Wednesday, January 5, 2011

Best Practice: using Phone Tool, Calendar and Hotlist

We will see in this post how to improve your productivity by making the best use of the phone tool, Calendar and Hotlist simultaneously in Maximizer CRM.

This is an updated text from the MaxInfo newsletter of May 2009, showing the first screen with the new ribbon interface in Maximizer CRM 11, this is a remarkable enhancement, as you know I have been a Maximizer user since a long date and it did not take me long to adapt and use more efficiently. Even though the text seems long it is mostly because of the screen shots.

If you do not use the Phone tool in Maximizer CRM, you are missing one of the most productive tool if you make/receive phone calls in your work day. Along with using the Hotlist and the Calendar you tenfold your efficiency when you use them consistently.

This article will explain how to combine the use of the Phone function, the Calendar and the Hotlist in order to make you much more productive! Following these steps will show you how easy it is to take an incoming call (it could also be outbound), search for the caller’s record in the Address Book, and use the Phone icon to open the Phone dialog. You can then take notes of your conversation to keep in the client record as a reminder of what was discussed or for future reference. While the note is still open, you can view the Calendar for free time, enter an appointment, and/or add or modify UDF’s to better reflect the profile of the person you are talking to. Finally, we will review the notes that Maximizer creates.

Fictitious (almost) Story
John Marrett of calls me to say that he will be in town for a conference next month. After hearing about my new blog, he would like to take me out to lunch and discuss a distribution deal.

1. John Marrett calls. When he identifies himself, I click on the Search tab and click on Last Name and search for Marrett, even using three or four first characters will bring a list of all contacts that have those characters. (when you click on the image it will display full size)

2. Once the name appears in the Address Book window, click on the Tool tab and click the Phone icon in the ribbon bar, as an alternative action you can also press ‘F7’. The Phone dialog will open as follows:

3. I enter a subject or use the Subject list by clicking in the subject line, the down arrow will appear to display the list of available subjects already entered. Click on the Incoming button (Alternative Action: Press [Alt] & Iwhenever you see an underlined character in a dialog box, you can access that function directly using the keyboard by pressing the Alt key and the underlined character).

4. Take notes of your conversation. When John asks about my schedule, I go to my calendar by clicking on the Calendar button in the Icon Bar (Alternative Action: Press [Ctrl] & 7), I can minimize the Phone dialog (optional) and I find that of two dates John has suggested for lunch, the 19 is a good time.
5. Then click on the calendar date using the right-mouse button and choose “Add appointment…” from the context menu (Alternative Action: Press [Insert]) and fill in the Subject, Date, From, Until and a note if useful.
6. Take note that the Add Appointment form has been completely revamped since Maximizer CRM 10: there are now three tabs to control all of the available functions: Appointment tab to set the time and what it will be about with Products/Services and Categories fields that have been added as well as a section for additional notes; then the User tab to add other Maximizer Users who need to participate in the activity and the Address Book Entries tab if you need to invite other people from your address book… a great example of that would be an administrative assistant setting an appointment for a board of director’s meeting, involving people from many different companies, isn’t this great!!! Note: The following are required fields when adding an appointment: Subject, Date, From, and Until.

Set an Alarm if you would like to be reminded before the meeting. If your Preferences has been configured for e-mail reminders, check Reminder in the Appointments tab. The time between the alarm and the meeting can be modified by clicking on the Options button. The time between the reminder e-mail and the meeting can also be modified here.

Check Notify Others on the Appointment tab if you want other Maximizer users to receive an invitation the next time they open Maximizer.

7. Click on OK to complete the appointment and close this function.

8. John hangs up. If you want to add additional notes prior to saving the note, type them now. As Maximizer shows the first line or two of each note, we suggest adding a summary of the note contents at the top prior to saving the note!

9. You may also choose to add or modify a UDF or more at this time. You just minimize the phone dialog box and go to the UDF tab below the Address Book window and add or modify them as required there, then come back to the phone dialog.

10. When you have finished with the phone dialog, press the Save button, you’ll get to another dialog box to give you the choice to make another phone call, if not you click on Close.

11. Maximizer CRM will prompt you for the Result of your call with a list of results, select one.

12. Finally, Maximizer CRM will prompt you to schedule a follow-up with your client if there is any other preparation you need to do for the meeting. If you click on Yes, this will open up the Add Hotlist Task dialog

13. Usually, having added an appointment, we would choose No. However, we may want to add a reminder a day or so before the appointment.
14. Maximizer created three notes during this process: the Phone Note with the details of the conversation, an Appointment note for each client invited to the meeting, and the Hotlist note. Let’s take a look at two of them…

15. The Phone Note has all of the notes we added during the conversation with John Marrett. Included automatically are : when the call was made, the client with whom the call was made, the Number Called (in this case, an Incoming Call), the Subject of the call, the Result of the call and the Duration of the call.
16. The Appointment Note includes all of the Appointment details: Subject or Appointment Requested, the client(s) with whom the appointment was made, the Date and Time of the appointment, the Maximizer users who will attend the meeting, as well as any Products/Services and Categories selected if any.
When the proper tools are used in Maximizer CRM, it will ensure that you remember all the activities you entered…

You will not have to depend on your memory, which as we know, is a forgetful faculty, and you will be prepared!

I have been using these tools as long as I have had Maximizer and I can say nothing is falling through the cracks! I wish you get the same results!

Meilleure pratique: outil téléphone et calendrier dans Maximizer CRM

Nous verrons dans cet article comment faire pour améliorer votre productivité en faisant un meilleur usage de l'outil téléphone, du calendrier et du Hotlist simultanément dans Maximizer CRM.

Il s'agit ici d'un texte du bulletin MaxInfo (Mai 2009) que j’ai mis à jour montrant la première image d'écran avec la nouvelle interface en ruban dans Maximizer CRM 11, une amélioration remarquable de l'interface, moi qui suis une utilisatrice de longue date, je m'y suis vite adaptée! Si le texte semble long, c’est à cause des captures d'écran.

Si vous n'utilisez pas l'outil ou la fonction Phone (Téléphone) dans Maximizer CRM, vous manquez l'un des outils les plus productifs si vous faites/recevez des appels téléphoniques dans votre journée de travail. Avec l'aide de la liste de tâches ‘Hotlist’ et le Calendrier vous décuplerez votre efficacité lorsque vous les utiliserez régulièrement.

Cet article explique comment combiner l'utilisation de la fonction Phone, le calendrier et la liste des tâches Hotlist afin de vous rendre beaucoup plus productif! Suivez ces étapes qui vous montrerons à quel point c’est facile de prendre un appel entrant (il pourrait aussi être un appel que vous faites), faire une recherche du dossier de la personne à contacter dans le carnet d'adresses, et utiliser l'icône de téléphone pour ouvrir la boîte de dialogue de téléphone. Vous pouvez alors prendre des notes de votre conversation à conserver dans le dossier du client comme un rappel de ce qui a été discuté ou pour référence ultérieure. Pendant que la note est toujours ouverte, vous pouvez consulter le calendrier pour votre disponibilité de temps, entrer un rendez-vous, et/ou ajouter ou modifier des UDF (User Defined Fields) pour mieux refléter le profil de la personne à qui vous parlez. Enfin, nous passerons en revue les notes que Maximizer a créées.

Histoire fictive (presque:) pour la démonstration
John Marrett de chez m’appelle pour me dire qu'il sera en ville pour une conférence plus tard dans le mois. Après avoir entendu parler de mon nouveau blog, il voudrait me rencontrer pendant un lunch et discuter d'une entente de distribution.


1. John Marrett appelle. Quand il s'identifie, je clique sur l'onglet Search, pour faire des recherches, et clique sur l'icône Last Name pour chercher le nom de famille Marrett, même en utilisant que les trois ou quatre premiers caractères une liste de tous les contacts qui ont ces caractères apparaîtra. (cliquer sur l'image l'agrandira)

2. Une fois le nom apparaît dans la fenêtre Address Book, Carnet d'adresses, cliquez sur l'onglet Tools, l'onglet outils, et cliquez sur l'icône Phone dans la barre en ruban. Comme action alternative, vous pouvez également appuyer sur F7. La boîte de dialogue du téléphone sera ouvert comme suit:

3. J'entre un sujet sur la ligne Subject ou j’en choisis un de la liste en cliquant sur la ligne Subject, la flèche vers le bas apparaît pour afficher la liste des sujets disponibles déjà entrée. Cliquez sur le bouton Incoming pour un appel entrant (Action alternative: appuyez sur [Alt] & I - chaque fois que vous voyez un caractère souligné dans une boîte de dialogue, vous pouvez accéder à cette fonction directement à l'aide du clavier en appuyant sur la touche Alt et le caractère souligné.)

4. Prenez des notes de votre conversation. Lorsque John me demande ma disponibilité de temps, je vais à mon agenda en cliquant sur le bouton Calendar dans la barre d'icônes à gauche de l’écran de navigation Maximizer (Action alternative: appuyez sur [Ctrl] & 7), je peux réduire la boîte de dialogue du téléphone (facultatif) et je trouve que des deux dates que John a proposées pour le déjeuner, le 19 est libre.

5. Ensuite cliquez sur la date du calendrier en utilisant le bouton droit de la souris et choisissez Add appointment pour ajouter un rendez-vous ..." dans le menu contextuel (Action alternative: appuyez sur [Insert]) et remplissez le ‘Subject’, Date, ‘From’ à partir de, et ‘Until’ jusqu’à, ainsi qu’une note si utile.

6. Prennez note que le formulaire pour ajouter un rendez-vous a été complètement remanié depuis Maximizer CRM 10: il y a maintenant trois onglets pour contrôler toutes les fonctions disponibles: l’onglet Appointment,(rendez-vous) pour enregistrer l'heure et sur quels Products/Services et les Categories de produits ce rendez-vous a rapport, sont des champs qui ont été ajoutés ainsi qu'une section pour notes supplémentaires ; puis l'onglet Users pour ajouter d'autres utilisateurs qui ont Maximizer et qui devraient participer à l'activité, ou en être au courant, et enfin l’onglet Address Book Entries pour ajouter des contacts du carnet d'adresses si vous avez besoin d'inviter d'autres personnes de votre carnet d'adresse ... un bel exemple de l’utilité de cette fonction serait un assistant administratif qui a à établir un rendez-vous pour une réunion du conseil d'administration, impliquant des personnes venant de nombreuses compagnies différentes, n'est-ce pas formidable! Note: Les champs suivants sont requis lors de l'ajout d’un rendez-vous: Subject, Date, From et Until (à partir de et jusqu'à).

Cochez la case de l’alarme si vous souhaitez avoir un rappel avant la réunion. Vous recevrez un rappel par courriel si dans vos Preferences vous avez sélectionné dans l’onglet pour Calendar/Hotlist de recevoir des rappels par e-mail (Changé de ‘Never’ à ‘Ask’ ou ‘Always’). Le délai entre l'alarme et la réunion peut être modifié en cliquant sur le bouton Options. Le temps entre le rappel par e-mail et la réunion peut également être modifié ici.

Cochez Notify Others (avisez les autres) sur l'onglet Appointment (rendez-vous) si vous voulez que les autres utilisateurs de Maximizer reçoivent une invitation la prochaine fois qu'ils ouvrent leur Maximizer.

7. Cliquez sur OK pour terminer le rendez-vous et fermer la fenêtre.

8. John raccroche. Si vous souhaitez ajouter des notes supplémentaires avant d'enregistrer la note, tapez-les dès maintenant. Comme Maximizer montre la première ligne ou deux de chaque note, nous suggérons d'ajouter un résumé du contenu de la note au commencement avant d'enregistrer la note!

9. Vous pouvez également choisir d'ajouter ou de modifier un ou des UDF en ce moment. Vous n’avez qu’à minimiser la boîte de dialogue téléphone et qu’à accédez à l'onglet UDF dans la fenêtre en-dessous de celle du carnet d'adresse et ajouter ou modifier ceux qui sont nécessaires.

10. Lorsque vous avez terminé avec la boîte de dialogue de téléphone, cliquez sur le bouton Save (enregistrer), vous arriverez à une autre boîte de dialogue pour vous donner le choix de faire un autre appel téléphonique, sinon vous cliquez sur Close pour fermer cette fenêtre.

11. Maximizer CRM vous apportera une liste Results avec un choix de résultats desquels vous en choisirez un pour indiquer le résultat de votre appel.

12. Enfin, Maximizer CRM vous aide à planifier un suivi avec votre client, un choix vous est présenté d’ajouter une tâche ou non, si vous avez une préparation que vous devez faire, vous cliquez sur Yes (oui), si il n'y a aucune autre préparation vous cliquez sur No. Si vous avez cliquez sur Yes, ce choix fera ouvrir la boîte de dialogue Add Hotlist Task afin d'ajouter une tâche de travail...

13. Habituellement, après avoir ajouté un rendez-vous, nous choisirions No. Toutefois, nous pourrions vouloir ajouter un rappel un jour ou deux avant le rendez-vous.

14. Maximizer a créé trois notes au cours de ce processus: une note Phone: la note de téléphone avec les détails de la conversation; une note Task: avec l’information du rendez-vous pour chaque client invité à la réunion, et une autre note Task si vous avez choisi d’ajouter une tâche. Jetons un regard sur deux d'entre elles...

15. La note de téléphone Phone a toutes les notes que nous avons ajouté au cours de la conversation avec John Marrett. Automatiquement incluses sont les informations suivantes: quand l'appel a été fait, le client avec lequel l'appel a été fait, le numéro appelé (dans ce cas, un appel entrant), l'objet de l'appel, le résultat de l'appel et la durée de l'appel.

16. La note du rendez-vous Task comprend tous les détails du rendez-vous: le sujet ou rendez-vous requis, le ou les client(s) avec lesquels le rendez-vous a été fait, la date et l'heure du rendez-vous, les utilisateurs Maximizer qui assisteront à la réunion, ainsi que les produits / services et les catégories sélectionnées le cas échéant.

Lorsque les bons outils sont utilisés dans Maximizer CRM, ceci veillera à ce que vous vous souveniez de toutes les activités que vous avez entrées...

Vous n'aurez pas à vous fier à votre mémoire, qui, comme nous le savons, est une faculté qui oublie et vous serez préparé!

J'utilise ces outils depuis aussi longtemps que j'ai Maximizer et je peux dire que rien ne m’échappe et passe à travers les mailles! Je vous en souhaite autant!