Wednesday, September 29, 2010

Comment 'maximizer' votre liste de tâches à faire!

La liste de tâches à faire est un outil qui vous aide à accomplir vos objectifs. Avec tellement de demandes faites sur notre temps qui est limité, il est de toute première importance d’avoir une bonne liste de tâches à faire. Comme vous le savez, beaucoup de livres ont été écrits sur le sujet de la gestion du temps, l’article présent se concentre sur comment améliorer l’efficacité d’une liste de choses à faire.

Gestion du temps

Une liste de tâches fournit plusieurs bénéfices. Le plus important est qu’il vous garde concentré et organisé. Voici quelques concepts à garder en tête:

• Une liste de tâches est faite de choses à faire et de personnes à téléphoner. C'est un ajout critique à l'agenda qui montre les plages de temps allouées à rencontrer les gens ou à faire les tâches qui doivent être complétées à un temps bien défini.

• Faire une liste de tâches est une activité en soi. Avant même d'ouvrir votre courriel le matin, revoir votre liste de tâches. Puisque lire et répondre aux courriels accapare un temps important, il est sage de commencer par organiser par priorité votre journée avec votre liste de choses à faire en premier, plutôt que de commencer par la vérification de votre boite de réception de vos courriels. Si c'est possible, planifiez votre journée du lendemain avant de partir du travail !

• Une liste de tâches écrite est mieux que rien. Quand votre liste de tâches fait partie de votre gestionnaire de relation client ou votre gestionnaire de contact, elle peut augmenter votre efficacité par un facteur de 10!

• Une liste de tâche informatisée va reporter ce qui n'a pas été fait une journée à la suivante et vous permet de décider si ces tâches sont importantes aujourd'hui.

Pour les utilisateurs de Maximizer CRM

Vous n'avez pas besoin de réécrire votre liste de tâches à faire journalière (c'est votre Hotlist, liste de priorités dans Maximizer), ce qui prévient de faire des erreurs de transcription ou d'omission en transcrivant sur une nouvelle liste.



Figure 1: S'assurer que Carry forward unfinished activities soit coché dans l’onglet Setup > Preferences > l’onglet Calendar / Hotlist

Jusqu'à ce que vous ayez marqué comme complété un item sur la liste (en cliquant sur la case, c’est la cocher et ne sera pas dans la liste après avoir fait un 'refresh' si la date était antérieure à celle du jour), elle demeurera dans votre Hotlist/Liste de priorités. Naturellement, vous pouvez toujours supprimer une activité qui n'est plus nécessaire!

Vous pouvez organiser en ordre de priorité de la façon que vous voulez, en utilisant “1, 2, 3…” ou “A, B, C…” Si une tâche est limitée dans le temps, soit pour appeler un client qui préfère être appelé soit le matin ou l'après-midi, vous pouvez programmer l'heure et cocher pour vous faire un rappel un peu de temps avant que la tâche soit due à faire.


Figure 2: L’écran pour ajouter une tâche

Quand vous créez une tâche, vous pouvez décider de l'attacher ou non à un contact dans la base de données de gestion de la relation client Maximizer CRM. Si c'est attaché à un contact, vous n'avez jamais à chercher le nom, le numéro de téléphone ou les notes des choses faites ou conversations précédentes, etc.… toute l'information est intégrée et est à un clic ou deux pour y accéder. Et Maximizer ajouter une note pour la tâche à faire, ce qui crée une référence. Que ça sauve du temps!

L'ordre par défaut de la Liste des priorités est faite par la première colonne : la date. Comme toutes les autres listes dans Maximizer, c'est facile de réarranger l'ordre de la Liste des priorités en cliquant sur l'entête d'une colonne c'est celle-ci qui devient celle qui donne l'ordre. Maintenant vous pouvez avoir votre liste par ordre de priorité, par nom de compagnie alphabétique, de nom de contact… ou n'importe quel autre entête!

Au fur et à mesure que vous marquez les activités comme complétées, un écran apparaît vous demandant si vous voulez faire un suivi, soit comme une tâche à faire ou un rendez-vous dans le calendrier. Ces rappels de suivi peuvent être programmés pour le même jour, la semaine prochaine, le mois prochain… même l'année prochaine! Quelle paix d'esprit ceci vous donne, sachant que, lorsque le temps sera venu, vous recevrez un rappel des choses qu'il y a à faire - chaque chose en son temps !

Si les utilisateurs ont les droits de « Full Access » dans leur onglet Calendar /Hotlist dans File > Preferences, les tâches peuvent aussi être réassignées à d'autres utilisateurs de Maximizer (voir Figure 1).

Comme référence future, Maximizer CRM entre automatiquement une note dans le client ou contact aussitôt qu'une tâche est ajoutée dans Hotlist, modifiée ou réassignée ou un changement dans la section activité est fait.

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