Friday, November 5, 2010

Comment faire un bon usage des plans d'action

Les plans d’actions
Nous avons tous des buts : pour nous-mêmes, notre famille, notre santé, notre carrière, nos affaires. Atteindre un but peut être une tâche complexe qui demande réflexion, planification, ressources, discussions, prises de décision et une date butoir. Mais par où devons-nous commencer?

Tel que Stephen R. Covey a écrit avec justesse dans son livre sur “Les 7 habitudes des gens efficaces” :“…commencez en pensant à la fin” ou encore quel est le résultat que vous désirez obtenir. En suivant ce conseil, nous commençons par écrire chaque objectif dans chaque domaine de notre vie que nous voulons accomplir et ensuite, en travaillant à rebours, nous dressons la liste des étapes nécessaires pour atteindre chaque objectif. Ceci crée notre plan d’actions pour chacun de nos buts. Ensemble, tous nos objectifs vont créer un grand réseau de plans d’actions dans nos vies. Mais comment pouvons nous suivre toutes ces étapes dans chacun de ces plans d’actions? Heureusement, il y a plusieurs solutions...

Nous planifions tous nos journées avec un agenda quelconque. Quelques-uns utilisent des Day-Timers® ou d’autres systèmes manuels comme des cartes-fiches datées de 1 à 31 pour chaque mois de l’année. D’autres utilisent des ADP (Assistant digital personnel) pour suivre leur emploi du temps. Les utilisateurs d’un système informatisé de gestion des relations clients (CRM, Customer Relationship Management) apprécient la puissance et la flexibilité de ce type d’application qui relie ensemble temps, contacts et actions. Les utilisateurs d’un système GRC ou CRM peuvent synchroniser leur agenda, contacts et notes de leur poste de travail au bureau avec leur ADP (Palm®, BlackBerry® ou autres) bénéficiant ainsi de l’ultime mobilité en gestion de leur temps. Ceux qui utilisent Maximizer CRM, avec la synchronisation intégrée d’Outlook et celles distribuées (MaxSync, MaxMobile CRM) ont les outils à leur disposition pour leur permettre d’atteindre de nouveaux niveaux d’efficacité en gestion de temps, assurant ainsi qu’un représentant ou une équipe reste sur le bon chemin pour rencontrer des dates butoir avec l’utilisation de cette application hautement intégrée.

Suivez-moi : vous serez content de le savoir!

Création de plans d’actions dans Maximizer CRM
Les plans d’actions peuvent être utilisés dans tous les principaux modules de Maximizer CRM : le carnet d’adresse (module des ventes), le gestionnaire des campagnes de marketing, le système de gestion des opportunités et le module du service et support à la clientèle. Les plans d’actions sont aussi disponibles dans le carnet d’adresse de Maximizer 9 et après. Pour créer un nouveau plan d’actions (ou modifier un déjà existant),choisir l’onglet ‘Setup’, cliquer sur l’icône ‘Template Library’, ensuite sélectionner ‘Action Plan Library’, cliquer sur Add ou Modify (voir figure 1). Entrer un nom et une description (optionnelle) du but du plan. Ensuite ajouter les rendez-vous et les tâches qui font les étapes et les activités individuelles du plan d’action.
Pour plus de flexibilité, les activités sont planifiées en entrant un nombre de jours avant ou après la date de début du plan. Les champs dans les fenêtres d’entrée des tâches et des rendez-vous sont remplis comme à l’habitude pour chacune des activités.
Figure 1


Si vous n’avez jamais créé de plan d’action auparavant, une qui est facile à faire est le plan de rappel semestriel d’un client (voir figure 2).
Figure 2

L’utilisation des plans d’actions dans Maximizer CRM
Dans la fenêtre du carnet d’adresse, cliquer sur le bouton de droite en ayant le pointeur de la souris sur l’entrée à laquelle vous voulez ajouter un plan d’action. Du menu déroulant qui est apparu, choisir Schedule. Le sous-menu vous donne le choix entre Meeting, To-do, Call ou Action Plan. Après avoir choisi Action Plan et avoir sélectionner le modèle de plan d’action à appliquer, vous verrez les activités qui font parties du plan d’action choisi (voir figure 3).
Figure 3

Si nécessaire, vous pouvez maintenant ajuster la date du début du plan, sélectionner de sauter par dessus les jours non ouvrables, ou assigner le plan à un autre utilisateur. Quand vous cliquer sur OK, une note est automatiquement créée pour l’entrée (voir figure 4) et les activités sont aussi ajoutées dans votre Hotlist (tâches) ou Calendar (rendez-vous). Naturellement, si le plan d’action ou des activités individuelles sont assignées à un autre utilisateur de Maximizer CRM, ces activités iront dans son Calendar ou Hotlist. C’est excellent pour déléguer!!!
Figure 4

Veuillez noter que, si vous n’avez pas les pleins droits d’accès au calendrier ou Hotlist d’un autre utilisateur et que vous lui assignez un plan d’action (ou une quelconque activité à l’intérieur d’un plan d’action), un message apparaîtra vous avertissant du problème. Les activités problématiques seront notées en rouge.

Vous pouvez aussi voir quelles activités d’un plan d’action ont été planifiées pour un client ou prospect en ouvrant l’entrée et en choisissant l’onglet Activities (voir figure 5). Vous y verrez toutes les activités passées, présentes et futures. Pour voir les activités associées à un plan d’action, assurez-vous de sélectionner Action Plan Activities des options du menu déroulant.
Figure 5

Avec les plans d’actions, vous pouvez être sûr que rien ne tombe entre deux chaises! Les plans d’actions peuvent être utilisés pour beaucoup d’applications. Par exemple certains utilisent les plans d’actions pour gérer leur participation à des foires commerciales à travers le monde!
Contactez-moi pour d’autres idées sur l’utilisation des plans d’actions ou si vous avez besoin d’aide pour faire des plans d’actions
... ou toute autre fonctionnalité de Maximizer CRM.

No comments: