Monday, March 7, 2011

Why is Outlook not a CRM?

If you think Outlook is the equivalent of a CRM, think again… allow me!

Why Outlook is not a CRM by itself?

No doubt Outlook is an excellent electronic mail manager with an address book, calendar and tasks list and a CRM has an address book, calendar and to-do list. The resemblance stops there, so what’s the dif?

A good Customer Relationship Management system, like Maximizer CRM, will integrate Outlook as one of it’s windows to view and make even better use of Outlook, without reinventing it but extending it.

Here’s how:

The Flexibility of Personalization

The most powerful function in Maximizer is it’s ‘list view’. From the beginning Maximizer works like we do, it shows people or companies in a list view rather than a form for each contact. This form is called the Basic Information sheet and contains, well the basics, name, address, phone numbers, which we don’t need to look at all the time. This is a major difference as in the Address Book window you can view the exact information you need as a view into the database that can be changed at will for what you need at the time you need it. You can create a list view with specific information/fields for prospects, clients, buyers, sellers, opportunities and tasks. Each piece of information is put in a column, and each column can be the sorting column, so you can put the list in alphabetical order, postal code order, city order, the choice is as you wish. You can even put more than one piece of information in the same column, not too many CRM will do that. Each column setup that you create is saved in a list to be reused in a snap! That’s flexibility in my book!

Now Maximizer goes further by having ‘following windows’, that means when you click on a person or company in the list, it displays the related information such as other contacts for that individual or company, notes, the list of User Fields that give at-a-glance a portrait of who the contact is in relationship to you. How about having your Ideal Client Profile, where does the person fit compared to your ICP!, you can also tell then how the entry is qualified and where he/she in the sales process!

These fields are not just to know who you are dealing with; every field can be searched and grouped. Can you say ‘target marketing’! All those that meet a set of your criteria, can be searched and appear in a list you can save as a Favorite List and send a mass letter, fax or email with your latest marketing info.
With Maximizer you can even narrow a list or add to a list you are building.
And this is so easily done!

Speaking of user fields, for Maximizer CRM we call them UDFs (User Defined Fields) and they are so very powerful and flexible. These fields can be used to profile, categorize, differentiate all your companies and people/contacts, you can arrange them in the order you need or want as a directory down to 3 levels! There are no limits to the number of UDF’s in Maximizer CRM. Impossible to do this with Outlook! In it, you can have category names per contact, but you have to go into the address book, choose the tab for fields and then select a category of fields… too cumbersome.

Maximizer CRM UDFs used in the Address Book window is so easy to see in a tree (directory view) on the tab that you view at the same time that you view the contacts and with the flexibility of choosing which fields you want to see in the main window - you can use any UDFs or basic fields to sort your contacts or companies for example: by amount ‘sold this month’, plus ‘year to date’ to easily find and cater to your 20% that brings in 80% of your sales/revenue. It can be used to do target marketing or segmenting for promotion by classifying/sorting by industries, regions, city, postal codes, etc… There is no limit to the number of views and uses you can have on your information. I have used Maximizer CRM to assist me superbly and efficiently to manage lists for whatever purpose I need or can think of. Not possible with just Outlook…


When using the address book, calendar and to-do list (called Hotlist in Maximizer) of Maximizer CRM, you will make everything more efficient because an appointment is attached to a contact, person or company, and is cross-referenced as a note entered automatically for the contact. You never have to reenter a name, address or phone number.

Same thing with tasks (to-dos or Hotlist), they are attached and cross referenced to a contact or as a personal task if it doesn’t involve any contacts.

Considering the fact that contacts are entered either for a company or for an individual, so a company has all the employees/staff all together, an individual is a professional without a company name but has a few assistants or is self-employed. Then all the notes for the company and for each individual are easy to view, what has happened in the past, any appointment set in the future, any tasks past and future, this is not possible with Outlook since it is a basic address book name by name in alphabetical order.

Then consider before emails. People were sending letters, faxes, thank you notes, real Christmas cards… and some still do. This is so easily done in Maximizer CRM as a merge between names, UDF and an integrated editor or using Microsoft Word. I would not thing of using anything else to help me be efficient. For each contact and company, you have a document tab, this is a real document manager as it’s an area to keep together all the correspondence. Now with emails being more used than letters, you save significant emails that are important for the history of the relationship in that same section, they are saved with 2 clicks: right click on the email to get the drop down menu then select ‘save to …name of person…’ and the email is now a document inside Maximizer CRM and can be shared, viewed and even responded to by others if you are in a company with whom you need to share information.

There is an advanced function in Maximizer called ‘Global Edit’ that can be used in both the Address Book or in the Opportunity Management section, it makes tasks for mass editing easy and a real time saver for the user. When group of people, customers, prospects or sales opportunities need to be reassigned to a new account manager, or a note needs to be added to several entries at one time, this function makes it so simple and fast, it even allows modifying multiple UDFs at the same time!

I’ll quickly tell about the creation of Action Plan since I have another post entirely on that subject, this is the scheduling of a string of appointments and/or Hotlist tasks that is set up as a reusable template and you can chose which company or person to apply a different Action Plan template for. Is it that you want to keep in touch once a month, every two months, quarterly, etc… Or is it that you want to handle a project like organizing an exhibit and things need to be planned and executed in a timely manner, and that are consistent every time you are an exhibitor at trade shows… Maximizer CRM is your full time assistant!

Did I mention how easy it is to keep the emails in each contact documents section for history, how easy it is to have email templates…

One other thing you have in Maximizer that’s so neat, your library! This is document management that’s so very useful, all the documentation that you have for business correspondence and are not attached to a contact as they are in each individual’s documents section, this is a area to keep the latest versions of forms, catalogs, price lists, and other reusable documents, ready to be emailed to a contact.

Upgrade and scalability

If you start with either the Entrepreneur or the Team Editions, that are contact and sales management applications, it is simple and seamless to have an upgrade path to the full CRM Editions of Group and Enterprise, so that your CRM grows with you with full featured Sales, Marketing and Customer Service and Support and can synchronize with people working on the road or at another location.

Maximizer already synchronizes contacts, calendar and tasks with Outlook.

This is not an either/or, it’s both!

Finally, the integration between Outlook and Maximizer CRM is seamless.

A CRM like Maximizer provides customers/prospects/contacts/suppliers/partners management; sales opportunity management; marketing campaign management and customer service and support management (those last two are in Group and Enterprise Editions) with many functionalities both basic and advanced that Outlook doesn’t have. And it is not an either/or, it’s best using both Maximizer CRM with Outlook! May I say that they are like Batman and Robin, they work together!

Any questions anyone on this subject?

Friday, March 4, 2011

Pourquoi Outlook n'est pas un CRM?

Si vous pensez qu’Outlook est l'équivalent d'un CRM, pensez-y bien... Permettez-moi!

Pourquoi Outlook n'est pas un CRM par lui-même?

Sans aucun doute Outlook est un excellent gestionnaire de courrier électronique avec un carnet d'adresses, agenda et liste de tâches et un CRM a un carnet d'adresses, agenda et liste de tâches. La ressemblance s'arrête là, alors c'est quoi la différence?

Un bon système de gestion des relations clients, connu sous le nom de CRM pour Customer Relationship Management, comme Maximizer CRM, va intégrer Outlook comme l'une de ses fenêtres à afficher et en faire un meilleur usage, sans le réinventer, mais en faire l’extension.

Voici comment:

La flexibilité de la personnalisation

La fonction la plus puissante dans Maximizer est la vue par liste. Depuis le début Maximizer est fait de la façon de travailler comme nous le faisons, il montre des personnes ou des compagnies dans une liste plutôt que d'un formulaire pour chaque contact. Ce formulaire est appelé ‘information de base’ et contient, et bien ce qui est courant : nom, adresse, numéros de téléphone, dont nous n'avons pas besoin de regarder tout le temps. C'est une différence majeure parce que dans la fenêtre Carnet d'adresses, vous pouvez afficher les informations exactes dont vous avez besoin pour une vision dans la base de données qui peut être changée à volonté pour ce que vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Vous pouvez créer une vue en liste des informations ou champs spécifiques pour les prospects, clients, acheteurs, vendeurs, les opportunités et les tâches. Chaque élément d'information est mise dans une colonne, et chaque colonne peut être la colonne de tri, donc vous pouvez mettre la liste dans l'ordre alphabétique, de code postal, de ville… le choix est tel que vous le souhaitez. Vous pouvez même mettre plus d'un élément d'information dans la même colonne, pas tout CRM qui peut le faire. Chaque configuration de colonnes que vous créez est sauvegardée dans une liste pour être réutilisée en quelques secondes! Ça c'est de la flexibilité dans mon livre!

Même que Maximizer va plus loin en présentant des ‘fenêtres suivantes’, cela signifie que lorsque vous cliquez sur une personne ou une compagnie dans la liste, il affiche les informations connexes telles que d'autres contacts pour cet individu ou compagnie, les notes, la liste des champs qui donnent à l'utilisateur, en un coup d'œil, un portrait de qui le contact est en relation avec vous. Que diriez-vous d'avoir votre Profil du client idéal, et où en est la personne par rapport à votre PCI! Vous pouvez aussi dire comment il s’est qualifié et où il/elle en est dans le processus de vente

Ces champs ne sont pas seulement pour savoir à qui vous avez affaire; tous les champs peuvent être recherchés et groupés. Pouvez-vous dire: le marketing ciblé! Tous ceux qui répondent à un ensemble de vos critères, peuvent être recherchées et apparaître dans une liste, vous pouvez l’enregistrer en tant que liste ‘favorite’ et envoyer en masse une lettre, un fax ou un courriel avec votre information marketing récente.
Avec Maximizer, vous pouvez même restreindre davantage une liste ou ajouter à une liste que vous bâtissez.
Et cela est si facile à faire!

Parlant de champs utilisateur, pour Maximizer CRM nous les appelons UDFs (User Defined Fields – champs définis par l’utilisateur) et ils sont tellement puissants et flexibles. Ces champs peuvent être utilisés pour faire le profil, classer, distinguer entre eux toutes vos entreprises et les personnes/contacts ; vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous avez besoin ou encore dans un répertoire jusqu’à 3 niveaux! Il n'y a aucune limite au nombre de UDFs dans Maximizer CRM. Impossible de faire ça avec Outlook! Pour celui-ci vous pouvez avoir des catégories par contact, mais vous devez aller dans le carnet d'adresses, sélectionnez l'onglet pour les champs, puis sélectionnez une catégorie de champs ... trop encombrant.

Les UDFs de Maximizer CRM que vous sélectionnez pour apparaître dans la fenêtre Carnet d'adresses (fenêtre principale) sont aussi facile à voir en arborescence dans l'onglet UDF en même temps que vous affichez les contacts. Vous pouvez utiliser n'importe quel UDF ou champ de base pour trier vos contacts ou compagnies, par exemple: par montant «vendus ce mois-ci», montant «année à ce jour» afin de trouver facilement vos 20% qui génèrent 80% de vos ventes/revenus et les prioriser. Ces recherches peuvent être utilisées pour faire du marketing ciblé encore ou la segmentation pour faire de la promotion en classant / triant par type d’industries, régions, villes, codes postaux, etc. ... Il n'y a pas de limite au nombre de points de vue et d'utilisation que vous pouvez avoir sur vos informations. J'ai utilisé Maximizer CRM pour m'aider à être superbement efficace pour gérer des listes à toutes fins. Ce qui n'est pas possible avec seulement Outlook...


Lorsque vous utilisez le carnet d'adresses, agenda et liste de tâches (appelée «Hotlist» dans Maximizer) de Maximizer CRM, vous faites tout avec plus d’efficacité, car un rendez-vous est fixé à un contact, une personne ou compagnie, et il y a un renvoi avec une note entrée automatiquement pour le contact. Vous n'avez jamais à entrer de nouveau son nom, son adresse ou son numéro de téléphone.

Même chose avec les tâches (to-dos ou Hotlist), elles sont attachées avec l’information des contacts et des renvois automatiques sont inscrits dans les notes des contacts, si c’est une tâche personnelle il n’y a pas de note renvoyée à un contact.

Et quand vous regardez l’information du contact vous voyez la note lorsqu’il y a une tâche ou un rendez-vous de céduler.

Compte tenu du fait que les contacts sont inscrits soit pour une entreprise ou pour un individu, alors une entreprise regroupe tous ses employés/son personnel ensemble ; et une personne, qui est un professionnel sans un nom de compagnie, mais a quelques assistants ou est un travailleur autonome, est entrée comme individu. Ensuite, toutes les notes pour chaque entreprise et pour chaque individu sont faciles à voir : ce qui s'est dit et fait dans le passé, toute rencontre prévue à venir, toutes les tâches passées et futures… ce n'est pas possible avec Outlook car c’est un carnet d’adresse de base par nom dans l'ordre alphabétique.

Pensez à comment nous communiquions avant les courriels. Les gens s’échangeaient des lettres, télécopies, notes de remerciement, des vraies cartes de Noël... et certains le font encore. C’est tellement facile à faire dans Maximizer CRM comme une fusion entre les noms, UDF et un éditeur intégré ou en utilisant Microsoft Word. Je ne voudrais pas utiliser autre chose pour m'aider à être efficace. Pour chaque contact et chaque compagnie, vous avez un onglet de documents, il s'agit d'un gestionnaire de documents réels et c'est un endroit pour garder ensemble la correspondance. Maintenant, avec les courriels qui sont plus utilisés que les lettres, vous sauvegardez les courriels importants qui sont significatifs pour l'historique de la relation dans ce même onglet de documents. Ils sont enregistrés en 2 clics: un clic sur le bouton de droite sur le courriel pour obtenir le menu déroulant, puis un clic pour sélectionner "Enregistrer sous... le nom de la personne, et le courrier électronique est désormais un document dans Maximizer CRM qui peut être partagé, consulté et même répondu par d'autres si vous êtes dans une compagnie dans laquelle vous avez besoin de partager l'information.

Ai-je mentionné combien il est facile de garder les courriels pour chaque contact dans leur section ‘documents’ pour préserver l'historique, et comment il est facile d'avoir des modèles de courriels ?...

Il y a une fonction avancée dans Maximizer appelée 'Global Edit’ qui peut être utilisée aussi bien dans le carnet d'adresses que dans la section Gestion des opportunités, elle simplifie les tâches d'édition de masse et est un gain de temps réel pour l'utilisateur. Lorsque le groupe de personnes, clients, prospects ou des opportunités de ventes doivent être réaffectés à un nouveau responsable de compte, ou une note doit être ajoutée à plusieurs entrées à un moment donné, cette fonction permet de le faire facilement et rapidement, et cette fonction permet même de modifier de multiples UDFs en même temps!

Je vais rapidement vous parler de la création de Plans d'action puisque j’ai fait un ‘post’ complet à ce sujet. C'est la programmation d'une série de rendez-vous et/ou de tâches Hotlist qui sont définis dans un modèle réutilisable, autant de modèles que vous avez besoin, et ensuite vous pouvez choisir pour quelle compagnie ou personne vous appliquer un plan d'action choisi parmi les modèles. Est-ce que vous voulez garder le contact une fois par mois, tous les deux mois, trimestriel, etc. Ou est-ce que vous souhaitez traiter un projet comme l'organisation d'une exposition et les choses doivent être planifiées et exécutées en temps opportun, et qui sont identiques à chaque fois que vous êtes un exposant dans les salons professionnels ... Maximizer CRM est votre assistant à temps plein!

Une autre chose que vous avez dans Maximizer qui est formidable, votre bibliothèque! Il s'agit de la gestion de documents qui est fort utile : tous les documents que vous avez de correspondance commerciale et qui ne sont pas attachés à un contact comme ils le sont dans chaque section des documents individuels, il s'agit d'un endroit pour garder les dernières versions de formulaires, des catalogues, des listes de prix , et tout autre document réutilisable, prêt à être envoyé par courrier électronique à un contact.

Mise à niveau et évolutivité

Si vous commencez avec soit l'édition Entrepreneur ou l’édition Team, qui sont des gestionnaires de contacts et de ventes, il est simple et transparent de migrer à une mise à niveau vers les éditions complètes de CRM soit les éditions Group et Enterprise, afin que votre CRM grandisse avec vous avec toutes les fonctionnalités pour aider les gens aux ventes, marketing et service et soutien à la clientèle ainsi que de pourvoir aussi synchroniser avec les personnes qui travaillent sur la route ou à un autre endroit.

Ce n’est pas l’un ou l’autre, c’est les deux!

Enfin, l'intégration entre Outlook et Maximizer CRM est transparente. Maximizer synchronise les contacts, le calendrier et les tâches avec Outlook.

Un CRM comme Maximizer assiste dans la gestion des clients, des prospects, des contacts, des fournisseurs et des partenaires ainsi que la gestion des opportunités de ventes. Pour la gestion de campagnes de marketing et le soutien et service à la clientèle, ces deux derniers sont dans l’Édition Group et l’Édition Enterprise, toutes les quatre éditions ont de nombreuses fonctionnalités de base et avancées qu’Outlook n'a pas. Est-ce à dire que ça doit être l’un ou l'autre ? non, c’est mieux d’utiliser les deux Maximizer CRM et Outlook! Puis-je dire qu'ils sont comme Batman et Robin, ils travaillent ensemble!

Avez-vous des questions sur ce sujet?