Friday, March 4, 2011

Pourquoi Outlook n'est pas un CRM?

Si vous pensez qu’Outlook est l'équivalent d'un CRM, pensez-y bien... Permettez-moi!

Pourquoi Outlook n'est pas un CRM par lui-même?

Sans aucun doute Outlook est un excellent gestionnaire de courrier électronique avec un carnet d'adresses, agenda et liste de tâches et un CRM a un carnet d'adresses, agenda et liste de tâches. La ressemblance s'arrête là, alors c'est quoi la différence?

Un bon système de gestion des relations clients, connu sous le nom de CRM pour Customer Relationship Management, comme Maximizer CRM, va intégrer Outlook comme l'une de ses fenêtres à afficher et en faire un meilleur usage, sans le réinventer, mais en faire l’extension.

Voici comment:

La flexibilité de la personnalisation

La fonction la plus puissante dans Maximizer est la vue par liste. Depuis le début Maximizer est fait de la façon de travailler comme nous le faisons, il montre des personnes ou des compagnies dans une liste plutôt que d'un formulaire pour chaque contact. Ce formulaire est appelé ‘information de base’ et contient, et bien ce qui est courant : nom, adresse, numéros de téléphone, dont nous n'avons pas besoin de regarder tout le temps. C'est une différence majeure parce que dans la fenêtre Carnet d'adresses, vous pouvez afficher les informations exactes dont vous avez besoin pour une vision dans la base de données qui peut être changée à volonté pour ce que vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Vous pouvez créer une vue en liste des informations ou champs spécifiques pour les prospects, clients, acheteurs, vendeurs, les opportunités et les tâches. Chaque élément d'information est mise dans une colonne, et chaque colonne peut être la colonne de tri, donc vous pouvez mettre la liste dans l'ordre alphabétique, de code postal, de ville… le choix est tel que vous le souhaitez. Vous pouvez même mettre plus d'un élément d'information dans la même colonne, pas tout CRM qui peut le faire. Chaque configuration de colonnes que vous créez est sauvegardée dans une liste pour être réutilisée en quelques secondes! Ça c'est de la flexibilité dans mon livre!

Même que Maximizer va plus loin en présentant des ‘fenêtres suivantes’, cela signifie que lorsque vous cliquez sur une personne ou une compagnie dans la liste, il affiche les informations connexes telles que d'autres contacts pour cet individu ou compagnie, les notes, la liste des champs qui donnent à l'utilisateur, en un coup d'œil, un portrait de qui le contact est en relation avec vous. Que diriez-vous d'avoir votre Profil du client idéal, et où en est la personne par rapport à votre PCI! Vous pouvez aussi dire comment il s’est qualifié et où il/elle en est dans le processus de vente

Ces champs ne sont pas seulement pour savoir à qui vous avez affaire; tous les champs peuvent être recherchés et groupés. Pouvez-vous dire: le marketing ciblé! Tous ceux qui répondent à un ensemble de vos critères, peuvent être recherchées et apparaître dans une liste, vous pouvez l’enregistrer en tant que liste ‘favorite’ et envoyer en masse une lettre, un fax ou un courriel avec votre information marketing récente.
Avec Maximizer, vous pouvez même restreindre davantage une liste ou ajouter à une liste que vous bâtissez.
Et cela est si facile à faire!

Parlant de champs utilisateur, pour Maximizer CRM nous les appelons UDFs (User Defined Fields – champs définis par l’utilisateur) et ils sont tellement puissants et flexibles. Ces champs peuvent être utilisés pour faire le profil, classer, distinguer entre eux toutes vos entreprises et les personnes/contacts ; vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous avez besoin ou encore dans un répertoire jusqu’à 3 niveaux! Il n'y a aucune limite au nombre de UDFs dans Maximizer CRM. Impossible de faire ça avec Outlook! Pour celui-ci vous pouvez avoir des catégories par contact, mais vous devez aller dans le carnet d'adresses, sélectionnez l'onglet pour les champs, puis sélectionnez une catégorie de champs ... trop encombrant.

Les UDFs de Maximizer CRM que vous sélectionnez pour apparaître dans la fenêtre Carnet d'adresses (fenêtre principale) sont aussi facile à voir en arborescence dans l'onglet UDF en même temps que vous affichez les contacts. Vous pouvez utiliser n'importe quel UDF ou champ de base pour trier vos contacts ou compagnies, par exemple: par montant «vendus ce mois-ci», montant «année à ce jour» afin de trouver facilement vos 20% qui génèrent 80% de vos ventes/revenus et les prioriser. Ces recherches peuvent être utilisées pour faire du marketing ciblé encore ou la segmentation pour faire de la promotion en classant / triant par type d’industries, régions, villes, codes postaux, etc. ... Il n'y a pas de limite au nombre de points de vue et d'utilisation que vous pouvez avoir sur vos informations. J'ai utilisé Maximizer CRM pour m'aider à être superbement efficace pour gérer des listes à toutes fins. Ce qui n'est pas possible avec seulement Outlook...

Utilisabilité

Lorsque vous utilisez le carnet d'adresses, agenda et liste de tâches (appelée «Hotlist» dans Maximizer) de Maximizer CRM, vous faites tout avec plus d’efficacité, car un rendez-vous est fixé à un contact, une personne ou compagnie, et il y a un renvoi avec une note entrée automatiquement pour le contact. Vous n'avez jamais à entrer de nouveau son nom, son adresse ou son numéro de téléphone.

Même chose avec les tâches (to-dos ou Hotlist), elles sont attachées avec l’information des contacts et des renvois automatiques sont inscrits dans les notes des contacts, si c’est une tâche personnelle il n’y a pas de note renvoyée à un contact.

Et quand vous regardez l’information du contact vous voyez la note lorsqu’il y a une tâche ou un rendez-vous de céduler.

Compte tenu du fait que les contacts sont inscrits soit pour une entreprise ou pour un individu, alors une entreprise regroupe tous ses employés/son personnel ensemble ; et une personne, qui est un professionnel sans un nom de compagnie, mais a quelques assistants ou est un travailleur autonome, est entrée comme individu. Ensuite, toutes les notes pour chaque entreprise et pour chaque individu sont faciles à voir : ce qui s'est dit et fait dans le passé, toute rencontre prévue à venir, toutes les tâches passées et futures… ce n'est pas possible avec Outlook car c’est un carnet d’adresse de base par nom dans l'ordre alphabétique.

Pensez à comment nous communiquions avant les courriels. Les gens s’échangeaient des lettres, télécopies, notes de remerciement, des vraies cartes de Noël... et certains le font encore. C’est tellement facile à faire dans Maximizer CRM comme une fusion entre les noms, UDF et un éditeur intégré ou en utilisant Microsoft Word. Je ne voudrais pas utiliser autre chose pour m'aider à être efficace. Pour chaque contact et chaque compagnie, vous avez un onglet de documents, il s'agit d'un gestionnaire de documents réels et c'est un endroit pour garder ensemble la correspondance. Maintenant, avec les courriels qui sont plus utilisés que les lettres, vous sauvegardez les courriels importants qui sont significatifs pour l'historique de la relation dans ce même onglet de documents. Ils sont enregistrés en 2 clics: un clic sur le bouton de droite sur le courriel pour obtenir le menu déroulant, puis un clic pour sélectionner "Enregistrer sous... le nom de la personne, et le courrier électronique est désormais un document dans Maximizer CRM qui peut être partagé, consulté et même répondu par d'autres si vous êtes dans une compagnie dans laquelle vous avez besoin de partager l'information.

Ai-je mentionné combien il est facile de garder les courriels pour chaque contact dans leur section ‘documents’ pour préserver l'historique, et comment il est facile d'avoir des modèles de courriels ?...

Il y a une fonction avancée dans Maximizer appelée 'Global Edit’ qui peut être utilisée aussi bien dans le carnet d'adresses que dans la section Gestion des opportunités, elle simplifie les tâches d'édition de masse et est un gain de temps réel pour l'utilisateur. Lorsque le groupe de personnes, clients, prospects ou des opportunités de ventes doivent être réaffectés à un nouveau responsable de compte, ou une note doit être ajoutée à plusieurs entrées à un moment donné, cette fonction permet de le faire facilement et rapidement, et cette fonction permet même de modifier de multiples UDFs en même temps!

Je vais rapidement vous parler de la création de Plans d'action puisque j’ai fait un ‘post’ complet à ce sujet. C'est la programmation d'une série de rendez-vous et/ou de tâches Hotlist qui sont définis dans un modèle réutilisable, autant de modèles que vous avez besoin, et ensuite vous pouvez choisir pour quelle compagnie ou personne vous appliquer un plan d'action choisi parmi les modèles. Est-ce que vous voulez garder le contact une fois par mois, tous les deux mois, trimestriel, etc. Ou est-ce que vous souhaitez traiter un projet comme l'organisation d'une exposition et les choses doivent être planifiées et exécutées en temps opportun, et qui sont identiques à chaque fois que vous êtes un exposant dans les salons professionnels ... Maximizer CRM est votre assistant à temps plein!

Une autre chose que vous avez dans Maximizer qui est formidable, votre bibliothèque! Il s'agit de la gestion de documents qui est fort utile : tous les documents que vous avez de correspondance commerciale et qui ne sont pas attachés à un contact comme ils le sont dans chaque section des documents individuels, il s'agit d'un endroit pour garder les dernières versions de formulaires, des catalogues, des listes de prix , et tout autre document réutilisable, prêt à être envoyé par courrier électronique à un contact.


Mise à niveau et évolutivité

Si vous commencez avec soit l'édition Entrepreneur ou l’édition Team, qui sont des gestionnaires de contacts et de ventes, il est simple et transparent de migrer à une mise à niveau vers les éditions complètes de CRM soit les éditions Group et Enterprise, afin que votre CRM grandisse avec vous avec toutes les fonctionnalités pour aider les gens aux ventes, marketing et service et soutien à la clientèle ainsi que de pourvoir aussi synchroniser avec les personnes qui travaillent sur la route ou à un autre endroit.

Ce n’est pas l’un ou l’autre, c’est les deux!

Enfin, l'intégration entre Outlook et Maximizer CRM est transparente. Maximizer synchronise les contacts, le calendrier et les tâches avec Outlook.

Un CRM comme Maximizer assiste dans la gestion des clients, des prospects, des contacts, des fournisseurs et des partenaires ainsi que la gestion des opportunités de ventes. Pour la gestion de campagnes de marketing et le soutien et service à la clientèle, ces deux derniers sont dans l’Édition Group et l’Édition Enterprise, toutes les quatre éditions ont de nombreuses fonctionnalités de base et avancées qu’Outlook n'a pas. Est-ce à dire que ça doit être l’un ou l'autre ? non, c’est mieux d’utiliser les deux Maximizer CRM et Outlook! Puis-je dire qu'ils sont comme Batman et Robin, ils travaillent ensemble!

Avez-vous des questions sur ce sujet?

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