Tuesday, September 27, 2011

Creating Targeted Lists

This blog post is an important one as I will do a 4 part series on marketing campaigns by emails as future posts and this one here is an important preparation step, let’s see what we need to do to create targeted lists.

(This month’s tip will help you become a Maximizer Power User, it’s a short two pages read to make you more efficient while having more fun and getting the most of your Maximizer CRM.)

Creating targeted lists is not only for the marketing representative audience. Sales representatives can use this to make lists for themselves to know at which stage of the sales cycle their customers and prospects are, which customers are in the top 20% bringing in 80% of revenue, which have been contacted in the last three months and reversing the list will let him or her know those who haven’t. The number of use a targeted list can have is only limited by your imagination… Maximizer CRM will make it a breeze.
  1. Profiling & Segmenting Customers and Prospects – Targeted marketing and targeted lists make use of your User-Defined Fields (UDFs or fields customized for you the user). First, ensure you can and have identified your various customers or prospects segments (or "targets") - some examples include: a food distributor would want to segment grocery stores vs. specialty stores; or a financial advisor would want to segment his customers and prospects between their high-risk vs. low-risk investors. You can also identify your prospects some other ways to segment them: by industry, company size, product types/versions (typical in manufacturing and software companies), preferences, location, purchase habits, gender, age, lifestyle habits and much more. UDFs are set up in a tree structure and there are five types of UDFs: table fields (with a list of items to select from), date fields, numeric fields, alphanumeric fields and calculation fields giving the result in one field from combining other UDFs. While it is very easy to create UDFs, we recommend only one or two person in your company or department will have the rights to create new ones. This is because you have to create them in the administrator part of the program, and this is also that you do not clutter your data with redundant UDFs.

  2. Managing Target Lists - Once you have identified your customers and prospects with the proper UDFs to categorize them or to have their profile details (in the UDF section) of who they are in relation to your company, it is now very easy for you to do searches on any fields, along with any of the basic and system fields such as name, company, state or province, category, and so on. This will enable you to begin saving a bunch of favorite lists which you can use for a variety of things like email campaigns, sales or telemarketing follow-ups, customer counts, and much more. Furthermore, the powers of Maximizer CRM’s search capabilities are enhanced with catalog searches and one-click button access. We will review in an upcoming post how to do column set-up. This is where the power of Maximizer CRM shines the most, it’s list management… And, if you have the rights, you can in one click export the list directly in Excel, to be used in a report, or saved as a .csv file for sending to a mail house for a direct mail campaign (that’s if you do not have the Group or Enterprise editions that have the module for Marketing Campaign Automation).

    Here are the steps to use:

    Step 1: From the Search Tab, click on All Fields to set up a search with any number of different search criteria (ensure you include at least one criteria using a basic field, ie. company name or contact name), and continue adding the other criteria using your specific UDF values.

    Step 2: While in this search window, save this search as a catalog search with a name.

    Step 3: Click on OK after choosing the search conditions to retrieve the list in the Address Book and then you can save it as a Favorite List if you want.

    Step 4: Change the column set-up using the flexibility of Maximizer's list management capabilities, if you want to show specific UDF’s in the Address Book view.

    Step 5: Export the list to Excel if you want to further manipulate the list – if not required, you can start using the list for the purpose you created it right in the Address Book.


If this has you confused, you might need a refresher of your Maximizer training, or for a new hire to ramp up quickly, we can set up a half day training on premise or via a web session, if that is the case send me an email (click on the side bar at ‘email me’) or contact me by phone at 514-488-1221, ext. 202.

Création de listes ciblées

Cet article est important parce que je vais faire une série en 4 parties sur les campagnes de marketing par courriels dans les prochains articles et celui-ci est une étape préparatoire importante, voyons ce que nous devons faire pour créer des listes ciblées.

(L’astuce de ce mois vous aidera à devenir un meilleur utilisateur de Maximizer, c'est une lecture de deux pages pour vous rendre plus efficace tout en ayant plus de plaisir et tirer le meilleur parti de votre Maximizer CRM.)

La création de listes ciblées n'est pas seulement utile pour le public des représentants en marketing. Les représentants des ventes peuvent l'utiliser pour faire des listes pour eux-mêmes afin de savoir à quelles étapes du cycle de vente leurs clients et prospects sont rendus, ceux de ses clients qui sont dans le top 20% qui rapportent 80% du chiffre d'affaires, ceux qui ont été contactés dans les trois derniers mois et inverser la liste afin de connaître ceux qui n'ont pas été contactés dans les trois derniers mois. Le nombre d'utilisation qu’une liste ciblée peut servir est seulement limité par votre imagination ... Maximizer CRM en fera un jeu d'enfant.
  1. La segmentation et le profilage des clients et prospects - Le marketing ciblé et les listes ciblées font usage de vos champs définis par l’utilisateur (User-Defined Fields -UDFs). Premièrement, assurez-vous que vous pouvez et avez identifié vos différents clients et prospects par segments (ou «cibles») - voici quelques exemples: un distributeur de nourriture ferait une segmentation entre les épiceries vs les magasins spécialisés ; ou encore un conseiller financier segmenterait entre ses clients et prospects qui acceptent les hauts risques vs les faibles risques en tant qu’investisseurs. Vous pouvez également identifier vos prospects d'autres façons afin de les segmenter: par le type d’industrie, son chiffre d’affaires, les différents produits offerts / les versions (standard dans les compagnies manufacturières et les fabricants de logiciels), les préférences, la localisation, les habitudes d'achat, l’âge, les habitudes de vie et bien plus encore. Les UDFs sont mis en place dans une structure arborescente et il existe cinq types d'UDFs: les champs en table (avec une liste d'éléments à sélectionner), les champs de date, les champs numériques, les champs alphanumériques et des champs de calcul donnant le résultat dans ce champ de la combinaison d'autres UDFs . Alors qu'il est très facile de créer des UDFs, nous recommandons qu’il y ait seulement une ou deux personnes dans votre entreprise ou votre département qui auront le droit de créer de nouveaux UDFs. Ceci est parce que vous devez les créer dans la partie administrateur du programme, et c'est aussi pour que vous n'encombriez pas vos données avec des UDFs redondants.

  2. Gestion des listes ciblées - Lorsque vous avez identifié chaque client et prospect avec les UDFs appropriés afin de les catégoriser ou d'avoir leurs profils (dans la section UDF) de qui ils sont en relation avec votre entreprise, il est désormais très facile pour vous de faire recherches sur tous les champs, incluant aussi les champs de base et ceux du système tels que nom, société/compagnie, état ou province, catégorie, et ainsi de suite. Ceci vous permettra de commencer à conserver des listes favorites que vous pouvez réutiliser pour une variété de choses comme des campagnes par courriels, faire le suivi des ventes ou de télémarketing, des comptes-client, et beaucoup plus. Par ailleurs, la puissance de la capacité de recherche dans Maximizer CRM est renforcée avec des recherches qui sont cataloguées par touche d'accès en un seul clic. Nous passerons en revue dans un prochain article comment faire l’organisation des colonnes d’information. C'est là où la puissance de Maximizer CRM brille le plus : dans la gestion des listes ... et, si vous avez les droits, vous pouvez en un seul clic exporter la liste directement dans Excel, pour être utilisée dans un rapport, ou enregistrée dans un fichier .csv pour l'envoi à une compagnie externe qui expédie les courriels de masse ou pour une campagne de publipostage direct (c'est si vous n'avez pas soit l’Édition Group ou soit l’Édition Enterprise qui ont le module d'automatisation des campagnes de marketing.

    Voici les étapes à utiliser:
    Étape 1: À l'onglet Recherches (Search Tab), cliquez sur ‘Tous les champs’ (All Fields) pour effectuer une recherche avec n'importe quels critères de recherche différents (vous assurer d'inclure au moins un des champ de base, soit le nom de société/compagnie ou nom du contact), et continuez à ajouter (Add) les autres critères à l'aide vos valeurs spécifiques (UDF).

    Étape 2: Pendant que vous êtes dans cette fenêtre de recherche, sauvegardez cette recherche dans le catalogue avec un nom qui l’identifie.

    Étape 3: Cliquez sur OK après avoir sélectionné les conditions de recherche pour afficher la liste dans le Carnet d’adresse et la sauvegarder comme liste favorite si désirée.

    Étape 4: Changez l’organisation des colonnes du Carnet d’adresse en utilisant la flexibilité de gestion des listes de Maximizer afin de voir les champs que vous avez cherchez.

    Étape 5: Exportez la liste vers Excel si vous voulez continuer à manipuler la liste - sinon, vous pouvez commencer à utiliser la liste pour le but qu’elle a été créée directement dans le Carnet d'adresses.

Si cela vous a confondu, vous pourriez avoir besoin d’un rappel de votre formation Maximizer, ou pour un nouvel employé à rapidement s’y reconnaître, nous pouvons mettre en place une formation d’une demi-journée à vos bureaux ou via une session web, si c'est le cas, envoyez-moi un courriel (cliquez sur la barre latérale à ‘contactez-moi par courriel’) ou contactez-moi par téléphone au 514-488-1221, ext. 202.


Monday, July 25, 2011

CRM and Social Media – Can they help in building better relationships?

This post is from Paul Pitman, solutions architect at Collier Pickard, located in United Kingdom. They are a partner of Maximizer Software, which is based in Vancouver Canada. He has us reflect on social media and their interactions with CRM. I wanted to share his thought on this subject with you.

What follows is his blog post dated June 13, 2011 that he graciously accepted that I re-post here in my blog.

You can find their blog with this link :

info.collierpickard.co.uk/blog

Let’s read his post :

Those above a certain age will no doubt recall when a “friend” was more than a contact on a social networking site. Friendships and relationships were built over many years. They involved the development of trust and acceptance, many started from shared interests or common goals. None of them required quantification or scientific analysis. The ones that stood the test of time were invariably built on honesty. They took work and effort, and they delivered a pay back, even though none was ever sought.

The stronger the relationship the greater the ability to talk about not just the good times, but also the challenging times. In our most important personal relationships, we can instantly recall salient facts from conversations dating over many years. This simple but practical demonstration of care and interest fosters the respect and trust so essential to a relationship. Equally, honesty and the security of knowing that there is no need to hide the truth – improves communication and understanding and deepens the bond of trust.

So early CRM systems took the simple approach to use a database to record data and over time all of these points became lost in the drive to “Manage” every point of contact.

Now we stand at the edge of a change in CRM with the integration of Social Networking, and the development of inbound marketing tools that seek to identify areas of common interest. As social networks spread, and the background noise of social interaction grows, people are increasingly striving for real as well as virtual relationships. Armed with the constant feed of information on our “friend” or contacts every footprint in cyberspace we are now able to learn the behaviours that will strengthen and deepen relationships. Accurate profiling is no longer limited to the questions we ask, but can include information on unbidden responses gathered from a multitude of sources.

The ability of CRM platforms to provide the context of a relationship reduces the chance of misunderstanding. Equally the ability to share the background to any decision with the interested parties supports the dialogue that builds consensus. So the integration of the social context within our client profile becomes a key to relationship development.

So the future will once again be driven by who we know, but now our ability to build relationships will be supported by CRM not audited by CRM. Let’s hope that ultimately this will improve the quality of relationships, not just the quantity.

Médias sociaux et CRM – Peuvent-ils aider à bâtir de meilleures relations?

C’est Paul Pitman, architecte de solutions chez Collier Pickard, compagnie située au Royaume-Uni et partenaire de Maximizer Software, compagnie de Vancouver Canada, qui nous fait réfléchir sur les médias sociaux et leurs interactions avec un CRM. J’ai voulu partager avec vous sa réflexion sur ce sujet.

Ce qui suit est son article de leur blogue daté du 13 juin 2011 qu’il a gracieusement accepté que je ‘re-post’ dans mon blogue.

Vous pouvez trouver leur blogue avec ce lien :
http://info.collierpickard.co.uk/blog

Je lui cède la place :

Ceux parmi nous au-dessus d'un certain âge se rappelleront sans doute quand un «ami» signifiait plus qu'un contact sur un site de réseautage social. Les amitiés et les relations étaient construites sur plusieurs années. Elles se formaient avec le développement de la confiance et de l'acceptation mutuelles, partant souvent d’intérêts communs ou d’objectifs communs. Aucune d'entre elles devait être quantifiée ou analysée scientifiquement. Celles qui restaient après l'épreuve du temps étaient invariablement construites sur l'honnêteté. Elles prenaient travail et effort, et elles livraient un retour, même si aucun n'avait jamais été sollicité.

Plus fort est la relation plus grand est la capacité de parler non seulement des bons moments, mais aussi des moments difficiles. Dans nos relations personnelles les plus importantes, nous pouvons nous rappeler instantanément les faits saillants de conversations datant de nombreuses année. Cette démonstration simple mais pratique d’attention et d'intérêt favorise le respect et la confiance si essentielles à une relation. De même, l'honnêteté et la sécurité de savoir qu'il n'y a pas besoin de cacher la vérité – en améliore la communication et la compréhension et en approfondit le lien de confiance.

Ainsi au début, les systèmes de CRM ont pris l'approche simple d’utiliser une base de données pour enregistrer les échanges et au fil du temps, tous ces points se sont perdus avec la poussée à «gérer» chaque point de contact.

Aujourd’hui nous sommes au bord d'un changement dans le CRM avec l'intégration des réseaux sociaux et le développement d'outils de marketing entrant qui cherchent à identifier les domaines d'intérêt commun. Comme les réseaux sociaux se répandent, et le bruit de fond de l'interaction sociale augmente, les gens doivent faire de plus en plus d’efforts pour avoir des relations réelles ainsi que virtuelles. Armés avec une source constante d'informations sur notre «ami» ou nos contacts, avec chaque empreinte dans le cyberespace, nous sommes maintenant en mesure d'apprendre les comportements qui permettront de renforcer et d'approfondir ces relations. Le profilage précis n'est plus limité aux questions que nous posons, mais peut inclure des informations sur les réponses recueillies spontanément auprès d’une multitude de sources.

La capacité des plates-formes CRM de fournir le contexte d'une relation, réduit le risque de malentendu. De même, la possibilité de partager ce contexte à toute décision avec les parties intéressées soutient le dialogue qui construit un consensus. Ainsi l'intégration du contexte social à notre profil de la clientèle devient une clé du développement des relations.

Donc l'avenir sera de nouveau entraîné par qui nous connaissons, mais maintenant notre capacité à bâtir des relations sera soutenue par le CRM et non auditée par le CRM. Espérons finalement que cela va améliorer la qualité des relations, pas seulement la quantité.

Wednesday, June 29, 2011

Demystifying Workflow Automation - part 2

I am revisiting Workflow Automation in this post. For a detailed explanation of Workflow Automation as it relates to its use with a CRM you can go to the article of August 2010, which would be considered part one.

This is more for it’s use with Maximizer CRM.

Workflow Automation for Maximizer CRM is a separate and optional application created by KnowledgeSync and combines Business Intelligence and Workflow technologies.

Workflow Automation enables you to identify and monitor critical business data within your business’ systems comprising of Maximizer CRM database, other applications, and incoming email messages. In effect allowing you to automatically respond to critical business activities as they happen and when potential issues are identified before they create problems, the people who need to know can act on the information by receiving an alert.

With Workflow Automation, you can apply business rules to all your data – no matter where it resides – and learn of those potential issues while there is still time to act. Upon detecting, Workflow Automation triggers real-time alert messages via email, fax, pager, PDA, screen pop, and webcast. It can generate, schedule and deliver Forms, Documents, and Crystal Reports, and executes Workflow to update applications with the information an organization requires. It’s easy for Workflow Automation to completely automate lead qualification, lead assignment and lead tracking.

Workflow Automation for Maximizer CRM provides over 80 predefined queries and over 40‘Events’ defined using these queries. This EventPaks, included in all four suites, offers a quick way to get started using Workflow Automation. Events have been preconfigured for many common processes within Maximizer CRM , and they can also be easily customized to include your own user-defined fields. Or you can simply apply your business context and logic to define ‘queries’ to search the massive amounts of information coming into your business every day and alert people or assign tasks automatically by configuring Workflow Automation to monitor critical events, then defining the actions you want to take upon that event such as creating a hotlist task with an alarm, or sending an email to alert a manager.

It could be used to alert when a customer service case is going over your allowed length of time a case may be open. Your own business rules could be to distribute a certain number of leads per each sales reps, a maximum amount of cases to your customer service reps, if a forecast will be unmet at a set time or if leads are not responded to in a predefined time after being distributed. In each case, you can set the Workflow Automation to send an email notifications to the affected employees and managers and attach a Crystal Reports containing the alert information.


Powerful and flexible, the Workflow Automation Suite is quickly deployed, simple to use, and easy to administer so you can focus on building successful, profitable customer relationships.

Workflow Automation is offered in four suites: Unlimited, Corporate, Basic and Lite. They are custom built for Maximizer CRM.


  • Unlimited Suite enables an unlimited number of active ‘Events’ in Maximizer CRM, an unlimited number of external database connections, and includes the Email Response Systems to monitor and take action on incoming emails.

  • Corporate Suite also offers unlimited number of active ‘Events’ in Maximizer CRM and the Email Response System, but is limited to one database connections. (i.e. Maximizer CRM).

  • Basic Suite also offers unlimited number of active ‘Events, in Maximizer CRM and is limited to one database connections, but does not contain the Email Response System.

  • Lite Suite has limited automation and response functionality and allows only 6 active events at one time.

If you think your data is sitting passively in your CRM – this is no longer the case when you add Workflow Automation. It’s like adding a console of alert buttons that will flash when conditions are met and you have a team of experts combing your data constantly... Beam me up Scotty!

Démystifier le Workflow Automation - partie 2

Je revisite le Workflow Automation dans cet article. Pour une explication détaillée de Workflow Automation en ce qui concerne son utilisation avec un CRM, vous pouvez aller à l'article du mois d'août 2010, qui serait considéré comme partie 1.

C'est plus ici pour son utilisation avec Maximizer CRM.

Le Workflow Automation pour Maximizer CRM est une application séparée et en option créée par KnowledgeSync qui intègre les technologies de Business Intelligence (Intelligence d’affaires) et de Workflow (gestion des processus).

Le Workflow Automation vous permet d'identifier et de surveiller les données critiques de l'entreprise au sein des systèmes de votre entreprise comprenant des bases de données dont Maximizer CRM, d'autres applications, et des courriels entrants. En effet ce WFA (Workflow Automation), vous permet de répondre automatiquement à des activités critiques de l'entreprise au fur et à mesure qu’ils se produisent; ainsi les situations potentiellement problématiques sont identifiées avant qu'elles ne créent des problèmes, les gens qui ont besoin de savoir peuvent agir sur l'information en recevant une alerte.

Avec le Workflow Automation, vous pouvez appliquer des règles d’affaires pour toutes vos données - peu importe où elles résident - et être au courant de ces problèmes potentiels alors qu'il est encore temps d'agir. Lors de la détection, le Workflow Automation déclenche en temps réel des messages d'alerte par courriel, télécopieur, téléavertisseur, PDA, pop écran, et une webdiffusion. Il peut générer, mettre au calendrier et livrer les formulaires, documents, et rapports Crystal Reports, ainsi qu’exécuter une fonction du Workflow pour mettre à jour les applications avec les informations qu'une organisation exige. Il est facile pour le Workflow Automation de complètement automatiser la qualification des leads de ventes, de les affecter à un vendeur et d’en faire les suivis.

Workflow Automation pour Maximizer CRM fournit plus de 80 requêtes prédéfinies et plus de 40 «Événements» définis à l'aide de ces requêtes. Cet EventPaks, inclus dans les quatre suites, offre un moyen rapide pour commencer à utiliser le Workflow Automation. Les événements ont été préconfigurés pour de nombreux procédés communs dans Maximizer CRM, et ils peuvent également être facilement personnalisés pour inclure vos propres champs définis par l'utilisateur (UDF ou User Defined Fields). Ou vous pouvez simplement appliquer vos contextes et logiques d'entreprise pour définir vos "requêtes" pour rechercher les quantités massives d'informations que votre entreprise reçoit tous les jours; alerter les gens ou assigner des tâches automatiquement en configurant Workflow Automation pour surveiller les événements critiques; ensuite définir les actions que vous voulez prendre sur cet événement comme la création d'une tâche Hotlist avec une alarme, ou en envoyant un courriel pour alerter un gestionnaire.

Un événement du WFA pourrait être utilisé pour alerter quand un cas de service à la clientèle dépasse le temps que vous avez autorisé d’être ouvert (non réglé) et un autre pour assigner un montant maximum de cas à vos représentants du service à la clientèle.

Un événement du WFA avec vos propres règles d’affaires pourraient être de distribuer un certain nombre de leads pour chaque représentant de ventes et un autre pour avertir quand les leads ne sont pas répondus dans un temps prédéfini après avoir été distribués. Un autre si les prévisions des ventes ne seront pas rencontrées à une heure donnée.

Dans chaque cas ou événement, vous pouvez définir le Workflow Automation pour qu’il envoie un avis par courriel aux employés touchés et leurs supérieurs ainsi que joindre un rapport Crystal Reports contenant les informations d'alerte.

Puissant et flexible, la suite Workflow Automation est rapidement déployée, simple à utiliser, et facile à administrer afin que vous puissiez vous concentrer à bâtir avec succès, des relations clients profitables.

Le Workflow Automation est offert en quatre suites: Unlimited, Corporate, Basic et Lite. Ils sont faits sur mesure pour Maximizer CRM.
  • La suite Unlimited permet un nombre illimité d’événements actifs dans Maximizer CRM, un nombre illimité de connexions bases de données externes, et comprend les systèmes de réponse par courriel pour surveiller et prendre des mesures sur les courriels entrants.

  • La suite Corporate offre également un nombre illimité d’événements actifs dans Maximizer CRM et le système de réponse par courriel, mais celle-ci est limitée à une connexion à une base de données. (Maximizer CRM).

  • La suite Basic propose également un nombre illimité d'événements actifs, dans Maximizer CRM, et est limitée à une connexion à une base de données, mais elle ne contient pas le système de réponse par courriel.

  • La suite Lite est limitée dans son automatisation d’événements et dans ses fonctionnalités de réponse, cette suite permet seulement 6 événements actifs à la fois.

Si vous pensez que vos données sont assises passivement dans votre CRM - ce n'est plus le cas lorsque vous ajoutez le Workflow Automation. C’est comme si vous ajoutiez une console de boutons d’alerte qui clignote lorsque les conditions sont remplies et que vous aviez une équipe d’experts en train de passer au peigne fin vos données en permanence… Beam me up Scotty!

Monday, May 30, 2011

Do you feel the need for speed?

Here you are, having a lot of new contacts or companies to enter in your database after a trade show and you feel the need for speed…

As a CRM Power User, I have a few tips for those who like shortcuts to go faster and be more efficient, it is fun too. Become a Maximizer Power User with this post.

Using the ‘Default Entry’ makes you a Power User

Using the Default Entry you can shortcut data entry, with this entry that is user independent for any Maximizer user, you fill some fields in advance when many fields will be common to many entries. Then when you create a new company or new contact, some fields will already be filled, like the fields for City, Province, Country, also part of the area code for postal code or telephone regional code. You can prefill any Basic Information fields and even User Defined fields! (Your ‘Master’ User has usually exclusive rights to create new fields). You will find the Default Entry in the Setup ribbon bar in the current version 11 and in previous version you will find it in the drop down menu Edit on the menu bar. Here is a picture of my Default Entry:

Doing Shortcuts with Keys

I am talking about Shortcuts Using Keys. If you feel the need for speed, sometimes the mouse is not the fastest way to navigate a page. Here are a few of them that can make you faster by using these shortcuts:

When you are in a date field, rather than clicking on the down arrow in the field to get the drop-down calendar for the month, then you have to select the date, instead you can without calling up the calendar use those keys to:
- the up arrow will move back a day
- the down arrow will move ahead one day
- the Page Up key will move back one month to the day
- the Page Down key will move ahead one month to the day
- the Ctrl+Page Up will move back one year to the day
- the Ctrl+Page Down will move ahead one year to the day

The following tip is for previous versions of Maximizer CRM:

Notice every menu selection and you will find most of them have an underlined character. If you press the Alt key then the underlined character, you will go to this area of the window immediately.
As an example, you are in the main window and you want to use the Search function on the menu bar. You press Alt then S, it brings the drop down menu for searches, from there just pressing the underlined character will call the function.

For those so lucky to have the current version 11 of Maximizer CRM:

This is so neat! When you look at the ribbon bar and press just the ALT key, it will overlap numbers and characters, you just have to press one of those number or character and you activate that function or tab. Let say you press T as an example, which is above the Tools tab, it will then show now the characters for each of the functions in the Tools ribbon! So you can now access those functions directly with their individual character.

If you are in another ribbon, let say the Search ribbon and you want to go to the Tools ribbon, by pressing ALT + T keys, it switches to the Tools ribbon and activate all the characters for the functions in Tools… how cool!

Now notice something else when you hover the mouse on top of certain functions, it shows a brief description of the function and if you see a F(n), this F(n) is also a direct access key. Then you can access that function directly with one of the top F keys – as an example the Phone Tool can be directly accessed with the F7 key – no matter which ribbon functions are displayed. And for this particular function if you use the combination of the CTRL key + F7 it will bring you the Phone Log.

In all versions, pressing the Esc key will close a menu selection or drop down menu, even stop a search that is running.

If you are interested in getting training as a refresher or for a new hire to ramp up quickly, contact me by email clicking on the specific area of my email on the right margin.

If you have some tips or tricks to go faster, please share them in the comment section below.

Vous sentez-vous le besoin de vitesse?

Vous voici, après une foire commerciale, à avoir beaucoup de nouveaux contacts ou compagnies à entrer dans votre base de données et vous vous sentez le besoin de vitesse...

Étant une utilisatrice aguerrie ou ce qu’on appelle un ‘Power User’, j'ai quelques astuces dans cet article pour ceux qui aiment les raccourcis pour aller plus vite et être plus efficace, c’est amusant aussi. Vous deviendrez un Maximizer ‘Power User’ en mettant en pratique ce qui suit.

L’utilisation de l'entrée par défaut ‘Default Entry’ fait de vous un utilisateur en puissance… d’accélération

Avec l’utilisation de l'entrée par défaut, vous prendrez un raccourci pour gagner du temps à faire la saisie de données. Avec cette entrée, qui est disponible à chaque utilisateur Maximizer, vous remplissez certains champs à l'avance quand plusieurs champs seront communs à de nombreuses entrées. Ensuite, lorsque vous créez l’entrée pour de nouvelles compagnies ou de nouveaux contacts, certains champs seront déjà remplis, comme les champs de Ville, Province, Pays, également une partie de l'indicatif régional pour le code postal ou le code téléphonique régional. Vous pouvez pré-remplir tous les champs de l’écran ‘Basic Information’ ainsi que les champs créés par l’utilisateur (votre utilisateur ‘Master’ a normalement l’exclusivité pour créer de nouveaux champs). Vous trouverez l'entrée par défaut dans ‘Setup’ dans la barre en ruban de la version actuelle 11 et dans les versions précédentes, vous la trouverez dans le menu déroulant Modifier (ou Edit) sur la barre de menu. Voici une reproduction de mon entrée par défaut:

Faire des raccourcis avec les touches du clavier

Je parle de raccourcis en utilisant les clés du clavier d’ordinateur. Si vous vous sentez le besoin de vitesse, parfois la souris n'est pas le moyen le plus rapide pour naviguer une page. Voici quelques-uns d'entre eux qui peuvent vous rendre plus rapide en utilisant ces raccourcis:

Lorsque vous êtes dans un champ de date, plutôt que de cliquer sur la flèche vers le bas pour obtenir le calendrier pour le mois ou vous devez choisir le jour, vous pouvez à sa place, sans avoir à chercher le calendrier, utiliser les touches suivantes:

- la flèche vers le haut recule d’un jour
- la flèche vers le bas avance d’un jour
- la touche Page Up revient d’un mois jour pour jour
- la touche Page Down avancera d’un mois jour pour jour
- les touches Ctrl+Page Up recule d'un an jour pour jour
- les touches Ctrl+Page Down avancera d’un an jour pour jour

L'astuce suivante est pour les versions précédentes de Maximizer CRM:

Remarquez chaque sélection de menu et vous trouverez que la plupart d'entre eux ont un caractère souligné. Si vous appuyez sur la touche Alt, puis le caractère souligné, vous irez à cette zone de la fenêtre immédiatement.

A titre d'exemple, vous êtes dans la fenêtre principale et vous voulez utiliser la fonction de recherche sur la barre de menu. Vous appuyez sur Alt, puis S (Alt+S), le menu déroulant est aussitôt présenté pour les recherches, à partir de là simplement en appuyant sur le caractère souligné appelle la fonction.

Pour ceux qui sont si chanceux d'avoir la version actuelle 11 de Maximizer CRM:

C’est tellement ingénieux ! Quand vous regardez la barre de ruban et appuyez simplement sur la touche Alt, vous verrez apparaître des chiffres et des caractères, il vous suffit d'appuyer sur un de ces numéro ou caractère et vous activez cette fonction ou l’onglet. Disons que vous appuyez sur la touche T après avoir fait Alt, qui est au-dessus de l'onglet Tools (Outils), vous verrez alors apparaître maintenant les caractères pour chacune des fonctions dans le ruban Tools (Outils)! Ainsi, vous pouvez accéder à ces fonctions directement avec leur caractère individuel.

Si vous êtes dans un autre ruban, disons dans l’onglet Search (Recherche) du ruban et vous voulez aller à l’onglet Tools (Outils) du ruban, en appuyant sur les touches Alt + T, ça passe à l’onglet Tools avec le ruban de ses fonctions et vous activez tous les caractères pour les fonctions qu’on y retrouve ... c’est cool!

Maintenant, remarquez quelque chose d'autre quand vous passez la souris au-dessus de certaines fonctions, il montre une brève description de la fonction et si vous voyez un F (n), ce F (n) est aussi une touche d'accès direct. Ensuite, vous pouvez accéder à cette fonction directement avec l'une des touches F de la première rangée de votre clavier - comme par exemple l'outil de téléphone peut être directement accessible par la touche F7 - quel que soit le ruban en fonction affiché. Et pour cette fonction particulière si vous utilisez la combinaison des touches CTRL + F7 il vous apportera le journal (log) de l’outil téléphone

Dans toutes les versions, appuyer sur la touche Esc fermera la sélection d’un menu ou le menu déroulant, et même arrêtera une recherche qui est en cours d'exécution.

Si vous êtes intéressés à obtenir une formation pour vous perfectionner ou pour accélérer l’apprentissage d’une personne nouvellement embauchée, contactez-moi par e-mail en cliquant dans l’endroit spécifié de la marge de droite

Si vous avez des trucs ou astuces pour être plus rapide, partagez-le dans un commentaire ci-dessous.

Friday, April 15, 2011

Excel is ALSO not a CRM ...

Further to the article 'Why Outlook is not a CRM', I wanted to do another one on why Excel cannot be a CRM, but since I found an article on the Maximizer CRM Central blog, the company who makes Maximizer CRM, written by Byron Heath and his case story demonstrates this so well, I have included his post below, after my major reason why Excel can not be a CRM...

Excel helps us make lists, reports, calculations and is an 'excel-lent' spreadsheet - but it really is not ideal to use as a CRM database. Here's my major reason why:

This is not an application 'equipped' to do customer follow ups, among other things. For example: you can not do with Excel date fields to give you a warning a few days or weeks in advance of the event to an action on that information, as an example: you're a florist and you have collected for some of your clients their wedding anniversary dates, two weeks before the date you want a reminder from your customer relationship management application for you to phone or send an email to your client with a message encouraging them to come by the store or go to your website to see your flower arrangements so they do not forget to celebrate this date. Another example: you have maintenance contracts for offices and a month before they expire, you want to be reminded to send a letter with a renewal of the contract.

Another important thing to consider: these warnings are tasks to do in your task list or in your calendar, Excel would not be the application that could help you manage these events. As you will see again, it is not a matter of eliminating Excel, but using it better, as we saw with Outlook.

Here is reposted, the article by Byron Heath, blogger on the Maximizer CRM Central blog:

You can read more on how to ‘Better Your Business with CRM’ on their blog: http://www.maximizercrmcentral.com/blogs/

Reporting and Backwards-Engineering a Data Structure: A True Story

Many years ago, in a land far, far away (it was India), my good friend Steve and I were brought in for a large upgrade of 185 users (Steve has since transitioned to pre-sales where he passes his wisdom to those considering purchasing Maximizer).

A company in India had an installation of Maximizer. The fact was they had not been utilizing Maximizer very well. There were issues in motivating people to do the data entry, Head Office had designed the database structure which did not fit their local needs, and most of all they were not generating any reports from the database.

On our first day we met with the Project Manager and the CRM committee. Their idea to improve the acceptance and use of Maximizer was to stop the manual generation of six very time consuming and important Excel reports, and generate them from the Maximizer database.

What we discussed with the project managers in India revolutionized how I approach implementation of Maximizer anywhere in the world today. (see Note 1)

The process they were using with Excel may be familiar for many of you: the six Excel spread sheets were, in fact, reports, but just happened to be used for data entry as well.

The existing process was:

  • 185 users all had a copy of each of the 6 Excel sheets.
  • Each filled in the data from customers and projects during the week
  • The users sent the excel spread sheets to their manager.
  • The middle manager consolidated the Excel sheets and sent a single sheet to the Regional Manager.
  • The Regional Manager consolidated the Excel sheets he received and sent them to the VP of Sales.
  • The VP of sales consolidated the Excel sheets into a single final report.
  • Sound familiar?

They saw the consolidation of the reports as the issue or waste of time in this process. We saw more then just the consolidation of databases as their issue:

  • Excel could still be used as the reporting tool, updated with the press of a button.
  • Maximizer being far superior tool for data entry as compared to Excel would also save the users time and effort.
  • We should use them as they were intended using Maximizer as the single data entry point and a single “live” Excel report.

It was like in a cartoon when a light bulb appears over your head: we all got it.

We went to work with what is now a process I go through for every new site and every new process or report:

  • Starting with the Excel sheets we mapped back each field in the report to the appropriate module and field in Maximizer
    o Where there were gaps and fields did not exist we created them in Maximizer.
  • After the field creation we worked on a custom training document for data entry
    o For each report a process for data entry was created.
  • Next, we recreated each report that would pull data live from Maximizer
    o We created queries to extract the data
    o Excel spread sheets were formatted to look like the original sheets they had used for data entry and connected to the query.
  • The result was a streamlined data entry process, a single data entry point in Maximizer and 6 “live” Reports in excel format
    o Data entry was reduced
    o Data at the central database was far more up to date as compared to multiple Excel sheets method
    o Reports could be run from any office or manager with the press of a button
    o It was a win-win situation for users and management.
This was the turning point for this company, and they never looked back. They now have tens of reports on which they rely in multiple formats: Excel, Access, and Crystal Reports. Each created using the same “backwards engineering” procedure we designed above.

Backwards engineering approach revolutionized my approach to new databases, reports or business processes and is something you will hear from me a great deal. It ensures the “core” needs of your CRM project are met and your data structure has a solid foundation from which to continue to build.

Lessons:

  1. Never build your database structure and then say ‘lets build a report”. Design your report and build the database structure based on the report or process
  2. Backwards Engineering ensures the “core” needs of your CRM project are met and your data structure has a solid foundation from which to continue to build.
  3. Don’t get caught up in how you have done things in the past. Map out your processes and reports and data entry process in what would be the “ideal” way not “this is how we used to enter our projects in ….”

NOTE 1 - WHAT BYRON DOES, E-REPORTING.CA INC., BEING A CERTIFIED SOLUTION PROVIDER FOR MAXIMIZER CRM SINCE 17 YEARS, DO IN QUEBEC : USING THE SAME BACKWARD ENGINEERING APPROACH. TO HAVE AN ANALYSIS DONE YOU CAN CONTACT THEM AT 514-488-1221 OR YOU CAN SEND ME AN EMAIL WITH THE LINK ON THE RIGHT.

Wednesday, April 13, 2011

Excel n'est pas non plus un CRM...

Pour faire suite à l’article 'Pourquoi Outlook n’est pas un CRM', je voulais en faire un autre sur pourquoi Excel ne peut pas non plus être un CRM, mais comme j’ai trouvé un article sur le blog de la compagnie qui fait Maximizer CRM écrit par Byron Heath et comme son histoire de cas le démontre si bien, je l’ai inclus ci-dessous, avec ma raison majeure pourquoi Excel ne peut pas être un CRM…

Excel nous aide à faire des listes, des rapports, des calculs et est un ‘excel-lent’ chiffrier électronique - mais ce n'est vraiment pas l'idéal pour s’en servir comme base de données CRM. Voici ma raison majeure pourquoi:

Ce n'est pas une application 'outillée' pour faire les suivis des clients, entre autres. Par exemple: vous ne pouvez pas avec Excel faire des champs de date pour avoir un avertissement quelques jours ou semaines d'avance avant l'événement pour faire une action sur cette information, comme exemple: vous êtes un fleuriste et vous avez recueilli de certains de vos clients leurs dates d'anniversaire de mariage et deux semaines avant cette date vous voulez avoir un rappel de votre gestionnaire de clients pour leur téléphoner ou envoyer un courriel avec un message pour les inciter à passer en boutique ou aller sur votre site web pour voir les possibilités d'acheter un de vos arrangements floraux afin qu’ils n’oublient pas de souligner cette date. Autre exemple: vous avez des contrats d’entretien de bureaux et lorsqu’ils viennent à échéance, un mois avant vous voulez avoir un rappel pour envoyer une lettre avec une reconduction du contrat.

Autre chose d’important à considérer pour ces alertes: ce sont des tâches à faire dans une liste des tâches ou dans un calendrier, ce ne serait pas vraiment Excel qui pourrait vous aider à gérer ces événements. Comme vous le verrez encore, il ne s’agit pas d’éliminer Excel mais de mieux l’utiliser, tout comme pour Outlook.

Voici l’article de Byron Heath, blogueur sur le blog de Maximizer CRM Central, reproduit ci-dessous:

Vous pouvez en lire davantage, en anglais, sur comment ‘Better Your Business with CRM’ sur leur blog: http://www.maximizercrmcentral.com/blogs/

Les rapports et la rétro-ingénierie d’une structure de données: une histoire vraie

Il y a plusieurs années, dans un pays loin, très loin (c’était en Inde), mon bon ami Steve et moi y avons été amenés pour une mise à niveau importante de 185 utilisateurs (Steve a depuis transitionné dans la pré-vente où il passe sa sagesse à ceux qui envisagent d’acquérir Maximizer).

Cette société en Inde avait une installation de Maximizer. Le fait était qu'ils n'utilisaient pas très bien Maximizer. Ils avaient des problèmes à motiver les gens à faire la saisie des données, le bureau-chef avait conçu une structure de la base de données qui ne correspondait pas à leurs besoins locaux, et surtout ils ne généraient aucun rapport venant de la base de données.

Le premier jour nous avons rencontré le chef de projet et le comité de CRM. Leur idée pour améliorer l'acceptation et l'utilisation de Maximizer était d'arrêter la production manuelle de six rapports Excel très importants qui prenaient beaucoup trop de temps à produire, et de les générer à partir de la base de données Maximizer. Ce que nous avons discuté avec les responsables du projet en Inde a révolutionné ma façon d'aborder l’implémentation de Maximizer n'importe où dans le monde à compter de ce moment-là. (voir Note 1)

Le processus qu'ils utilisaient avec Excel peut sembler familier pour beaucoup d'entre vous: les six feuilles de calcul Excel étaient, en fait, des rapports, mais il se passait qu’ils les utilisaient aussi pour faire la saisie des données. Le processus existant était comme suit:


  • Les 185 utilisateurs avaient tous une copie de chacune des 6 feuilles Excel.

  • Chacun remplissait les données des clients et des projets au cours de la semaine.
  • Les utilisateurs envoyaient le fichier Excel à leur gérant.

  • Ces cadres intermédiaires consolidaient les feuilles Excel et envoyaient un seul fichier au gestionnaire régional.
  • Chaque gestionnaire régional consolidait les feuilles Excel qu’il recevait pour sa région et les envoyait au vice-président des ventes.
  • Le vice-président des ventes consolidait les feuilles Excel des régions en un seul rapport final.
  • Ça vous semble familier?

Ils ont vu la consolidation de ces rapports comme le problème ou la perte de temps dans ce processus.

Nous avons vu plus que juste la consolidation des bases de données comme problème:


  • Excel pouvait encore être utilisé comme outil de rapport, mis à jour en appuyant sur un bouton.
  • Maximizer, étant un outil de loin supérieur pour l'entrée des données par rapport à Excel, ferait également sauver du temps et des efforts aux utilisateurs.
  • Nous devions les utiliser tel ce pourquoi ils étaient conçus : Maximizer comme point d'entrée de données unique et un seul rapport Excel en temps réel.

C'était comme dans un dessin animé quand une ampoule allumée apparaît au-dessus de votre tête: nous avions tous compris. Nous nous sommes mis à travailler avec ce qui est maintenant un processus que je reproduit pour chaque nouveau site et chaque nouveau processus ou rapport:

  • En commençant avec les feuilles Excel, nous avons établi le lien prenant chaque champs du rapport en le retrouvant dans le module et champ appropriés dans Maximizer. - Là où il y avait des lacunes et des champs qui n'existaient pas, nous les avons créés dans Maximizer.
  • Après la création des champs, nous avons travaillé sur un document de formation sur mesure pour la saisie des données. - Pour chaque rapport un processus de saisie des données a été créé.
  • Ensuite, nous avons recréé chaque rapport qui allait extraire les données en direct de Maximizer. - Nous avons créé des requêtes pour extraire les données. - Les feuilles de calcul Excel ont été formatées pour ressembler aux feuilles originales qu'ils avaient utilisées pour la saisie des données et nous les avons reliées aux requêtes.

  • Le résultat a été un processus rationalisé de l’entrée des données, un seul point d’entrée des données dans Maximizer et 6 rapports "en direct" en format Excel. - La saisie des données a été réduite. - Les données à la base de données centrale sont beaucoup plus à jour comparé à l’ancienne méthode des multiples feuilles Excel. - Des rapports peuvent être exécutés à partir de n'importe quel bureau ou n’importe quel gestionnaire en appuyant sur un bouton. - Ce fut une situation gagnante-gagnante pour tous les utilisateurs et les gestionnaires.

Ceci a été le point tournant pour cette société, et ils n'ont jamais regardé en arrière. Ils ont maintenant des dizaines de rapports sur lesquels ils se fient dans de multiples formats: Excel, Access et Crystal Reports. Chacun créé en utilisant la même procédure de rétro-ingénierie telle que nous l’avons conçue.

Cette approche de rétro-ingénierie a révolutionné mon approche pour de nouvelles bases de données, rapports ou processus d'affaires et c’est quelque chose que vous m’entendrez parler encore. Elle assure ainsi que le «noyau» des besoins de votre projet CRM sont remplis et votre structure de données a une base solide pour continuer à se développer.

Leçons:

  1. Ne jamais construire la structure de votre base de données puis dire "créons un rapport". Concevez votre rapport et ensuite construisez la structure de la base de données basée sur le rapport ou le processus.

  2. La rétro-ingénierie assure que le «noyau» des besoins de votre projet CRM sont remplis et la structure de vos données a une base solide pour continuer à se développer.
  3. Ne pas se laisser prendre par la façon dont vous avez fait les choses dans le passé. Dressez vos processus et rapports ensuite le processus de saisie de données dans ce qui serait le moyen "idéal" et non pas «voici comment nous avons l’habitude d’entrer nos projets dans ...».

NOTE 1 – Ce que Byron fait, e-reporting.ca inc., étant un fournisseur certifié des solutions Maximizer CRM depuis 17 ans, le fait au Québec: c'est-à-dire d’utiliser l'approche rétro-ingénierie. Pour avoir une analyse, vous pouvez les contacter au 514-488-1221 ou vous pouvez m’envoyer un email avec le lien que vous trouverez à droite du blog.

Monday, March 7, 2011

Why is Outlook not a CRM?

If you think Outlook is the equivalent of a CRM, think again… allow me!

Why Outlook is not a CRM by itself?

No doubt Outlook is an excellent electronic mail manager with an address book, calendar and tasks list and a CRM has an address book, calendar and to-do list. The resemblance stops there, so what’s the dif?

A good Customer Relationship Management system, like Maximizer CRM, will integrate Outlook as one of it’s windows to view and make even better use of Outlook, without reinventing it but extending it.

Here’s how:

The Flexibility of Personalization

The most powerful function in Maximizer is it’s ‘list view’. From the beginning Maximizer works like we do, it shows people or companies in a list view rather than a form for each contact. This form is called the Basic Information sheet and contains, well the basics, name, address, phone numbers, which we don’t need to look at all the time. This is a major difference as in the Address Book window you can view the exact information you need as a view into the database that can be changed at will for what you need at the time you need it. You can create a list view with specific information/fields for prospects, clients, buyers, sellers, opportunities and tasks. Each piece of information is put in a column, and each column can be the sorting column, so you can put the list in alphabetical order, postal code order, city order, the choice is as you wish. You can even put more than one piece of information in the same column, not too many CRM will do that. Each column setup that you create is saved in a list to be reused in a snap! That’s flexibility in my book!

Now Maximizer goes further by having ‘following windows’, that means when you click on a person or company in the list, it displays the related information such as other contacts for that individual or company, notes, the list of User Fields that give at-a-glance a portrait of who the contact is in relationship to you. How about having your Ideal Client Profile, where does the person fit compared to your ICP!, you can also tell then how the entry is qualified and where he/she in the sales process!

These fields are not just to know who you are dealing with; every field can be searched and grouped. Can you say ‘target marketing’! All those that meet a set of your criteria, can be searched and appear in a list you can save as a Favorite List and send a mass letter, fax or email with your latest marketing info.
With Maximizer you can even narrow a list or add to a list you are building.
And this is so easily done!

Speaking of user fields, for Maximizer CRM we call them UDFs (User Defined Fields) and they are so very powerful and flexible. These fields can be used to profile, categorize, differentiate all your companies and people/contacts, you can arrange them in the order you need or want as a directory down to 3 levels! There are no limits to the number of UDF’s in Maximizer CRM. Impossible to do this with Outlook! In it, you can have category names per contact, but you have to go into the address book, choose the tab for fields and then select a category of fields… too cumbersome.

Maximizer CRM UDFs used in the Address Book window is so easy to see in a tree (directory view) on the tab that you view at the same time that you view the contacts and with the flexibility of choosing which fields you want to see in the main window - you can use any UDFs or basic fields to sort your contacts or companies for example: by amount ‘sold this month’, plus ‘year to date’ to easily find and cater to your 20% that brings in 80% of your sales/revenue. It can be used to do target marketing or segmenting for promotion by classifying/sorting by industries, regions, city, postal codes, etc… There is no limit to the number of views and uses you can have on your information. I have used Maximizer CRM to assist me superbly and efficiently to manage lists for whatever purpose I need or can think of. Not possible with just Outlook…

Usability

When using the address book, calendar and to-do list (called Hotlist in Maximizer) of Maximizer CRM, you will make everything more efficient because an appointment is attached to a contact, person or company, and is cross-referenced as a note entered automatically for the contact. You never have to reenter a name, address or phone number.

Same thing with tasks (to-dos or Hotlist), they are attached and cross referenced to a contact or as a personal task if it doesn’t involve any contacts.

Considering the fact that contacts are entered either for a company or for an individual, so a company has all the employees/staff all together, an individual is a professional without a company name but has a few assistants or is self-employed. Then all the notes for the company and for each individual are easy to view, what has happened in the past, any appointment set in the future, any tasks past and future, this is not possible with Outlook since it is a basic address book name by name in alphabetical order.

Then consider before emails. People were sending letters, faxes, thank you notes, real Christmas cards… and some still do. This is so easily done in Maximizer CRM as a merge between names, UDF and an integrated editor or using Microsoft Word. I would not thing of using anything else to help me be efficient. For each contact and company, you have a document tab, this is a real document manager as it’s an area to keep together all the correspondence. Now with emails being more used than letters, you save significant emails that are important for the history of the relationship in that same section, they are saved with 2 clicks: right click on the email to get the drop down menu then select ‘save to …name of person…’ and the email is now a document inside Maximizer CRM and can be shared, viewed and even responded to by others if you are in a company with whom you need to share information.

There is an advanced function in Maximizer called ‘Global Edit’ that can be used in both the Address Book or in the Opportunity Management section, it makes tasks for mass editing easy and a real time saver for the user. When group of people, customers, prospects or sales opportunities need to be reassigned to a new account manager, or a note needs to be added to several entries at one time, this function makes it so simple and fast, it even allows modifying multiple UDFs at the same time!

I’ll quickly tell about the creation of Action Plan since I have another post entirely on that subject, this is the scheduling of a string of appointments and/or Hotlist tasks that is set up as a reusable template and you can chose which company or person to apply a different Action Plan template for. Is it that you want to keep in touch once a month, every two months, quarterly, etc… Or is it that you want to handle a project like organizing an exhibit and things need to be planned and executed in a timely manner, and that are consistent every time you are an exhibitor at trade shows… Maximizer CRM is your full time assistant!

Did I mention how easy it is to keep the emails in each contact documents section for history, how easy it is to have email templates…

One other thing you have in Maximizer that’s so neat, your library! This is document management that’s so very useful, all the documentation that you have for business correspondence and are not attached to a contact as they are in each individual’s documents section, this is a area to keep the latest versions of forms, catalogs, price lists, and other reusable documents, ready to be emailed to a contact.

Upgrade and scalability

If you start with either the Entrepreneur or the Team Editions, that are contact and sales management applications, it is simple and seamless to have an upgrade path to the full CRM Editions of Group and Enterprise, so that your CRM grows with you with full featured Sales, Marketing and Customer Service and Support and can synchronize with people working on the road or at another location.

Maximizer already synchronizes contacts, calendar and tasks with Outlook.

This is not an either/or, it’s both!

Finally, the integration between Outlook and Maximizer CRM is seamless.

A CRM like Maximizer provides customers/prospects/contacts/suppliers/partners management; sales opportunity management; marketing campaign management and customer service and support management (those last two are in Group and Enterprise Editions) with many functionalities both basic and advanced that Outlook doesn’t have. And it is not an either/or, it’s best using both Maximizer CRM with Outlook! May I say that they are like Batman and Robin, they work together!

Any questions anyone on this subject?

Friday, March 4, 2011

Pourquoi Outlook n'est pas un CRM?

Si vous pensez qu’Outlook est l'équivalent d'un CRM, pensez-y bien... Permettez-moi!

Pourquoi Outlook n'est pas un CRM par lui-même?

Sans aucun doute Outlook est un excellent gestionnaire de courrier électronique avec un carnet d'adresses, agenda et liste de tâches et un CRM a un carnet d'adresses, agenda et liste de tâches. La ressemblance s'arrête là, alors c'est quoi la différence?

Un bon système de gestion des relations clients, connu sous le nom de CRM pour Customer Relationship Management, comme Maximizer CRM, va intégrer Outlook comme l'une de ses fenêtres à afficher et en faire un meilleur usage, sans le réinventer, mais en faire l’extension.

Voici comment:

La flexibilité de la personnalisation

La fonction la plus puissante dans Maximizer est la vue par liste. Depuis le début Maximizer est fait de la façon de travailler comme nous le faisons, il montre des personnes ou des compagnies dans une liste plutôt que d'un formulaire pour chaque contact. Ce formulaire est appelé ‘information de base’ et contient, et bien ce qui est courant : nom, adresse, numéros de téléphone, dont nous n'avons pas besoin de regarder tout le temps. C'est une différence majeure parce que dans la fenêtre Carnet d'adresses, vous pouvez afficher les informations exactes dont vous avez besoin pour une vision dans la base de données qui peut être changée à volonté pour ce que vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Vous pouvez créer une vue en liste des informations ou champs spécifiques pour les prospects, clients, acheteurs, vendeurs, les opportunités et les tâches. Chaque élément d'information est mise dans une colonne, et chaque colonne peut être la colonne de tri, donc vous pouvez mettre la liste dans l'ordre alphabétique, de code postal, de ville… le choix est tel que vous le souhaitez. Vous pouvez même mettre plus d'un élément d'information dans la même colonne, pas tout CRM qui peut le faire. Chaque configuration de colonnes que vous créez est sauvegardée dans une liste pour être réutilisée en quelques secondes! Ça c'est de la flexibilité dans mon livre!

Même que Maximizer va plus loin en présentant des ‘fenêtres suivantes’, cela signifie que lorsque vous cliquez sur une personne ou une compagnie dans la liste, il affiche les informations connexes telles que d'autres contacts pour cet individu ou compagnie, les notes, la liste des champs qui donnent à l'utilisateur, en un coup d'œil, un portrait de qui le contact est en relation avec vous. Que diriez-vous d'avoir votre Profil du client idéal, et où en est la personne par rapport à votre PCI! Vous pouvez aussi dire comment il s’est qualifié et où il/elle en est dans le processus de vente

Ces champs ne sont pas seulement pour savoir à qui vous avez affaire; tous les champs peuvent être recherchés et groupés. Pouvez-vous dire: le marketing ciblé! Tous ceux qui répondent à un ensemble de vos critères, peuvent être recherchées et apparaître dans une liste, vous pouvez l’enregistrer en tant que liste ‘favorite’ et envoyer en masse une lettre, un fax ou un courriel avec votre information marketing récente.
Avec Maximizer, vous pouvez même restreindre davantage une liste ou ajouter à une liste que vous bâtissez.
Et cela est si facile à faire!

Parlant de champs utilisateur, pour Maximizer CRM nous les appelons UDFs (User Defined Fields – champs définis par l’utilisateur) et ils sont tellement puissants et flexibles. Ces champs peuvent être utilisés pour faire le profil, classer, distinguer entre eux toutes vos entreprises et les personnes/contacts ; vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous avez besoin ou encore dans un répertoire jusqu’à 3 niveaux! Il n'y a aucune limite au nombre de UDFs dans Maximizer CRM. Impossible de faire ça avec Outlook! Pour celui-ci vous pouvez avoir des catégories par contact, mais vous devez aller dans le carnet d'adresses, sélectionnez l'onglet pour les champs, puis sélectionnez une catégorie de champs ... trop encombrant.

Les UDFs de Maximizer CRM que vous sélectionnez pour apparaître dans la fenêtre Carnet d'adresses (fenêtre principale) sont aussi facile à voir en arborescence dans l'onglet UDF en même temps que vous affichez les contacts. Vous pouvez utiliser n'importe quel UDF ou champ de base pour trier vos contacts ou compagnies, par exemple: par montant «vendus ce mois-ci», montant «année à ce jour» afin de trouver facilement vos 20% qui génèrent 80% de vos ventes/revenus et les prioriser. Ces recherches peuvent être utilisées pour faire du marketing ciblé encore ou la segmentation pour faire de la promotion en classant / triant par type d’industries, régions, villes, codes postaux, etc. ... Il n'y a pas de limite au nombre de points de vue et d'utilisation que vous pouvez avoir sur vos informations. J'ai utilisé Maximizer CRM pour m'aider à être superbement efficace pour gérer des listes à toutes fins. Ce qui n'est pas possible avec seulement Outlook...

Utilisabilité

Lorsque vous utilisez le carnet d'adresses, agenda et liste de tâches (appelée «Hotlist» dans Maximizer) de Maximizer CRM, vous faites tout avec plus d’efficacité, car un rendez-vous est fixé à un contact, une personne ou compagnie, et il y a un renvoi avec une note entrée automatiquement pour le contact. Vous n'avez jamais à entrer de nouveau son nom, son adresse ou son numéro de téléphone.

Même chose avec les tâches (to-dos ou Hotlist), elles sont attachées avec l’information des contacts et des renvois automatiques sont inscrits dans les notes des contacts, si c’est une tâche personnelle il n’y a pas de note renvoyée à un contact.

Et quand vous regardez l’information du contact vous voyez la note lorsqu’il y a une tâche ou un rendez-vous de céduler.

Compte tenu du fait que les contacts sont inscrits soit pour une entreprise ou pour un individu, alors une entreprise regroupe tous ses employés/son personnel ensemble ; et une personne, qui est un professionnel sans un nom de compagnie, mais a quelques assistants ou est un travailleur autonome, est entrée comme individu. Ensuite, toutes les notes pour chaque entreprise et pour chaque individu sont faciles à voir : ce qui s'est dit et fait dans le passé, toute rencontre prévue à venir, toutes les tâches passées et futures… ce n'est pas possible avec Outlook car c’est un carnet d’adresse de base par nom dans l'ordre alphabétique.

Pensez à comment nous communiquions avant les courriels. Les gens s’échangeaient des lettres, télécopies, notes de remerciement, des vraies cartes de Noël... et certains le font encore. C’est tellement facile à faire dans Maximizer CRM comme une fusion entre les noms, UDF et un éditeur intégré ou en utilisant Microsoft Word. Je ne voudrais pas utiliser autre chose pour m'aider à être efficace. Pour chaque contact et chaque compagnie, vous avez un onglet de documents, il s'agit d'un gestionnaire de documents réels et c'est un endroit pour garder ensemble la correspondance. Maintenant, avec les courriels qui sont plus utilisés que les lettres, vous sauvegardez les courriels importants qui sont significatifs pour l'historique de la relation dans ce même onglet de documents. Ils sont enregistrés en 2 clics: un clic sur le bouton de droite sur le courriel pour obtenir le menu déroulant, puis un clic pour sélectionner "Enregistrer sous... le nom de la personne, et le courrier électronique est désormais un document dans Maximizer CRM qui peut être partagé, consulté et même répondu par d'autres si vous êtes dans une compagnie dans laquelle vous avez besoin de partager l'information.

Ai-je mentionné combien il est facile de garder les courriels pour chaque contact dans leur section ‘documents’ pour préserver l'historique, et comment il est facile d'avoir des modèles de courriels ?...

Il y a une fonction avancée dans Maximizer appelée 'Global Edit’ qui peut être utilisée aussi bien dans le carnet d'adresses que dans la section Gestion des opportunités, elle simplifie les tâches d'édition de masse et est un gain de temps réel pour l'utilisateur. Lorsque le groupe de personnes, clients, prospects ou des opportunités de ventes doivent être réaffectés à un nouveau responsable de compte, ou une note doit être ajoutée à plusieurs entrées à un moment donné, cette fonction permet de le faire facilement et rapidement, et cette fonction permet même de modifier de multiples UDFs en même temps!

Je vais rapidement vous parler de la création de Plans d'action puisque j’ai fait un ‘post’ complet à ce sujet. C'est la programmation d'une série de rendez-vous et/ou de tâches Hotlist qui sont définis dans un modèle réutilisable, autant de modèles que vous avez besoin, et ensuite vous pouvez choisir pour quelle compagnie ou personne vous appliquer un plan d'action choisi parmi les modèles. Est-ce que vous voulez garder le contact une fois par mois, tous les deux mois, trimestriel, etc. Ou est-ce que vous souhaitez traiter un projet comme l'organisation d'une exposition et les choses doivent être planifiées et exécutées en temps opportun, et qui sont identiques à chaque fois que vous êtes un exposant dans les salons professionnels ... Maximizer CRM est votre assistant à temps plein!

Une autre chose que vous avez dans Maximizer qui est formidable, votre bibliothèque! Il s'agit de la gestion de documents qui est fort utile : tous les documents que vous avez de correspondance commerciale et qui ne sont pas attachés à un contact comme ils le sont dans chaque section des documents individuels, il s'agit d'un endroit pour garder les dernières versions de formulaires, des catalogues, des listes de prix , et tout autre document réutilisable, prêt à être envoyé par courrier électronique à un contact.


Mise à niveau et évolutivité

Si vous commencez avec soit l'édition Entrepreneur ou l’édition Team, qui sont des gestionnaires de contacts et de ventes, il est simple et transparent de migrer à une mise à niveau vers les éditions complètes de CRM soit les éditions Group et Enterprise, afin que votre CRM grandisse avec vous avec toutes les fonctionnalités pour aider les gens aux ventes, marketing et service et soutien à la clientèle ainsi que de pourvoir aussi synchroniser avec les personnes qui travaillent sur la route ou à un autre endroit.

Ce n’est pas l’un ou l’autre, c’est les deux!

Enfin, l'intégration entre Outlook et Maximizer CRM est transparente. Maximizer synchronise les contacts, le calendrier et les tâches avec Outlook.

Un CRM comme Maximizer assiste dans la gestion des clients, des prospects, des contacts, des fournisseurs et des partenaires ainsi que la gestion des opportunités de ventes. Pour la gestion de campagnes de marketing et le soutien et service à la clientèle, ces deux derniers sont dans l’Édition Group et l’Édition Enterprise, toutes les quatre éditions ont de nombreuses fonctionnalités de base et avancées qu’Outlook n'a pas. Est-ce à dire que ça doit être l’un ou l'autre ? non, c’est mieux d’utiliser les deux Maximizer CRM et Outlook! Puis-je dire qu'ils sont comme Batman et Robin, ils travaillent ensemble!

Avez-vous des questions sur ce sujet?

Monday, February 14, 2011

CRM Software: Maximizer CRM Independent Review

I found this review on the internet - so beside my introduction, the text is literal. I thought of sharing it with you in this post because it explains very well what Maximizer CRM does and it’s from an independent review by Susan Ward at About.com. She gave Maximizer CRM a 5 Star Rating!

I would add a few things here though because there are 4 editions of the application and the review is for the first level of CRM: the Entrepreneur Edition, which you can tell by the title that it’s perfect for entrepreneurs, self-employed and up to 5 people using it; the Team Edition is the same but opened to 50 people. Then the other two editions: Group and Enterprise are full fledge CRM with two additional modules: Marketing Campaigns and the other is Customer Service and Support Module, these two editions are required for those who have people working outside the office, in the field or at branches. Maximizer Software Inc. has a document comparing functionalities between all four editions called ‘Which is Right 4 Us’ that I can send you on your request.

Also there are lots of other functionalities that could not get mentioned in one review, as an example the Action Plan function which is so useful to create templates of action plans to reuse as a process, be it sales or others, if used consistently it will avoids forgetting steps. The fact that it’s list based, can choose which fields to view, export them with one click into Excel, have now a formulae based user-defined field… I could go on and on but let’s Susan tell about her experience.

By the way, I could not have said it better myself ! Here is Susan’s review:

Maximizer CRM 11 Delivers on Its Promises

To call Maximizer CRM software a contact manager is to seriously undervalue it. Maximizer uses contact management as the starting point for building relationships with clients and/or customers and maximizing sales and it does what it does very well. I reviewed the Entrepreneur Edition of Maximizer CRM 11, designed for entrepreneurs, small business owners, and sales professionals working by themselves or with a team of up to five people. Team, Group and Enterprise versions of CRM 11 are also available.

Much More Than Just an Address Book

What I like about Maximizer CRM 11 is all the things it lets you do with your contacts after you enter them that basic contact managers don't. This CRM software fulfills its promise of letting users track and manage every aspect of their customer relationships. With Maximizer CRM 11, you can record and view a complete history of all customer interactions, including faxes, emails, and calls. And you can easily communicate with customers, creating letters, faxes, memos, and email messages that are stored under each contact for easy reference. No more searching your separate email program for the important message you think you sent your customer last month!

My favorite "beyond the address book" feature, though, of this CRM software is the sales pipeline/opportunities features. The Opportunities function lets you manage your sales processes and is a great tool for scheduling and keeping everyone on the sales team up-to-date about the status of a particular sale; activities assigned to individual members of the Sales Team show up in their personal Hot Lists. It also lets you forecast the probability of a successful outcome so you can prioritize and schedule sales activities more effectively. You can use the Opportunity Pipeline Report to see all the Opportunities that are in development.

Integration a Real Strength

Integration with Microsoft Outlook and Word is a definite plus if you're a Microsoft Office user like me and Maximizer CRM software does a nice job of this. An add-in bar in Outlook lets you save Outlook contacts and email messages to your Maximizer CRM Address book, open Maximizer address book entries from Outlook and send email to Maximizer Address Book entries. In Microsoft Word, Maximizer adds a set of buttons to the toolbar for inserting merge fields, performing mail merges and linking Word files to Maximizer CRM documents.
Maximizer CRM 11 also offers integration with Blackberry, letting you easily create contacts, track sales opportunities and even draw maps to client locations on the run. And through an add-on application called Accounting Link, you can access and update your QuickBooks invoices, estimates and purchase orders from within the CRM software. Web site integration includes a Web Inquiry Form Wizard so you can gather customer information with your own web forms.

CRM Software Designed to Share & Customize

This Entrepreneur Edition of Maximizer CRM has a lot of features that facilitate sharing, making it ideal for the small office. The Calendar, for instance, has a Peg Board feature so when you record an appointment, others can see when you are busy or out of the office. The My Work Day view is an area where everyone in your company using Maximizer CRM can view Hotlist tasks and appointments. And there's a Company Library for storing sales and marketing information for everyone to access.

Maximizer CRM 11 is also very customizable, a feature I always appreciate. You can personalize the User Interface of this CRM software for maximum work efficiency by customizing everything from the particular windows that are visible through the icons you want displayed. You can also set up Custom Actions, such as browsing a website or retrieving a search catalog, which you can then access from a Customs Action Tab. And you can enable or disable certain features, such as the OrderDesk, as you wish.

The Bottom Line

Maximizer CRM
11 is a powerful customer relationship management solution that delivers on its promise to “help individuals, home offices, and small businesses succeed by helping them maximize their time, create satisfied customers, and increase sales”.

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My personal closing comment: I would not want to work without it!

If you use Maximizer, tell me about your experience, what is most useful for you, in the comment section below.

Logiciel CRM: revue indépendante de Maximizer CRM

J'ai trouvé cette revue sur l'Internet – donc à part mon introduction, le texte est intégral. J'ai pensé partager avec vous dans ce ‘post’, car elle explique très bien ce que Maximizer CRM fait et ça vient d'un compte rendu d’essai indépendant par Susan Ward d’About.com. Elle a donné à Maximizer CRM une cote de 5 Étoiles!

J’aimerais ajouter quelques petites choses ici parce qu'il y a 4 éditions de l’application et ce qui a été passé en revue est pour le premier niveau du CRM: l'édition Entrepreneur, ce qui vous est évident par le titre est que c’est parfait pour les entrepreneurs, les travailleurs autonomes et jusqu’à 5 personnes qui l'utiliseraient ; l’édition Team est le même gestionnaire, mais ouvert à 50 personnes. Ensuite les deux autres éditions: Group et Enterprise sont des CRM complets avec deux modules supplémentaires: Campagnes de marketing et l'autre est le module pour le Service et support à la clientèle, ces deux éditions sont nécessaires pour ceux qui ont des personnes qui travaillent en dehors du bureau, sur le terrain ou à des succursales. Maximizer Software Inc. a un document qui compare les fonctionnalités entre les quatre éditions appelé «Quel est le produit le mieux adapté» que je peux vous envoyer sur votre demande.

Il y a aussi beaucoup d'autres fonctionnalités qui n'ont pas été mentionnées dans cette revue, à titre d'exemple, la fonction de plan d'action qui est d’une grande utilité pour créer des modèles de plans d'action réutilisables pour les processus, que ce soit des ventes ou autres, si c’est utilisé systématiquement ça évite d’oublier des étapes. Le fait que les contacts sont présentés sur une base de listes, ou on peut choisir les champs à afficher, les exporter en un seul clic dans Excel ; le fait de pouvoir créer des champs basés sur des formules... Je pourrais continuer encore et encore mais je vais laisser à Susan raconter son expérience.

Soit dit en passant, je n'aurais pas pu mieux dire! Voici la revue de Susan:

Maximizer CRM 11 tient ses promesses

Dire que le logiciel Maximizer CRM n'est qu'un gestionnaire de contact est de sérieusement le sous-estimé. Maximizer utilise la gestion des contacts comme point de départ pour bâtir des relations avec les clients et / ou contacts d’affaires et maximiser les ventes, et il fait ce qu'il fait très bien. J'ai passé en revue l'édition Entrepreneur de Maximizer CRM 11, conçu pour les entrepreneurs, propriétaires de petites entreprises, et professionnels de la vente qui travaillent par eux-mêmes ou avec une équipe jusqu’à cinq personnes. Les éditions Team, Group et Enterprise de Maximizer CRM 11 sont également disponibles.

Bien plus qu'un simple carnet d'adresses

Ce que j'aime de Maximizer CRM 11 est tout ce qu'il vous permet de faire avec vos contacts une fois qu’ils sont entrés et que les gestionnaires de contact de base ne font pas. Ce logiciel CRM remplit sa promesse aux utilisateurs de suivre et de gérer tous les aspects de leurs relations avec la clientèle. Avec Maximizer CRM 11, vous pouvez enregistrer et visualiser un historique complet de toutes les interactions avec les clients, y compris les télécopies, les courriels et les appels. Et vous pouvez facilement communiquer avec les clients, créer des lettres, des télécopies, des mémos et des courriels qui sont stockés dans chaque contact pour faciliter la consultation. Vous n’avez plus à chercher votre programme de courriel pour le message important que vous pensez avoir envoyé à votre client le mois dernier!

Ma caractéristique préférée "au-delà du carnet d'adresse" de ce logiciel CRM, à mon opinion, est le pipeline des ventes du gestionnaire des opportunités. Cette fonction de gérer les opportunités diffère de la gestion des contacts par ce qu’il vous permet de gérer vos processus de vente, et c’est un excellent outil pour la planification et pour garder tout le monde dans l'équipe des ventes au courant de l'état d'une vente particulière; les activités confiées à des membres individuels de l'équipe de vente se retrouvent dans leur liste de tâches (HotList) personnelle. Il vous permet également de faire des prévisions sur la probabilité de succès comme résultat afin que vous puissiez prioriser et planifier les activités de vente avec plus d’efficacité. Vous pouvez profiter du rapport du pipeline des opportunités de ventes pour voir toutes les opportunités qui sont en développement.

L’intégration - une véritable force

L’intégration avec Microsoft Outlook et Word est un plus indéniable si vous êtes un utilisateur de Microsoft Office comme moi et le logiciel Maximizer CRM fait un bon travail de cette intégration. Un barre d’icônes est ajouté dans Outlook qui vous permet d'enregistrer des contacts Outlook et les messages email à votre carnet d'adresses Maximizer CRM, d’ouvrir à partir d’Outlook votre Maximizer à des entrées de votre carnet d'adresse et d’envoyez un courriel à d’autres contacts du carnet Maximizer. Dans Microsoft Word, Maximizer ajoute un ensemble de boutons à la barre d'outils pour insérer des champs de fusion afin d’effectuer des publipostages personnalisés et de lier des fichiers Word à la section documents d’un contact dans Maximizer CRM. Maximizer CRM 11 offre également une intégration avec le Blackberry, ce qui vous permet de créer facilement des contacts, de faire des suivis des opportunités de ventes et même d’obtenir les directions pour vous rendre chez les clients à l’aide de cartes. Et grâce à une application complémentaire appelé ‘lien de comptabilité’ (Accounting Link), vous pouvez accéder et mettre à jour vos factures QuickBooks, vos estimés et bons de commandes à partir du logiciel CRM. L'intégration au site Web comprend un assistant de formulaire de demandes de sorte que vous pouvez recueillir des informations venant de visiteurs de votre site avec vos formulaires web.

Logiciel CRM conçu pour être personnalisé et pour partager

Cette édition Entrepreneur de Maximizer CRM a beaucoup de caractéristiques qui facilitent le partage, le rendant idéal pour une petite entreprise. Le calendrier, par exemple, dispose d'une fonction ‘tableau des présences/absences’ (Peg Board), ainsi quand vous enregistrez un rendez-vous, vos collègues peuvent voir quand vous êtes occupé ou hors du bureau. Le tableau ‘Ma journée de travail’ (My Work Day) est un endroit où chacun dans votre entreprise qui utilise Maximizer CRM voit d’un coup d’œil ses tâches et rendez-vous affichés pour la journée. Et il ya une bibliothèque de l'entreprise (Company Library) pour garder les informations et documents de marketing, entre autres, afin que tous les utilisateurs aient accès aux documents les plus à jour sans avoir à chercher dans plusieurs répertoires.

Maximizer CRM 11 est également très personnalisable, une caractéristique que j'apprécie toujours. Vous pouvez personnaliser l'interface utilisateur de ce logiciel CRM pour une efficacité de travail maximale en personnalisant tout : les fenêtres, les barres d’outils, les icônes, que vous souhaitez voir affichés. Vous pouvez également mettre en place des actions personnalisées, telles que la navigation d'un site Web ou la récupération d'un catalogue de recherche, que vous pouvez ensuite accéder à partir d'un onglet d'actions personnalisées. Et vous pouvez activer ou désactiver certaines fonctionnalités, tel que le ‘bureau des commandes’ ‘OrderDesk’, comme vous le souhaitez.

En bout de ligne

Maximizer CRM 11 est une solution puissante de gestion des relations clientèle qui répond à sa promesse “d'aider les individus, les bureaux à domicile et les petites entreprises à réussir en les aidant à maximiser leur temps, à créer des clients satisfaits, et à augmenter les ventes”.

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Mon commentaire personnel final: je ne voudrais pas avoir à travailler sans mon Max!

Si vous utilisez Maximizer, parlez-moi de votre expérience, en quoi il vous est le plus utile pour vous, dans la section commentaire ci-dessous.

Wednesday, January 5, 2011

Best Practice: using Phone Tool, Calendar and Hotlist

We will see in this post how to improve your productivity by making the best use of the phone tool, Calendar and Hotlist simultaneously in Maximizer CRM.

This is an updated text from the MaxInfo newsletter of May 2009, showing the first screen with the new ribbon interface in Maximizer CRM 11, this is a remarkable enhancement, as you know I have been a Maximizer user since a long date and it did not take me long to adapt and use more efficiently. Even though the text seems long it is mostly because of the screen shots.

If you do not use the Phone tool in Maximizer CRM, you are missing one of the most productive tool if you make/receive phone calls in your work day. Along with using the Hotlist and the Calendar you tenfold your efficiency when you use them consistently.

This article will explain how to combine the use of the Phone function, the Calendar and the Hotlist in order to make you much more productive! Following these steps will show you how easy it is to take an incoming call (it could also be outbound), search for the caller’s record in the Address Book, and use the Phone icon to open the Phone dialog. You can then take notes of your conversation to keep in the client record as a reminder of what was discussed or for future reference. While the note is still open, you can view the Calendar for free time, enter an appointment, and/or add or modify UDF’s to better reflect the profile of the person you are talking to. Finally, we will review the notes that Maximizer creates.

Fictitious (almost) Story
John Marrett of e-reporting.ca calls me to say that he will be in town for a conference next month. After hearing about my new blog tipsforcrm.blogspot.com, he would like to take me out to lunch and discuss a distribution deal.

Steps
1. John Marrett calls. When he identifies himself, I click on the Search tab and click on Last Name and search for Marrett, even using three or four first characters will bring a list of all contacts that have those characters. (when you click on the image it will display full size)



2. Once the name appears in the Address Book window, click on the Tool tab and click the Phone icon in the ribbon bar, as an alternative action you can also press ‘F7’. The Phone dialog will open as follows:

3. I enter a subject or use the Subject list by clicking in the subject line, the down arrow will appear to display the list of available subjects already entered. Click on the Incoming button (Alternative Action: Press [Alt] & Iwhenever you see an underlined character in a dialog box, you can access that function directly using the keyboard by pressing the Alt key and the underlined character).

4. Take notes of your conversation. When John asks about my schedule, I go to my calendar by clicking on the Calendar button in the Icon Bar (Alternative Action: Press [Ctrl] & 7), I can minimize the Phone dialog (optional) and I find that of two dates John has suggested for lunch, the 19 is a good time.
5. Then click on the calendar date using the right-mouse button and choose “Add appointment…” from the context menu (Alternative Action: Press [Insert]) and fill in the Subject, Date, From, Until and a note if useful.
6. Take note that the Add Appointment form has been completely revamped since Maximizer CRM 10: there are now three tabs to control all of the available functions: Appointment tab to set the time and what it will be about with Products/Services and Categories fields that have been added as well as a section for additional notes; then the User tab to add other Maximizer Users who need to participate in the activity and the Address Book Entries tab if you need to invite other people from your address book… a great example of that would be an administrative assistant setting an appointment for a board of director’s meeting, involving people from many different companies, isn’t this great!!! Note: The following are required fields when adding an appointment: Subject, Date, From, and Until.

Set an Alarm if you would like to be reminded before the meeting. If your Preferences has been configured for e-mail reminders, check Reminder in the Appointments tab. The time between the alarm and the meeting can be modified by clicking on the Options button. The time between the reminder e-mail and the meeting can also be modified here.

Check Notify Others on the Appointment tab if you want other Maximizer users to receive an invitation the next time they open Maximizer.

7. Click on OK to complete the appointment and close this function.

8. John hangs up. If you want to add additional notes prior to saving the note, type them now. As Maximizer shows the first line or two of each note, we suggest adding a summary of the note contents at the top prior to saving the note!

9. You may also choose to add or modify a UDF or more at this time. You just minimize the phone dialog box and go to the UDF tab below the Address Book window and add or modify them as required there, then come back to the phone dialog.

10. When you have finished with the phone dialog, press the Save button, you’ll get to another dialog box to give you the choice to make another phone call, if not you click on Close.

11. Maximizer CRM will prompt you for the Result of your call with a list of results, select one.

12. Finally, Maximizer CRM will prompt you to schedule a follow-up with your client if there is any other preparation you need to do for the meeting. If you click on Yes, this will open up the Add Hotlist Task dialog

13. Usually, having added an appointment, we would choose No. However, we may want to add a reminder a day or so before the appointment.
14. Maximizer created three notes during this process: the Phone Note with the details of the conversation, an Appointment note for each client invited to the meeting, and the Hotlist note. Let’s take a look at two of them…

15. The Phone Note has all of the notes we added during the conversation with John Marrett. Included automatically are : when the call was made, the client with whom the call was made, the Number Called (in this case, an Incoming Call), the Subject of the call, the Result of the call and the Duration of the call.
16. The Appointment Note includes all of the Appointment details: Subject or Appointment Requested, the client(s) with whom the appointment was made, the Date and Time of the appointment, the Maximizer users who will attend the meeting, as well as any Products/Services and Categories selected if any.
When the proper tools are used in Maximizer CRM, it will ensure that you remember all the activities you entered…

You will not have to depend on your memory, which as we know, is a forgetful faculty, and you will be prepared!

I have been using these tools as long as I have had Maximizer and I can say nothing is falling through the cracks! I wish you get the same results!