Tuesday, September 27, 2011

Creating Targeted Lists

This blog post is an important one as I will do a 4 part series on marketing campaigns by emails as future posts and this one here is an important preparation step, let’s see what we need to do to create targeted lists.

(This month’s tip will help you become a Maximizer Power User, it’s a short two pages read to make you more efficient while having more fun and getting the most of your Maximizer CRM.)

Creating targeted lists is not only for the marketing representative audience. Sales representatives can use this to make lists for themselves to know at which stage of the sales cycle their customers and prospects are, which customers are in the top 20% bringing in 80% of revenue, which have been contacted in the last three months and reversing the list will let him or her know those who haven’t. The number of use a targeted list can have is only limited by your imagination… Maximizer CRM will make it a breeze.
  1. Profiling & Segmenting Customers and Prospects – Targeted marketing and targeted lists make use of your User-Defined Fields (UDFs or fields customized for you the user). First, ensure you can and have identified your various customers or prospects segments (or "targets") - some examples include: a food distributor would want to segment grocery stores vs. specialty stores; or a financial advisor would want to segment his customers and prospects between their high-risk vs. low-risk investors. You can also identify your prospects some other ways to segment them: by industry, company size, product types/versions (typical in manufacturing and software companies), preferences, location, purchase habits, gender, age, lifestyle habits and much more. UDFs are set up in a tree structure and there are five types of UDFs: table fields (with a list of items to select from), date fields, numeric fields, alphanumeric fields and calculation fields giving the result in one field from combining other UDFs. While it is very easy to create UDFs, we recommend only one or two person in your company or department will have the rights to create new ones. This is because you have to create them in the administrator part of the program, and this is also that you do not clutter your data with redundant UDFs.

  2. Managing Target Lists - Once you have identified your customers and prospects with the proper UDFs to categorize them or to have their profile details (in the UDF section) of who they are in relation to your company, it is now very easy for you to do searches on any fields, along with any of the basic and system fields such as name, company, state or province, category, and so on. This will enable you to begin saving a bunch of favorite lists which you can use for a variety of things like email campaigns, sales or telemarketing follow-ups, customer counts, and much more. Furthermore, the powers of Maximizer CRM’s search capabilities are enhanced with catalog searches and one-click button access. We will review in an upcoming post how to do column set-up. This is where the power of Maximizer CRM shines the most, it’s list management… And, if you have the rights, you can in one click export the list directly in Excel, to be used in a report, or saved as a .csv file for sending to a mail house for a direct mail campaign (that’s if you do not have the Group or Enterprise editions that have the module for Marketing Campaign Automation).

    Here are the steps to use:

    Step 1: From the Search Tab, click on All Fields to set up a search with any number of different search criteria (ensure you include at least one criteria using a basic field, ie. company name or contact name), and continue adding the other criteria using your specific UDF values.

    Step 2: While in this search window, save this search as a catalog search with a name.

    Step 3: Click on OK after choosing the search conditions to retrieve the list in the Address Book and then you can save it as a Favorite List if you want.

    Step 4: Change the column set-up using the flexibility of Maximizer's list management capabilities, if you want to show specific UDF’s in the Address Book view.

    Step 5: Export the list to Excel if you want to further manipulate the list – if not required, you can start using the list for the purpose you created it right in the Address Book.


If this has you confused, you might need a refresher of your Maximizer training, or for a new hire to ramp up quickly, we can set up a half day training on premise or via a web session, if that is the case send me an email (click on the side bar at ‘email me’) or contact me by phone at 514-488-1221, ext. 202.

Création de listes ciblées

Cet article est important parce que je vais faire une série en 4 parties sur les campagnes de marketing par courriels dans les prochains articles et celui-ci est une étape préparatoire importante, voyons ce que nous devons faire pour créer des listes ciblées.

(L’astuce de ce mois vous aidera à devenir un meilleur utilisateur de Maximizer, c'est une lecture de deux pages pour vous rendre plus efficace tout en ayant plus de plaisir et tirer le meilleur parti de votre Maximizer CRM.)

La création de listes ciblées n'est pas seulement utile pour le public des représentants en marketing. Les représentants des ventes peuvent l'utiliser pour faire des listes pour eux-mêmes afin de savoir à quelles étapes du cycle de vente leurs clients et prospects sont rendus, ceux de ses clients qui sont dans le top 20% qui rapportent 80% du chiffre d'affaires, ceux qui ont été contactés dans les trois derniers mois et inverser la liste afin de connaître ceux qui n'ont pas été contactés dans les trois derniers mois. Le nombre d'utilisation qu’une liste ciblée peut servir est seulement limité par votre imagination ... Maximizer CRM en fera un jeu d'enfant.
  1. La segmentation et le profilage des clients et prospects - Le marketing ciblé et les listes ciblées font usage de vos champs définis par l’utilisateur (User-Defined Fields -UDFs). Premièrement, assurez-vous que vous pouvez et avez identifié vos différents clients et prospects par segments (ou «cibles») - voici quelques exemples: un distributeur de nourriture ferait une segmentation entre les épiceries vs les magasins spécialisés ; ou encore un conseiller financier segmenterait entre ses clients et prospects qui acceptent les hauts risques vs les faibles risques en tant qu’investisseurs. Vous pouvez également identifier vos prospects d'autres façons afin de les segmenter: par le type d’industrie, son chiffre d’affaires, les différents produits offerts / les versions (standard dans les compagnies manufacturières et les fabricants de logiciels), les préférences, la localisation, les habitudes d'achat, l’âge, les habitudes de vie et bien plus encore. Les UDFs sont mis en place dans une structure arborescente et il existe cinq types d'UDFs: les champs en table (avec une liste d'éléments à sélectionner), les champs de date, les champs numériques, les champs alphanumériques et des champs de calcul donnant le résultat dans ce champ de la combinaison d'autres UDFs . Alors qu'il est très facile de créer des UDFs, nous recommandons qu’il y ait seulement une ou deux personnes dans votre entreprise ou votre département qui auront le droit de créer de nouveaux UDFs. Ceci est parce que vous devez les créer dans la partie administrateur du programme, et c'est aussi pour que vous n'encombriez pas vos données avec des UDFs redondants.

  2. Gestion des listes ciblées - Lorsque vous avez identifié chaque client et prospect avec les UDFs appropriés afin de les catégoriser ou d'avoir leurs profils (dans la section UDF) de qui ils sont en relation avec votre entreprise, il est désormais très facile pour vous de faire recherches sur tous les champs, incluant aussi les champs de base et ceux du système tels que nom, société/compagnie, état ou province, catégorie, et ainsi de suite. Ceci vous permettra de commencer à conserver des listes favorites que vous pouvez réutiliser pour une variété de choses comme des campagnes par courriels, faire le suivi des ventes ou de télémarketing, des comptes-client, et beaucoup plus. Par ailleurs, la puissance de la capacité de recherche dans Maximizer CRM est renforcée avec des recherches qui sont cataloguées par touche d'accès en un seul clic. Nous passerons en revue dans un prochain article comment faire l’organisation des colonnes d’information. C'est là où la puissance de Maximizer CRM brille le plus : dans la gestion des listes ... et, si vous avez les droits, vous pouvez en un seul clic exporter la liste directement dans Excel, pour être utilisée dans un rapport, ou enregistrée dans un fichier .csv pour l'envoi à une compagnie externe qui expédie les courriels de masse ou pour une campagne de publipostage direct (c'est si vous n'avez pas soit l’Édition Group ou soit l’Édition Enterprise qui ont le module d'automatisation des campagnes de marketing.

    Voici les étapes à utiliser:
    Étape 1: À l'onglet Recherches (Search Tab), cliquez sur ‘Tous les champs’ (All Fields) pour effectuer une recherche avec n'importe quels critères de recherche différents (vous assurer d'inclure au moins un des champ de base, soit le nom de société/compagnie ou nom du contact), et continuez à ajouter (Add) les autres critères à l'aide vos valeurs spécifiques (UDF).

    Étape 2: Pendant que vous êtes dans cette fenêtre de recherche, sauvegardez cette recherche dans le catalogue avec un nom qui l’identifie.

    Étape 3: Cliquez sur OK après avoir sélectionné les conditions de recherche pour afficher la liste dans le Carnet d’adresse et la sauvegarder comme liste favorite si désirée.

    Étape 4: Changez l’organisation des colonnes du Carnet d’adresse en utilisant la flexibilité de gestion des listes de Maximizer afin de voir les champs que vous avez cherchez.

    Étape 5: Exportez la liste vers Excel si vous voulez continuer à manipuler la liste - sinon, vous pouvez commencer à utiliser la liste pour le but qu’elle a été créée directement dans le Carnet d'adresses.

Si cela vous a confondu, vous pourriez avoir besoin d’un rappel de votre formation Maximizer, ou pour un nouvel employé à rapidement s’y reconnaître, nous pouvons mettre en place une formation d’une demi-journée à vos bureaux ou via une session web, si c'est le cas, envoyez-moi un courriel (cliquez sur la barre latérale à ‘contactez-moi par courriel’) ou contactez-moi par téléphone au 514-488-1221, ext. 202.