 2: L’écran pour ajouter une tâche

Quand vous créez une tâche, vous pouvez décider de l'attacher ou non à un contact dans la base de données de gestion de la relation client Maximizer CRM. Si c'est attaché à un contact, vous n'avez jamais à chercher le nom, le numéro de téléphone ou les notes des choses faites ou conversations précédentes, etc.… toute l'information est intégrée et est à un clic ou deux pour y accéder. Et Maximizer ajouter une note pour la tâche à faire, ce qui crée une référence. Que ça sauve du temps!

L'ordre par défaut de la Liste des priorités est faite par la première colonne : la date. Comme toutes les autres listes dans Maximizer, c'est facile de réarranger l'ordre de la Liste des priorités en cliquant sur l'entête d'une colonne c'est celle-ci qui devient celle qui donne l'ordre. Maintenant vous pouvez avoir votre liste par ordre de priorité, par nom de compagnie alphabétique, de nom de contact… ou n'importe quel autre entête!

Au fur et à mesure que vous marquez les activités comme complétées, un écran apparaît vous demandant si vous voulez faire un suivi, soit comme une tâche à faire ou un rendez-vous dans le calendrier. Ces rappels de suivi peuvent être programmés pour le même jour, la semaine prochaine, le mois prochain… même l'année prochaine! Quelle paix d'esprit ceci vous donne, sachant que, lorsque le temps sera venu, vous recevrez un rappel des choses qu'il y a à faire - chaque chose en son temps !

Si les utilisateurs ont les droits de « Full Access » dans leur onglet Calendar /Hotlist dans File > Preferences, les tâches peuvent aussi être réassignées à d'autres utilisateurs de Maximizer (voir Figure 1).

Comme référence future, Maximizer CRM entre automatiquement une note dans le client ou contact aussitôt qu'une tâche est ajoutée dans Hotlist, modifiée ou réassignée ou un changement dans la section activité est fait.