Wednesday, January 5, 2011

Meilleure pratique: outil téléphone et calendrier dans Maximizer CRM

Nous verrons dans cet article comment faire pour améliorer votre productivité en faisant un meilleur usage de l'outil téléphone, du calendrier et du Hotlist simultanément dans Maximizer CRM.

Il s'agit ici d'un texte du bulletin MaxInfo (Mai 2009) que j’ai mis à jour montrant la première image d'écran avec la nouvelle interface en ruban dans Maximizer CRM 11, une amélioration remarquable de l'interface, moi qui suis une utilisatrice de longue date, je m'y suis vite adaptée! Si le texte semble long, c’est à cause des captures d'écran.

Si vous n'utilisez pas l'outil ou la fonction Phone (Téléphone) dans Maximizer CRM, vous manquez l'un des outils les plus productifs si vous faites/recevez des appels téléphoniques dans votre journée de travail. Avec l'aide de la liste de tâches ‘Hotlist’ et le Calendrier vous décuplerez votre efficacité lorsque vous les utiliserez régulièrement.

Cet article explique comment combiner l'utilisation de la fonction Phone, le calendrier et la liste des tâches Hotlist afin de vous rendre beaucoup plus productif! Suivez ces étapes qui vous montrerons à quel point c’est facile de prendre un appel entrant (il pourrait aussi être un appel que vous faites), faire une recherche du dossier de la personne à contacter dans le carnet d'adresses, et utiliser l'icône de téléphone pour ouvrir la boîte de dialogue de téléphone. Vous pouvez alors prendre des notes de votre conversation à conserver dans le dossier du client comme un rappel de ce qui a été discuté ou pour référence ultérieure. Pendant que la note est toujours ouverte, vous pouvez consulter le calendrier pour votre disponibilité de temps, entrer un rendez-vous, et/ou ajouter ou modifier des UDF (User Defined Fields) pour mieux refléter le profil de la personne à qui vous parlez. Enfin, nous passerons en revue les notes que Maximizer a créées.

Histoire fictive (presque:) pour la démonstration
John Marrett de chez e-reporting.ca m’appelle pour me dire qu'il sera en ville pour une conférence plus tard dans le mois. Après avoir entendu parler de mon nouveau blog tipsforcrm.blogspot.com, il voudrait me rencontrer pendant un lunch et discuter d'une entente de distribution.

Étapes

1. John Marrett appelle. Quand il s'identifie, je clique sur l'onglet Search, pour faire des recherches, et clique sur l'icône Last Name pour chercher le nom de famille Marrett, même en utilisant que les trois ou quatre premiers caractères une liste de tous les contacts qui ont ces caractères apparaîtra. (cliquer sur l'image l'agrandira)




2. Une fois le nom apparaît dans la fenêtre Address Book, Carnet d'adresses, cliquez sur l'onglet Tools, l'onglet outils, et cliquez sur l'icône Phone dans la barre en ruban. Comme action alternative, vous pouvez également appuyer sur F7. La boîte de dialogue du téléphone sera ouvert comme suit:

3. J'entre un sujet sur la ligne Subject ou j’en choisis un de la liste en cliquant sur la ligne Subject, la flèche vers le bas apparaît pour afficher la liste des sujets disponibles déjà entrée. Cliquez sur le bouton Incoming pour un appel entrant (Action alternative: appuyez sur [Alt] & I - chaque fois que vous voyez un caractère souligné dans une boîte de dialogue, vous pouvez accéder à cette fonction directement à l'aide du clavier en appuyant sur la touche Alt et le caractère souligné.)

4. Prenez des notes de votre conversation. Lorsque John me demande ma disponibilité de temps, je vais à mon agenda en cliquant sur le bouton Calendar dans la barre d'icônes à gauche de l’écran de navigation Maximizer (Action alternative: appuyez sur [Ctrl] & 7), je peux réduire la boîte de dialogue du téléphone (facultatif) et je trouve que des deux dates que John a proposées pour le déjeuner, le 19 est libre.

5. Ensuite cliquez sur la date du calendrier en utilisant le bouton droit de la souris et choisissez Add appointment pour ajouter un rendez-vous ..." dans le menu contextuel (Action alternative: appuyez sur [Insert]) et remplissez le ‘Subject’, Date, ‘From’ à partir de, et ‘Until’ jusqu’à, ainsi qu’une note si utile.

6. Prennez note que le formulaire pour ajouter un rendez-vous a été complètement remanié depuis Maximizer CRM 10: il y a maintenant trois onglets pour contrôler toutes les fonctions disponibles: l’onglet Appointment,(rendez-vous) pour enregistrer l'heure et sur quels Products/Services et les Categories de produits ce rendez-vous a rapport, sont des champs qui ont été ajoutés ainsi qu'une section pour notes supplémentaires ; puis l'onglet Users pour ajouter d'autres utilisateurs qui ont Maximizer et qui devraient participer à l'activité, ou en être au courant, et enfin l’onglet Address Book Entries pour ajouter des contacts du carnet d'adresses si vous avez besoin d'inviter d'autres personnes de votre carnet d'adresse ... un bel exemple de l’utilité de cette fonction serait un assistant administratif qui a à établir un rendez-vous pour une réunion du conseil d'administration, impliquant des personnes venant de nombreuses compagnies différentes, n'est-ce pas formidable! Note: Les champs suivants sont requis lors de l'ajout d’un rendez-vous: Subject, Date, From et Until (à partir de et jusqu'à).

Cochez la case de l’alarme si vous souhaitez avoir un rappel avant la réunion. Vous recevrez un rappel par courriel si dans vos Preferences vous avez sélectionné dans l’onglet pour Calendar/Hotlist de recevoir des rappels par e-mail (Changé de ‘Never’ à ‘Ask’ ou ‘Always’). Le délai entre l'alarme et la réunion peut être modifié en cliquant sur le bouton Options. Le temps entre le rappel par e-mail et la réunion peut également être modifié ici.

Cochez Notify Others (avisez les autres) sur l'onglet Appointment (rendez-vous) si vous voulez que les autres utilisateurs de Maximizer reçoivent une invitation la prochaine fois qu'ils ouvrent leur Maximizer.

7. Cliquez sur OK pour terminer le rendez-vous et fermer la fenêtre.

8. John raccroche. Si vous souhaitez ajouter des notes supplémentaires avant d'enregistrer la note, tapez-les dès maintenant. Comme Maximizer montre la première ligne ou deux de chaque note, nous suggérons d'ajouter un résumé du contenu de la note au commencement avant d'enregistrer la note!

9. Vous pouvez également choisir d'ajouter ou de modifier un ou des UDF en ce moment. Vous n’avez qu’à minimiser la boîte de dialogue téléphone et qu’à accédez à l'onglet UDF dans la fenêtre en-dessous de celle du carnet d'adresse et ajouter ou modifier ceux qui sont nécessaires.

10. Lorsque vous avez terminé avec la boîte de dialogue de téléphone, cliquez sur le bouton Save (enregistrer), vous arriverez à une autre boîte de dialogue pour vous donner le choix de faire un autre appel téléphonique, sinon vous cliquez sur Close pour fermer cette fenêtre.

11. Maximizer CRM vous apportera une liste Results avec un choix de résultats desquels vous en choisirez un pour indiquer le résultat de votre appel.


12. Enfin, Maximizer CRM vous aide à planifier un suivi avec votre client, un choix vous est présenté d’ajouter une tâche ou non, si vous avez une préparation que vous devez faire, vous cliquez sur Yes (oui), si il n'y a aucune autre préparation vous cliquez sur No. Si vous avez cliquez sur Yes, ce choix fera ouvrir la boîte de dialogue Add Hotlist Task afin d'ajouter une tâche de travail...

13. Habituellement, après avoir ajouté un rendez-vous, nous choisirions No. Toutefois, nous pourrions vouloir ajouter un rappel un jour ou deux avant le rendez-vous.

14. Maximizer a créé trois notes au cours de ce processus: une note Phone: la note de téléphone avec les détails de la conversation; une note Task: avec l’information du rendez-vous pour chaque client invité à la réunion, et une autre note Task si vous avez choisi d’ajouter une tâche. Jetons un regard sur deux d'entre elles...

15. La note de téléphone Phone a toutes les notes que nous avons ajouté au cours de la conversation avec John Marrett. Automatiquement incluses sont les informations suivantes: quand l'appel a été fait, le client avec lequel l'appel a été fait, le numéro appelé (dans ce cas, un appel entrant), l'objet de l'appel, le résultat de l'appel et la durée de l'appel.

16. La note du rendez-vous Task comprend tous les détails du rendez-vous: le sujet ou rendez-vous requis, le ou les client(s) avec lesquels le rendez-vous a été fait, la date et l'heure du rendez-vous, les utilisateurs Maximizer qui assisteront à la réunion, ainsi que les produits / services et les catégories sélectionnées le cas échéant.

Lorsque les bons outils sont utilisés dans Maximizer CRM, ceci veillera à ce que vous vous souveniez de toutes les activités que vous avez entrées...

Vous n'aurez pas à vous fier à votre mémoire, qui, comme nous le savons, est une faculté qui oublie et vous serez préparé!

J'utilise ces outils depuis aussi longtemps que j'ai Maximizer et je peux dire que rien ne m’échappe et passe à travers les mailles! Je vous en souhaite autant!

2 comments:

¨Pierre Amyot said...

Super comme information en travaillant du Bureau
Par contre via un Black Berry y a-t-il une façon sécuritaire et rapide.
Merci

Céline Côté said...

Bonjour Pierre,

Comme je ne suis pas une utilisatrice de BlackBerry, mon travail se fait à mon bureau et non sur la route. Il y a plusieurs façons d'aborder cette situation:

1. RTFM (read the friendly manual)
le livret qui donne les instructions pour utiliser les BB avec Maximizer peut être télécharger avec ce lien:

http://download.maximizer.com/MaxCRM11/PDFs/MaxMobileUG_CRM_BBE.pdf

Je l'ai feuilleté, il y a seulement 20 pages, et en page 17 il est question du 'Phone Integration' mais c'est un paragraph, il n'y a pas d'exemple de procédure comme nous trouvons dans le 'User Manual' en ligne dans l'application en cliquant sur Help.

2. Procéder par essais et erreurs, ce qui est long et frustrant.

3. Prendre une formation avec quelqu'un qui s'y connait et utilise depuis longtemps ces outils avec le BB, je suggère ici d'en parler avec John Marrett chez e-reporting.ca qui utilise un BlackBerry intensément tous les jours et en tant que formateur Maximizer pourrait faire une formation spécifique pour l'utilisation du BB. L'apprentissage en serait plus rapide et moins frustrant, le bémol est qu'il y a un coût attaché à cette formation, par contre si la formation est faite pour plus qu'une personne, disons 4, c'est le même coût et serait moins dispendieux que pour un à la fois.

Pensez-vous que ce dernier choix est le plus rapide et le plus efficace si dans votre entreprise vous êtes plusieurs à utiliser des BlackBerry?