Monday, May 30, 2011

Vous sentez-vous le besoin de vitesse?

Vous voici, après une foire commerciale, à avoir beaucoup de nouveaux contacts ou compagnies à entrer dans votre base de données et vous vous sentez le besoin de vitesse...

Étant une utilisatrice aguerrie ou ce qu’on appelle un ‘Power User’, j'ai quelques astuces dans cet article pour ceux qui aiment les raccourcis pour aller plus vite et être plus efficace, c’est amusant aussi. Vous deviendrez un Maximizer ‘Power User’ en mettant en pratique ce qui suit.

L’utilisation de l'entrée par défaut ‘Default Entry’ fait de vous un utilisateur en puissance… d’accélération

Avec l’utilisation de l'entrée par défaut, vous prendrez un raccourci pour gagner du temps à faire la saisie de données. Avec cette entrée, qui est disponible à chaque utilisateur Maximizer, vous remplissez certains champs à l'avance quand plusieurs champs seront communs à de nombreuses entrées. Ensuite, lorsque vous créez l’entrée pour de nouvelles compagnies ou de nouveaux contacts, certains champs seront déjà remplis, comme les champs de Ville, Province, Pays, également une partie de l'indicatif régional pour le code postal ou le code téléphonique régional. Vous pouvez pré-remplir tous les champs de l’écran ‘Basic Information’ ainsi que les champs créés par l’utilisateur (votre utilisateur ‘Master’ a normalement l’exclusivité pour créer de nouveaux champs). Vous trouverez l'entrée par défaut dans ‘Setup’ dans la barre en ruban de la version actuelle 11 et dans les versions précédentes, vous la trouverez dans le menu déroulant Modifier (ou Edit) sur la barre de menu. Voici une reproduction de mon entrée par défaut:

Faire des raccourcis avec les touches du clavier

Je parle de raccourcis en utilisant les clés du clavier d’ordinateur. Si vous vous sentez le besoin de vitesse, parfois la souris n'est pas le moyen le plus rapide pour naviguer une page. Voici quelques-uns d'entre eux qui peuvent vous rendre plus rapide en utilisant ces raccourcis:

Lorsque vous êtes dans un champ de date, plutôt que de cliquer sur la flèche vers le bas pour obtenir le calendrier pour le mois ou vous devez choisir le jour, vous pouvez à sa place, sans avoir à chercher le calendrier, utiliser les touches suivantes:

- la flèche vers le haut recule d’un jour
- la flèche vers le bas avance d’un jour
- la touche Page Up revient d’un mois jour pour jour
- la touche Page Down avancera d’un mois jour pour jour
- les touches Ctrl+Page Up recule d'un an jour pour jour
- les touches Ctrl+Page Down avancera d’un an jour pour jour

L'astuce suivante est pour les versions précédentes de Maximizer CRM:

Remarquez chaque sélection de menu et vous trouverez que la plupart d'entre eux ont un caractère souligné. Si vous appuyez sur la touche Alt, puis le caractère souligné, vous irez à cette zone de la fenêtre immédiatement.

A titre d'exemple, vous êtes dans la fenêtre principale et vous voulez utiliser la fonction de recherche sur la barre de menu. Vous appuyez sur Alt, puis S (Alt+S), le menu déroulant est aussitôt présenté pour les recherches, à partir de là simplement en appuyant sur le caractère souligné appelle la fonction.

Pour ceux qui sont si chanceux d'avoir la version actuelle 11 de Maximizer CRM:

C’est tellement ingénieux ! Quand vous regardez la barre de ruban et appuyez simplement sur la touche Alt, vous verrez apparaître des chiffres et des caractères, il vous suffit d'appuyer sur un de ces numéro ou caractère et vous activez cette fonction ou l’onglet. Disons que vous appuyez sur la touche T après avoir fait Alt, qui est au-dessus de l'onglet Tools (Outils), vous verrez alors apparaître maintenant les caractères pour chacune des fonctions dans le ruban Tools (Outils)! Ainsi, vous pouvez accéder à ces fonctions directement avec leur caractère individuel.

Si vous êtes dans un autre ruban, disons dans l’onglet Search (Recherche) du ruban et vous voulez aller à l’onglet Tools (Outils) du ruban, en appuyant sur les touches Alt + T, ça passe à l’onglet Tools avec le ruban de ses fonctions et vous activez tous les caractères pour les fonctions qu’on y retrouve ... c’est cool!

Maintenant, remarquez quelque chose d'autre quand vous passez la souris au-dessus de certaines fonctions, il montre une brève description de la fonction et si vous voyez un F (n), ce F (n) est aussi une touche d'accès direct. Ensuite, vous pouvez accéder à cette fonction directement avec l'une des touches F de la première rangée de votre clavier - comme par exemple l'outil de téléphone peut être directement accessible par la touche F7 - quel que soit le ruban en fonction affiché. Et pour cette fonction particulière si vous utilisez la combinaison des touches CTRL + F7 il vous apportera le journal (log) de l’outil téléphone

Dans toutes les versions, appuyer sur la touche Esc fermera la sélection d’un menu ou le menu déroulant, et même arrêtera une recherche qui est en cours d'exécution.

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Si vous avez des trucs ou astuces pour être plus rapide, partagez-le dans un commentaire ci-dessous.

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