Wednesday, June 29, 2011

Demystifying Workflow Automation - part 2

I am revisiting Workflow Automation in this post. For a detailed explanation of Workflow Automation as it relates to its use with a CRM you can go to the article of August 2010, which would be considered part one.

This is more for it’s use with Maximizer CRM.

Workflow Automation for Maximizer CRM is a separate and optional application created by KnowledgeSync and combines Business Intelligence and Workflow technologies.

Workflow Automation enables you to identify and monitor critical business data within your business’ systems comprising of Maximizer CRM database, other applications, and incoming email messages. In effect allowing you to automatically respond to critical business activities as they happen and when potential issues are identified before they create problems, the people who need to know can act on the information by receiving an alert.

With Workflow Automation, you can apply business rules to all your data – no matter where it resides – and learn of those potential issues while there is still time to act. Upon detecting, Workflow Automation triggers real-time alert messages via email, fax, pager, PDA, screen pop, and webcast. It can generate, schedule and deliver Forms, Documents, and Crystal Reports, and executes Workflow to update applications with the information an organization requires. It’s easy for Workflow Automation to completely automate lead qualification, lead assignment and lead tracking.

Workflow Automation for Maximizer CRM provides over 80 predefined queries and over 40‘Events’ defined using these queries. This EventPaks, included in all four suites, offers a quick way to get started using Workflow Automation. Events have been preconfigured for many common processes within Maximizer CRM , and they can also be easily customized to include your own user-defined fields. Or you can simply apply your business context and logic to define ‘queries’ to search the massive amounts of information coming into your business every day and alert people or assign tasks automatically by configuring Workflow Automation to monitor critical events, then defining the actions you want to take upon that event such as creating a hotlist task with an alarm, or sending an email to alert a manager.

It could be used to alert when a customer service case is going over your allowed length of time a case may be open. Your own business rules could be to distribute a certain number of leads per each sales reps, a maximum amount of cases to your customer service reps, if a forecast will be unmet at a set time or if leads are not responded to in a predefined time after being distributed. In each case, you can set the Workflow Automation to send an email notifications to the affected employees and managers and attach a Crystal Reports containing the alert information.


Powerful and flexible, the Workflow Automation Suite is quickly deployed, simple to use, and easy to administer so you can focus on building successful, profitable customer relationships.

Workflow Automation is offered in four suites: Unlimited, Corporate, Basic and Lite. They are custom built for Maximizer CRM.


  • Unlimited Suite enables an unlimited number of active ‘Events’ in Maximizer CRM, an unlimited number of external database connections, and includes the Email Response Systems to monitor and take action on incoming emails.

  • Corporate Suite also offers unlimited number of active ‘Events’ in Maximizer CRM and the Email Response System, but is limited to one database connections. (i.e. Maximizer CRM).

  • Basic Suite also offers unlimited number of active ‘Events, in Maximizer CRM and is limited to one database connections, but does not contain the Email Response System.

  • Lite Suite has limited automation and response functionality and allows only 6 active events at one time.

If you think your data is sitting passively in your CRM – this is no longer the case when you add Workflow Automation. It’s like adding a console of alert buttons that will flash when conditions are met and you have a team of experts combing your data constantly... Beam me up Scotty!

Démystifier le Workflow Automation - partie 2

Je revisite le Workflow Automation dans cet article. Pour une explication détaillée de Workflow Automation en ce qui concerne son utilisation avec un CRM, vous pouvez aller à l'article du mois d'août 2010, qui serait considéré comme partie 1.

C'est plus ici pour son utilisation avec Maximizer CRM.

Le Workflow Automation pour Maximizer CRM est une application séparée et en option créée par KnowledgeSync qui intègre les technologies de Business Intelligence (Intelligence d’affaires) et de Workflow (gestion des processus).

Le Workflow Automation vous permet d'identifier et de surveiller les données critiques de l'entreprise au sein des systèmes de votre entreprise comprenant des bases de données dont Maximizer CRM, d'autres applications, et des courriels entrants. En effet ce WFA (Workflow Automation), vous permet de répondre automatiquement à des activités critiques de l'entreprise au fur et à mesure qu’ils se produisent; ainsi les situations potentiellement problématiques sont identifiées avant qu'elles ne créent des problèmes, les gens qui ont besoin de savoir peuvent agir sur l'information en recevant une alerte.

Avec le Workflow Automation, vous pouvez appliquer des règles d’affaires pour toutes vos données - peu importe où elles résident - et être au courant de ces problèmes potentiels alors qu'il est encore temps d'agir. Lors de la détection, le Workflow Automation déclenche en temps réel des messages d'alerte par courriel, télécopieur, téléavertisseur, PDA, pop écran, et une webdiffusion. Il peut générer, mettre au calendrier et livrer les formulaires, documents, et rapports Crystal Reports, ainsi qu’exécuter une fonction du Workflow pour mettre à jour les applications avec les informations qu'une organisation exige. Il est facile pour le Workflow Automation de complètement automatiser la qualification des leads de ventes, de les affecter à un vendeur et d’en faire les suivis.

Workflow Automation pour Maximizer CRM fournit plus de 80 requêtes prédéfinies et plus de 40 «Événements» définis à l'aide de ces requêtes. Cet EventPaks, inclus dans les quatre suites, offre un moyen rapide pour commencer à utiliser le Workflow Automation. Les événements ont été préconfigurés pour de nombreux procédés communs dans Maximizer CRM, et ils peuvent également être facilement personnalisés pour inclure vos propres champs définis par l'utilisateur (UDF ou User Defined Fields). Ou vous pouvez simplement appliquer vos contextes et logiques d'entreprise pour définir vos "requêtes" pour rechercher les quantités massives d'informations que votre entreprise reçoit tous les jours; alerter les gens ou assigner des tâches automatiquement en configurant Workflow Automation pour surveiller les événements critiques; ensuite définir les actions que vous voulez prendre sur cet événement comme la création d'une tâche Hotlist avec une alarme, ou en envoyant un courriel pour alerter un gestionnaire.

Un événement du WFA pourrait être utilisé pour alerter quand un cas de service à la clientèle dépasse le temps que vous avez autorisé d’être ouvert (non réglé) et un autre pour assigner un montant maximum de cas à vos représentants du service à la clientèle.

Un événement du WFA avec vos propres règles d’affaires pourraient être de distribuer un certain nombre de leads pour chaque représentant de ventes et un autre pour avertir quand les leads ne sont pas répondus dans un temps prédéfini après avoir été distribués. Un autre si les prévisions des ventes ne seront pas rencontrées à une heure donnée.

Dans chaque cas ou événement, vous pouvez définir le Workflow Automation pour qu’il envoie un avis par courriel aux employés touchés et leurs supérieurs ainsi que joindre un rapport Crystal Reports contenant les informations d'alerte.

Puissant et flexible, la suite Workflow Automation est rapidement déployée, simple à utiliser, et facile à administrer afin que vous puissiez vous concentrer à bâtir avec succès, des relations clients profitables.

Le Workflow Automation est offert en quatre suites: Unlimited, Corporate, Basic et Lite. Ils sont faits sur mesure pour Maximizer CRM.
  • La suite Unlimited permet un nombre illimité d’événements actifs dans Maximizer CRM, un nombre illimité de connexions bases de données externes, et comprend les systèmes de réponse par courriel pour surveiller et prendre des mesures sur les courriels entrants.

  • La suite Corporate offre également un nombre illimité d’événements actifs dans Maximizer CRM et le système de réponse par courriel, mais celle-ci est limitée à une connexion à une base de données. (Maximizer CRM).

  • La suite Basic propose également un nombre illimité d'événements actifs, dans Maximizer CRM, et est limitée à une connexion à une base de données, mais elle ne contient pas le système de réponse par courriel.

  • La suite Lite est limitée dans son automatisation d’événements et dans ses fonctionnalités de réponse, cette suite permet seulement 6 événements actifs à la fois.

Si vous pensez que vos données sont assises passivement dans votre CRM - ce n'est plus le cas lorsque vous ajoutez le Workflow Automation. C’est comme si vous ajoutiez une console de boutons d’alerte qui clignote lorsque les conditions sont remplies et que vous aviez une équipe d’experts en train de passer au peigne fin vos données en permanence… Beam me up Scotty!